无纸化办公致工作量翻倍？

向定杰　熊家林　张格

无纸化办公看上去很美，但在实际推行中却常陷入不好用、不管用的尴尬。近段时间纸张价格上涨，无纸化办公再次引发关注。调研发现，纸质版、电子版“两条腿走路”，线上线下双办公的现象，不仅有违节约成本、提高效率的初衷，有时还导致基层工作量翻倍。

纸质版要送，系统也得报

早在2013年，中央就印发《党政机关厉行节约反对浪费条例》，要求积极利用信息化手段，推行无纸化办公，减少一次性办公用品消耗。

中部某乡镇一名党政办工作人员介绍，当地无纸化办公主要通过三个渠道：一是传统的微信、QQ、商用邮箱;二是依靠电子政务外网，可用来开线上会议、为村民提供服务;三是专门的电子公文传输系统。

“与其说节约了纸张，不如说原本县里或上级打印的那一部分开销现在转移到了乡镇头上。”该工作人员表示，一是因为文件线上传来后，他们还得自行下载打印，供领导班子签阅;二是许多业务需签字盖章审批，但乡镇基本还没有可验证的、可信的电子签名和电子印章，电子档没办法签字盖章。

西部某乡镇党政办的一名负责人对此深有感触。“纸质版要送，邮箱要发，办公系统也得报，稍微有变动，又得全部重来，有时一箱纸一天就没了。”他说，许多时候明明电子档已经盖章扫描上传系统，但相关部门还得要纸质版。报送材料一次次反复打印修改，提倡的无纸化办公没法真正实现，事实就是增添更多的麻烦，该怎么报的文件还是怎么报，该送的纸质版还是得送。

为何形成“两张皮”

打印机吞吐纸张的声音依然在耳畔，垃圾桶里的废纸仍旧在眼前，无纸化办公的效果并未立竿见影，诸多因素影响着理想状态的实现。

——传统习惯难改，学习接受需要过程。“电子办公系统必须专门培训，而且得具备基本的操作技能。”部分乡镇干部指出，传统的纸质文件目前来看效果更好。一是许多村干部不会操作，比如要设置专门的网络，有的要更新杀毒软件、打开防火墙;二是有些材料要给老百姓，他们拿到纸质的才放心。

——業务流程使然，存档备案最好纸质。中部某省一名干部说，需要领导签字、各科室单位盖章的文件，仍然需要打印出来落实处理，纸质签批有时还能从笔迹等留痕看出领导字面意见之外的其他想法。不少基层干部有类似的看法：“电子文件在保密、安全性上更具挑战，在真实性和权威性上不如纸质实体文件。”

——考核迎检必备，台账少了会挨批评。中部某省直机关的一名工作人员说，各级督查、检查很少会查电子资料，为落实责任和随时迎检，单位准备的也通常是纸质材料。而且让人一眼就能看出纸质材料页数的厚薄，如果准备少了，还可能会被说是工作不力。

不少基层干部也说，考核组来检查时，总不能端着手机或电脑给领导看，显得不严肃，所以这些台账资料仍会根据检查所需打印多份。而且最怕考核督查时，不同时间领导来考察类似项目，为加上最新数据，他们可能就要把相关材料重做一遍。

——软件层出不穷，部分功能“鸡肋”。除了内部办公自动化，各级各部门往往还委托外面公司开发了众多的电子办公软件，但在后期运维更新、安全防护上难以为继。

一些在党政机关办公室工作的干部反映，电子公文只能在特定的设备上、利用特定的系统进行处理，不同单位的系统、文件类型、文书格式可能不兼容、不互通。一些办公软件整体设计比较粗糙，问题频出，对使用者十分不友好，有些平台只具备单一功能，用起来十分不便。

完善配套机制

一个单位、机构要高水平运转，离不开信息化。受访人士认为，无纸化办公提出了多年，有成效也有问题，但这是一个大趋势，不能因为困难停下脚步，而是要让整个办公流程更加便捷高效、低碳环保。

——制度要跟上。“归根结底是观念问题而非技术问题。”一名省直机关干部认为，电子签名、印章，留痕追溯、责任划分，完全可以通过区块链技术来解决。有的地方虽然倡导无纸化，但碰上报销等情况，电子发票无法作为凭证。对此，基层干部群众建议，应鼓励各省级层面先行先试、大胆创新，重塑无纸化办公的业务流程，进一步完善配套的体制机制。

——数据要打通。近期，贵州省上线了一款公务人员移动办公平台。该平台打破了数据壁垒，将公文签批、文件传阅、业务处理、工作督办从桌面向指尖延伸，节约了纸张，降低了交通等成本消耗。相关干部建议，无纸化办公的深入推进离不开消除“数据孤岛”，唯此才能真正搭建互联共享、协同办公的大平台，实现规范化运转和全流程可管可控。

——模式要科学。西部某市一名领导认为，可持续运维、可迭代升级是打造无纸化办公系统的一个关键，千万不能弄成“交钥匙工程”，建了以后几年没办法运维，没办法迭代，就会成为烂尾工程。

“党政机关政务信息系统建设应当统筹规划，统一组织实施，防止重复建设。”一些从事电子政务工作的干部说，各地推行无纸化办公，需要重点考虑成本投入以及实用性、安全性，建议在系统开发时留下接口，如果部门、地方还有自己的个性化需求，完全可以搭建在这个统一的平台上。

（摘自七一网 七一客户端/《半月谈》）