机关事业单位数字化档案管理工作的实践与探讨

◇内江市人事考试中心 赵 爽

科学信息技术的突飞猛进,数字信息化时代的到来，各行各业都将随之逐渐产生重大变化。与此同时也对综合性很强的档案管理工作提出了较高的要求，档案工作必须与科技发展的节奏相适应，要把先进的信息技术手段与之结合，建立起一种区别于传统档案管理的数字化档案管理模式，才能与时俱进。本文拟结合笔者自身多年从事档案管理的工作经验，对几点机关事业单位数字化档案管理工作中普遍存在的问题进行了剖析，并希望为大家在相关管理工作中提供一些值得借鉴的办法。

科学信息技术的突飞猛进,数字信息化时代的到来，各行各业都将随之逐渐产生重大变化。与此同时也对综合性很强的档案管理工作提出了较高的要求，档案工作必须与科技发展的节奏相适应，要把先进的信息技术手段与之结合，建立起一种区别于传统档案管理的数字化档案管理模式，才能与时俱进。本文拟结合笔者自身多年从事档案管理的工作经验，对几点机关事业单位数字化档案管理工作中普遍存在的问题进行了剖析，并希望为大家在相关管理工作中提供一些值得借鉴的办法。

计算机科学与信息网络技术的飞跃式发展，把人们推向了数字化时代。如今在这种竞争加剧的市场经济蓬勃发展时期，机关事业单位的各项工作都必须随着时代的发展而不断前进，才可以保证在激烈的竞争中稳步发展。在科技高速发展的时代背景下，所有行业为满足新时代发展需求，都已经进行了大胆的革新。其中机关事业单位的一项重要工作—档案管理工作，也通过引入数字化建设的理念，大大提高了工作品质和效能，在档案管理工作中发挥积极影响。所以，在数字化档案管理工作的实施方案中，很有必要从实践视角出发加以分析。机关事业单位档案管理工作在单位的管理发展过程中起到了很关键的角色，因为档案不只是一个单位内所有工作机构正常运转的原始凭证和原始记录，同时还可以为单位的决策管理等方面提供重要的信息资料。因此，很有必要分析研究机关事业单位在数字化档案管理工作中所面临的现实问题，并研究加强数字化档案保护工作的可行对策，对于提升机关事业单位的内部管理控制水平和工作质量效果具有非常重要的意义。

一、数字化档案管理的意义

信息技术时代改变着人类的生活与工作方式，人们生活节奏逐步加快，工作效率日益提升，同时也促进了市场经济的快速发展与经济国际化趋势的推进。机关事业单位的档案管理模式一直以来以纸质文书为主，这早已赶不上精细化的社会经济发展脚步。因此积极探索实施数字化档案管理模式，这不仅是信息技术精细化发展的必然内在要求，同时也已经是当今信息化技术时代发展的新常态趋势。信息数字化档案管理工作的成功实施，已经有效地促进了我们国家党政机关和企事业单位的平稳、健康、可持续发展，对于促进当前国民经济健康较快发展产生着一定的积极作用。档案管理所涵盖的内容比较多，范围比较宽，信息量也比较大。档案信息既体现着机关事业单位各个管理部门在其管理发展过程中的真实情况，也涉及着机关事业单位发展过程中的所有重大决策、专业信息和技术信息等等，能够对将来的管理发展计划提出关键的决策基础，所以档案保管工作是机关事业单位长期稳定健康发展的最关键的客观保证因素之一，而科学管理、规范化、高效率的档案保管工作能够有效提升其各项工作的效率和工作品质。

二、数字化档案管理面临的主要问题

（一）设施设备建设不到位。

目前，各机关事业单位为满足时代的发展，提高工作效率，已对数字化档案管理等设施设备进行了相应配置，但档案管理数字化进程仍然被一些问题所困扰。一是硬件设备功能滞后。据了解大多数机关事业单位所使用的复印打印一体机扫描机、计算机等设施设备使用时间相对较长，加之兼容性等问题不能按照数字化高质量、高标准要求对设备进行及时的升级更新，导致档案数字化加工的质量要求得不到保证，严重的阻碍了档案数字化管理工作的推进。二是硬件设施老化。最基础的硬件设施建设关系到是否能做好档案的数字化管理工作，就以单位当前的发展状况来说，虽然已对数字化档案管理等设施设备进行了相应配置，但是由于大部分硬件设施均存在不同程度的老化，且未能及时更换新的设施设备，导致工作速度与效能都如法满足单位发展的需要。三是还有的单位网络建设比较落后。计算机机房的建设往往比较陈旧，没有配置相应的应急设备和网络设施等，大大增加了风险因素，对单位档案管理工作的数字化推进工作存在严重的制约作用，甚至会对单位的发展起到负面影响。

