事业单位档案管理现状及其创新对策探究

李 茜 吴连胜

(黑龙江省林业设计研究院，黑龙江 哈尔滨 150080)

事业单位是指由政府利用国有资产设立，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。这类单位一般拥有庞大而复杂的信息，且信息涉及面较为广泛，因此事业单位的档案管理工作十分重要，其关系到事业单位运行的效率与秩序。在信息时代，传统的档案管理工作也受到了网络信息技术的冲击，随着各种高科技技术普遍应用于各行各业的办公领域，相关的管理工作也必须进行改革与创新，如此才能够为工作人员的办公提供便利。目前事业单位档案管理中仍存在诸多问题，这些问题也限制着档案管理工作的发展，因此应针对问题展开具体分析并且探索相应的创新策略，从而不断推动事业单位档案管理工作的创新与优化。

1 事业单位档案管理的现状

1.1 对档案管理的发展缺乏关注

档案管理工作伴随着现代技术的飞速发展正在发生着巨大的改变，其改变速度是十分迅速的，而档案管理技术的优化也使其难度与重要性有所提升，但这一点却被众多事业单位所忽视，而这种忽视贯穿于档案管理全过程。首先，管理层缺乏对档案管理工作的重视，他们为了获取更高的经济效益，在人力资源获取、技术人员培养等方面投入了大量的精力与心血，却轻视了档案管理工作对于业绩的辅助效果，从而导致档案管理工作被边缘化。其次，档案管理工作人员本身对自身的工作就缺乏正确的认识，由于重视度的欠缺导致其不能不断精进自身的管理能力，甚至对于档案管理的工作内容都不明确，这也使档案管理丧失了支持作用，使事业单位在运行时档案管理不能有效的进行信息共赢[1-3]。

1.2 档案管理工作人员的职业素质参差不齐

由于档案管理学是一门正处于发展时期的学科，所以市场中专业的档案管理人才是十分稀缺的，很多事业单位的档案管理人员并不是科班出身，而是由年龄教长的非档案部门工作人员转调至档案部门，如此，不仅其专业水平有所欠缺，且年龄普遍偏高。这也导致了很多档案管理人员并不能及时地掌握信息技术，无法适应档案管理工作的信息化发展，从而导致档案管理工作处于滞后状态。更有甚者，很多事业单位并没有聘请专职的档案管理员，而是由其他职位的工作人员兼职档案管理工作，此类人员既欠缺工作经验也缺乏专业知识，且因档案管理工作为兼职并不能及时、有效的接受相关业务培训，导致其专业水平知识得不到提升。

1.3 部分事业单位档案管理的方式落后

信息化发展是档案管理工作的必然发展趋势，而现代化档案管理技术也为事业单位档案管理工作带来了重要的创新发展机遇。但在事业单位中，新兴的档案管理技术应用并不普遍，很多单位仍然沿用传统落后的管理方式，既没有配备相应的电子设备，也没有对管理方式进行创新，这也在一定程度上阻碍了事业单位档案管理工作的发展。

2 事业单位档案管理工作的创新途径

2.1 转变传统的档案管理理念

从事业单位发展角度出发，档案管理工作效率的优化及利用水平的提升都是建立在管理理念转变的基础上的，只有当事业单位内部树立了正确的管理理念，并且不断加强其在档案管理方面的投入与支持才能够获取良好的改革效果。而管理理念的转变需要通过高效的宣传来实现，事业单位应提高档案管理工作重要性的宣传力度，使所有员工都对于档案管理工作具有明确的认知与重视，同时呼吁全体员工参与到档案管理中，如此更能够提升内部档案管理工作的全面性。而这一切需要内部管理人员起到模范带头作用，通过管理层的带动与影响使档案管理工作的地位提升，从而真正实现员工对档案管理工作理念的转变。

随着我国社会经济的飞速发展，当前事业单位的档案管理人员要及时转变自身的思想观念和管理观念，应用先进的管理方法提升本单位的档案管理工作质量。为此，领导干部应结合当前事业单位档案管理出现的一些实质问题，对问题解决的方式进行研究和探索[4-6]。

2.2 加强档案管理工作制度的建设

结合实际工作情况发现只有构建良好的档案管理体系才能有效提升事业单位档案管理工作的质量和效率。为此相关工作人员应该在原有的制度之上对该制度进行完善，确保各项工作能够全面发展，有效落实。在此基础上还应该针对档案管理工作内容，根据工作特点和工作要求，了解实际工作中存在的问题和工作实际情况，切实履行档案管理机制，以此明确整个事业单位的档案管理工作发展方向。在当今的时代背景下，革新档案管理工作已经是必然发展，这一过程中，约束档案管理工作人员的行为十分重要，这是确保档案管理规范性和时效性的重要方法，同时也能将档案管理的独立性发挥出来。针对该工作制定相应的赏罚制度是不容忽视的工作内容，领导可以给予优秀员工一些物质和精神奖励，以此激发其工作热情，对工作质量差，消极的工作者采取惩罚措施，以此保证档案管理工作的稳定实施。

2.3 提高档案资料的利用效率

为了提高当前事业单位的档案资料管理工作效率和档案利用率，应在实际工作中积极构建信息局域网。信息技术的融入既为单位档案室提供了档案管理便利，同时也为查找档案的人员提供了查找便利。虽然利用电子信息技术能够为工作人员提供更为便利的查询方法，但档案的保密工作也随之变得困难。为此工作人员要在不断实践过程中维护和加强资料的保密工作，强化责任化管理，以此保证整个局域网系统正常安全的运营。针对这方面工作内容，档案管理者应定期组织各部门人员对整个档案室的磁盘陈列、扫描器以及服务器等储存档案资料的设备进行检查，对档案信息网站和数字化扫描系统进行病毒全面检查，以此保证档案信息的安全性[7-9]。

2.4 提高档案管理人员的综合素质

从事档案管理工作的人员，其工作的保密性和服务性极强，这也致使相关工作者需具备较高的综合素质和业务水平。为此，事业单位的相关负责人应定期组织档案管理者参加业务培训，以此学习档案管理知识。同时学会利用先进的信息技术有效实现档案管理，能够在工作过程中利用信息采集的方法实现档案信息的归档和处理。当然建立相应的奖罚制度是不可缺少的，事业单位可以根据工作者的工作态度和工作能力适当地提高其工资待遇，确保能够将优秀人才留在事业单位中，从而减少档案管理人员的流动[10]。

3 结论

综上所述，对于事业单位来说，档案管理是十分重要且不能忽视的工作内容。但当前我国的事业单位档案管理工作仍存在许多问题，为了确保档案管理工作的准确性，提高档案工作管理的工作质量，事业单位的领导干部要积极将档案管理的信息化建设提上日程，同时建设合理的档案管理体系，构建公开的透明奖罚制度，从而全面提升事业单位档案管理工作的效率。