事业单位人事档案电子信息化管理分析

杨丽萍

摘要：科学技术的迅猛发展将人们带到了信息化时代。传统的人事档案基本上是以纸质的形式存在的，档案一旦发生变更，就要重新打印一份档案。这样不仅耗费时间，浪费纸张，整个事业单位的工作效率也会大幅度下降。因此，事业单位的人事档案管理工作应该与时俱进，朝着信息化管理的方向积极做出转变，这样人事档案管理工作才能够在事业单位管理中发挥更大的作用。

关键词：事业单位;人事档案;信息化管理

引言

随着我国社会经济的不断发展，人事档案管理工作的重要性日益凸显出来，再加上信息技术和数字技术的推广应用，新时期人事档案管理呈现出信息化发展趋势，通过提高其信息化程度，可以更好地分类管理相关资料，从而有效减少了相关工作人员的工作量，并提高整体管理效率。在实际的工作当中，一定要切实做好人事档案管理这项工作，为部门当中的人才选拔提供更加可靠的资料，优化人力资源方面的配置，同时要加快人事档案管理信息化建设，进一步发挥新理念和新技术的作用，以此来提高档案管理水平。

1事业单位人事档案电子信息化管理的价值

1.1有利于提高事业单位人事档案管理工作效率

事业单位在进行人事档案信息管理工作过程中，如果能够充分借助信息技术，那么它就能够打破传统的纸质档案管理的桎梏，借助信息化技术完成对人事档案信息的记录、转移、修改、使用、保存、规范及查阅等工作，使得这些信息能够在短时间里全部呈现出来，有效解决实际问题，它相对于传统的手工工作模式来说，工作效率能够得到极大程度的提升。

1.2推动传统档案管理模式优化

在传统的人力资源档案管理工作中，存在着工作效率效果偏低的问题，且难以实现档案资料的随时调取。而在其中引入大数据技术、信息技术就能够避免上述问题的发生，实现人力资源档案管理工作模式的优化创新。同时，由于在基于大数据技术的人力资源档案管理工作中更多的应用了电子档案，所以档案资料损坏现象得到明显的缓解。此时，事业单位可以结合其现实情况与需求，形成新的、针对性更强的、可行性更高的人力资源档案管理工作模式，也促进了档案资源安全水平的进一步提升。

2事业单位人事档案电子信息化管理中的问题

2.1电子化档案利用率不高

由于人事档案的局限性，其涉及到个人健康、婚姻、惩处等个人隐私内容，为确保个人隐私不能公开，事业单位人事档案的查阅必须在人事部门监督指导下进行，手续繁多，耗时较长，这在某种程度上导致档案管理信息系统的保存功能大于实际使用。档案信息化管理需通过计算机等电子设备来完成，电子设备容易受到病毒威胁，对其保存的档案数据造成损害。因此，目前单位人事档案专用电脑一般不允许接入通信网络以及其他移动存储设备，虽很大程度上保证了档案的信息安全，但也导致档案信息的管理只能局限于档案室内完成，使其无法得到充分利用。

2.2缺乏健全的人事檔案管理制度

建立完善的制度是有效完成相关工作的重要前提，如果在工作当中没有完善的制度进行约束，那么在工作当中就会出现混乱。机关事业单位在进行档案管理工作的时候，也需要建立健全的制度，只有制定健全的制度，才能有效提高这项档案管理工作的效率和质量。一些单位在这方面的制度不够完善，从而就导致在实际的管理工作当中缺少执行力度，使制度逐渐成为一个摆设，无法发挥出实际的作用。随着人事管理制度的不断改革和创新，档案管理这项工作也要越来越正式化、系统化。

3事业单位人事档案电子信息化管理的策略

3.1采取多元化管理模式和手段

传统的人事档案管理通常是以纸质材料的形式进行，从上文可以得知，纸质档案管理其实是存在诸多问题的，不仅不容易长时间保存，占据的空间大，还极容易损毁，在调查和查找的时候费时费力，工作效率也极其低下。所以在展开电子信息化档案管理的时候，要采取多元化的管理模式和手段。相关工作人员要充分利用一切可以利用的资源，最大限度地建立起更加完备的电子信息化人事档案。比如针对于档案的查找，工作人员在录入人事档案系统的时候，就应该将“身份证号码”作为重要的检索信息，将其划分成一个“检索源”，其他的档案信息在后面依次补充，这样就能够方便后续的查找与应用。又比如，在针对于人事档案信息的共享方面，事业单位之间可以建立一个“云档案”平台，单独设置密码，要一定级别的人员才能够打开“云档案”平台，实现信息共享，这样既可以避免人事档案信息的泄露，也可以实现档案信息的高效利用。

3.2加快信息化平台的开发和建设

建立完善的信息化平台是实现信息化建设的前提条件，在进行信息化建设的过程中，要对档案管理工作中所应用的软件进行创新和完善，并且要建立更加完善的体系和数据库。因此，想要完成这方面的建设工作，就需要资金及技术方面的支持，相关部门要对档案管理增加资金方面的投入。进行资源规划和管理的时候，也要使用更加完善的软件。在进行数据库建设的时候，需要考虑整体平台的完整性，做好各环节之间的衔接工作，从而使档案管理工作变得更加方便快捷。

3.3加强制度建设，完善管理体制

造成事业单位人事档案信息化管理混乱的根本原因在于没有统一的制度规范和完善的体制做指引。中组部及省市级相关组织部门应当加强顶层设计，推广全国统一的人事档案信息化管理软件，制定统一标准、规范和操作流程，建设统一的人事档案信息化管理平台，平台可以根据行政机关单位、事业单位、企业等不同性质的单位对于人事档案要求的不同分级设立，建立、健全统一的人事档案管理制度，完善各个单位管理体制，这可以极大减少各个单位间、不同部门间电子档案文件的各种格式，也在一定程度上促进国家电子政务建设的发展。

结束语

综上所述，随着科学技术的不断发展，事业单位的人事档案管理工作也应该不断发展和提升，要契合信息化时代的特色，让整个管理工作能够朝着电子信息化的方向发展。这样既可以提高人事档案管理工作的效率，发挥人事档案管理的价值和作用;也能够保证人事档案的安全性，可以让其更为长久的保存;还能够实现云共享，从整体上提高事业单位的工作效率。

参考文献

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