探讨信息化时代医院档案管理工作的方法及策略

于天莹

山东省潍坊市中医院 山东 潍坊 261041

引言

随着时代的发展和科技的进步，当前的社会已经开始进入了信息化时代，在这个时代中信息的增长量和需求量正在逐渐增多。为了应对这个信息逐渐爆炸的时代，当前社会的各个机构纷纷开始在日常的档案管理中使用信息化技术和信息化管理方式来提高档案管理的质量。医院作为社会中最重要的保障机构应当不遗余力地推动自身档案管理的创新工作，积极顺应时代，在档案管理工作中采用信息化技术。然而，在当前医院的档案管理信息化创新工作存在着诸多的问题，这些问题需要医院的管理部门寻求合适的方式解决，从而保证档案管理的质量。

1 信息化时代加强医院档案管理工作的意义

医院档案管理信息化建设是指在医院档案行政部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用以计算机、网络为工具的现代信息化技术，对档案信息资源进行数字化管理，建立目录数据库和全文数据库，对重要信息资源进行信息采集、数据挖掘和提供利用，从而提高医院档案管理水平和效率。医院档案积累了医院各项实践活动的经验，是医院发展的历史记录，是一种潜在的生产力，其潜在的价值只有通过加强档案管理才能体现出来，才能发挥潜能，为医院持续改革与发展提供可靠凭证和具有现实参考价值的信息资源[1]。

2 信息化时代医院档案管理的特点

2.1 档案信息资源多元化

信息化时代背景下的医院档案管理呈现出新的特点，信息化时代各种信息的来源渠道变得多样化，并且人们获取信息也变得更加便捷，这就使得医院的档案信息资源更加全面，信息资源呈现多元化的特点。信息时代的共享平台增多，能够获取到各种类型的信息资源。信息时代计算机技术和网络技术不断发展，档案管理的信息化水平不断提高，通过信息化手段可以实现不同部门不同人员之间的便捷沟通和高效沟通，同时还能够实现医疗体系和后勤管理的互联沟通。

2.2 档案信息储存数字化

信息化时代医院的档案信息存储更为数字化和系统化，传统的医院档案管理信息存储方式为纸质存储，纸质存储不仅占据较大的空间，并且纸质还会遭到破坏，从而导致相关档案信息的丢失。而档案信息存储数字化大大缩小了医院档案信息的空间，并且在信息储存方面也由手工储存转变为自动存储，让信息的存储方式变得更为灵活和自主，改变了传统纸质存储的局限性和管理手段的机械性，让档案信息的存储变得更为灵活和丰富多样，档案信息不仅可以以文字的方式进行存储，同时还能够以图片、声音和视频等方式来储存。

2.3 档案信息处理效率更高

在传统的档案信息管理过程中，人们采用手工的方式来收集相关的档案信息，同时对信息的处理也采用人工手段，这样的信息处理效率非常低，并且还常常由于人员的疏忽造成信息的错误。而信息化时代，将纸质档案信息转化为电子信息，充分利用信息技术来对档案信息进行处理，信息技术对数字以及各种数据的处理效率非常高，这就使得档案信息能够在第一时间得到高效的处理，并且还可以通过信息化的各种手段来实现档案信息的数字化和网络化，使人们更为高效地查询和处理相关的档案信息[2]。

3 信息化时代医院档案管理的现状

3.1 档案信息化管理意识淡薄

目前许多医院受传统落后的档案管理理念影响，档案信息化管理意识还较为淡薄。一方面，无论是医院领导、管理层还是医院档案管理人员与普通职工都未真正认识到档案就是一种资源，信息就是一种无形的资产。医院的档案由各科室相应分管，他们普遍对医院档案信息化管理不重视，有些科室人员认为档案管理就是单纯的收集纸质资料，而忽略了对电子信息的保管，造成了大量电子档案流失，影响了医院档案的完整性。另一方面，有些医院管理人员片面认为档案管理就是将医院信息输入电脑，而后通过简单的信息查询功能，就实现医院档案信息化建设。所以一直满足档案管理现状，对档案信息化管理方面的资金投入不足，以致无法开发与购买相关的档案管理软件，严重阻碍了医院档案信息化建设的进程。

3.2 档案管理专业人才紧缺

由于历史原因和体制原因，目前医院档案管理人员大多是从临床转型从事档案工作，在文化程度、知识水平等方面素质不一，缺乏专业档案业务知识和技能，专职从事档案工作的人员偏少，大多为1-2名，还身兼办公室或保密室工作，工作任务繁重，对档案编研和档案信息挖掘更是力不能及，严重阻碍了医院档案管理工作乃至医院综合管理水平的提高。