（二）档案管理和自动化办公管理系统无缝衔接难以实现。

目前，机关事业单位中一些档案保存时间久远，且大多以纸质文件形式呈现，难以实现全部录入电脑之中，因此必须按照不同情况，合理采取应对方法，以确保纸质文档和数字档案之间的精准衔接。在机关事业单位中，为确保数字化档案管理系统的正常运转，一般情况下委托专业的科技软件开发人员对档案管理软件进行研制，而单位所使用的办公自动化管理系统则由主管部门统筹或本单位根据自身需要开发或设计，由于平台不同，开发设计单位不同，导致两系统互不兼容，要在两个系统之间实现无缝衔接是很难做到的，也就意味着要在这两个应用软件之间建立规范统一的管理标准也是很难实现的。当然，两系统统一管理标准的缺失，也在一定程度上限制了单位档案管理工作的数字化进展。

（三）缺乏专业的技术人才。

数字科技的迅速发展孕育着大批的新行业、新职位，而在近几年人社部发布的50余个新职业项目中，大部分都和数字化技术有关，比如网络营销师。这种新兴岗位的市场需求很大，因此数字化人才培养也将成为机关事业单位争抢的焦点。但是从另一方面看，新兴职业的兴起时间都比较短，而数字化技术人才培养供给增长速度又远赶不上市场对于数字技术人才培养的需求增长速度，从而导致职业技能培训院校对这方面人才培养缺失，人才需求链与产业链发生脱节。在档案管理人员中存在年龄偏大并对数字化管理接收程度低的档案管理人员，也存在年级偏小、工作经历不足且一人身兼数职的兼职人员管理档案的情况，因此要求各机关事业单位在这类人员任用、培养等方面予以重视。

三、加强档案管理数字化建设的有效对策

（一）更新硬件设备。

为提供一个良好环境来保障档案数字化管理发展进程，各单位一定要确保专项经费的预算和投入，定期更换硬件设施设备，才能确保档案数字化工作的顺利推进。第一，可通过"云"存储等多种方式，做好原有设备的存储工作，待硬件设备更换好之后再完成数据的下载操作。第二，做好所有设施设备的调试工作，特别是对计算机系统的调试，数字化文档主要通过其承载，在上传、保存浏览等操作中，直接考验着计算机系统性能、安全稳定性，当然计算机系统的安全稳定，也为各项工作的开展起到了有力的保障作用。第三，在配备符合要求的硬件设备外，还必须创造良好的环境来保障这些硬件设备的工作。一方面，提供专用房间放置档案数字化的各种硬件设施，并定时定人做好卫生保洁，同时对档案查阅人员以及档案的用处等情况做好登记，可有效减少或防止档案流失等问题;另外，还必须安排专人对以上设备和系统进行定期检测，着重检测计算机等设施设备，以确保整个管理系统均不出现问题。

（二）做好数字化档案的精细化管理。

数字化档案管理工作既有优势也存在缺点，优点是具有简单、便捷等一系列区别于传统的档案管理方式，但是缺点也很明显，对管理人员的素质要求很高，一旦出现管理不善等问题，极大可能导致数字化文件的流失甚至损毁，比如以上所说到的难以做到无缝衔接的档案管理与自动化办公管理系统，就是相关问题处理不当导致的。为减少大量的纸质档案资料的积累，可将纸质文档以数字形态存放于计算机里面，不至于长期保存和查阅而损毁或遗忘。同时在存储技术上应用了先进的数字化方案，具备了兼容性强、可行性高、标准化程度高、便捷性高、支持电脑上网检索与实时信息浏览等诸多优点。所以，机关事业单位要通过把握重要环节的方式来推动档案数字化管理的发展，其中包含书面化、全面化、同步化、专业化等环节。要精细化管理文件资料的形成、收集、整理、归档、移交等全过程，并明确安排档案管理专员，通过定期开展档案相关专业培训，促使更加深入地了解专业知识，以达到进一步提高工作质效的作用。

（三）多方向加强人才培养。

在当下，全能复合型人才的培养是当务之急的大事，同时也是当今时代档案管理的新需要。一是要通过开展继续教育加大档案管理人员专业知识的培训力度，结合数字化档案管理的新标准、新要求，培养要与发展需求相适应，还应对计算机硬件设施操作等基础能力加以培训。二是可优先选拔计算机能力熟练的人员作为档案管理人员，入职前要对其进行档案管理业务的专项培训。这样一来，能使档案管理人员即能熟练运用计算机设备开展档案管理工作，还可以解决数字化档案管理中可能会发生的问题，对档案数字化建设工作的推进发挥着重大意义。三是机关事业单位还可对外招募全能复合型管理人才，同时，单位可通过对档案管理工作人员采取建章立制的方式，建立激励机制，提高工资酬劳，提供晋升空间，纳入考核评比，以此充分调动档案管理人员的工作积极性，以提高数字化档案管理水平。

四、结语

综上所述，在当今这种信息科技快速发展的数字化时期，对机关事业单位各方面的工作要求将日益提升，机关事业单位档案管理工作也必须与时俱进、不断创新，才能紧跟时代发展的步伐，才可以实现精细化高标准管理的要求。所以，积极践行和完善机关事业单位档案数字化管理工作，积极创新档案管理工作模式和方法，是机关事业单位档案管理工作人员的重要责任和义务。任何一个档案工作人员都必须有紧迫感，树立创新意识，提升业务能力，以全面提高机关事业单位的数字化档案管理水平而努力前进。