3.3 档案管理信息化设备缺乏

一方面，目前许多医院的信息化档案管理设备都极其简单，部分医院甚至没有配置档案信息化管理的专用硬件设备，也没有安装相应的档案管理软件。这显然不利于医院电子档案的及时保存，加大了电子档案的毁坏与流失风险。还有些基层医院在电子档案管理方面只配置了计算机设备，没有购置配套的扫描仪与其他翻拍设备，这样就很难实现电子档案与纸质档案的双轨存档，降低了医院档案保存的完整性。另一方面，有些医院虽然配置了相关的档案信息化管理设备，但是却忽视了设备维护工作。没有引进专业的设备维护人员，没有依照维护标准，定期对档案信息化管理设备进行检修及维护。这些都十分不利于医院档案信息化管理水平的提升。

4 信息化时代医院档案管理的有效策略

4.1 提高对档案信息化管理的认识

从医院的管理层到普通工作人员都要加强档案管理信息化的意识，要正确认识实现档案的信息化管理对医院发展和日常医疗工作的重要作用，把档案信息化管理工作作为医院发展建设的重要内容来抓。一方面要制定完善相应的制度规定，使医院档案管理工作更加规范化，确保管理工作顺利运行。另一方面要加大投入，保障实施信息化管理的经费、人力等，改善档案管理的基础设施。再者，医院要加强各部门、各科室的沟通协调，使相关人员积极配合档案管理部门工作，保证在档案资料收集的及时、完整、准确。

4.2 加强档案管理人才队伍建设

信息化背景下，随着医疗卫生体制改革的不断深入，档案管理复杂性日渐突出，因此，医院应要求档案工作者在从事档案行政、档案保管和服务利用等职能活动中，遵守基本的职业行为准则。档案从业人员要把握时代发展的要求，注重专业学习和档案技能培训，深入学习档案法规、档案管理、信息开发等专业知识。另外，医院要制订档案信息化建设的长期目标和近期目标，争取政府或上级部门的支持，建立多途径、多层次的医院档案管理专业型人才引进和培养模式，加强档案管理专业队伍的建设，优化档案从业人员的专业结构，尽可能配备具有编辑学、图书馆学、信息技术专业背景的多元化复合型人才，建立档案管理人才梯队，做好人才储备工作，培养敬业精神、创新意识和职业操守，最大限度地提升医院档案管理人才队伍的素质。

4.3 加大经费投入，配置相应的档案信息化管理设备

信息化时代，医院要做好档案信息化管理工作离不开高效的信息化管理设备的支持。为此，医院可以从设备引进方面与设备维护方面入手，提高医院信息化管理的质量。第一，医院应该依据自身实际发展状况与社会发展趋势，逐步加大对档案信息化管理的经费投入，以促使档案管理部门有能力与时俱进地配置先进的档案管理设备与管理软件，从物质与技术上双重支持档案信息化管理工作顺利开展。第二，医院管理层应该制定明确的信息化管理设备维护规定，不断完善信息化管理设备维护标准，逐步细化设备的维护时间、维护事项以及安全防护措施，尽可能的保障设备的安全顺利运行，节省医院运营管理成本。

4.4 加强医院档案信息化管理的安全防范工作

信息安全是信息社会许多行业普遍面临与关注的问题。医院也同其他行业一样，在档案信息化管理与电子信息资源共享过程也存在着不同程度的安全隐患，与外界联网后，也非常容易遭受不明计算机病毒与各类网络黑客的攻击，引起档案资料外流、丢失或毁坏。再加上人们维权意识不断增强，大范围的患者信息泄露将给医院造成难以预估的经济损失，降低医院的公信力。为此医院应该大力做好档案信息化管理安全防范工作。一方面，从技术上加强对档案存储载体与运输载体的管理，严格界定好相关档案资料的密级，对不同密级的档案资料实施相应的电子加密，增设相应的查阅权限。另一方面，经常进行相关的保密教育，努力提升档案管理人员的信息安全防范意识，严格审查档案管理人员与档案查阅人员的使用权限。

5 结束语

综上所述，医院的档案管理工作对医院的建设发展具有重要作用，加强档案的信息化管理能够更好地提高档案的管理水平，提高档案使用效率，实现档案资源共享，更好地为医院医疗工作和医院发展建设提供依据和支持。在信息化的大背景下，医院要提高对档案信息化管理的认识，建立完善相关制度规定，加强对档案管理人员的培训力度，严把档案资料的保密关口，让档案资料的作用发挥最大化，使医院的档案管理工作更符合时代要求，更好地为医院发展建设服务。