干部人事档案管理与利用的创新

罗治娴

【摘要】随着互联网技术的不断发展，干部人事档案管理工作的工作质量和工作效率有了很大的提升。干部人事档案管理记载着干部个人经历与社会实践的重要信息，是进行选拔与奖惩功过的关键性依据。但是，在干部人事档案管理的实际工作过程中仍然存在着问题与不足。对此，本文就目前干部人事档案管理所存在的问题及创新优化措施进行探讨分析，旨在提升政府公共管理水平的工作质量。

【关键词】干部人事档案;档案管理制度

人事档案承载的信息是反映政治思想与工作努力的重要参考资料，是实现决策人事关系的关键性依据。随着国家政府向服务型的转型，干部人事档案管理工作已成为干部管理工作的关键内容，可加快干部人事档案管理工作是一项非常系统的工作，当下也存在着個别创新思想落后于管理利用不规范地等问题。提高对人事档案的管理特点的正确认识，推动档案管理的优化发展，寻求创新针对性措施是非常关键的。

一、干部人事档案管理特点概述

（一）立档单位统一化

干部人事档案管理工作是由专门的工作人员进行的统一管理，其统一化的立档形式和立档单位是干部人事档案管理的基础。以一个干部的人事档案履历来说，包含个人信息、工作考核、自我鉴定、学历信息、系统性评价等内容。

（二）干部材料分散化

对于人事部门来说，在干部人事档案管理工作的开展过程中，需要将大部分人事档案调查材料予以分散开来，以不同部门、不同类别等形式进行分门别类、归纳整理。以一个机关单位为例来说，信息资料涵盖的内容是非常广泛的，工作任务量也非常大，比如需要整理来自国家、省级或单位发放的不同等级的奖励材料，不同部门对干部个人的评价材料等等，实现复杂材料的有序管理。

（三）实体档案流动化

近些年来，随着干部人事制度的不断改革与创新，一个干部不可避免地会经历多个不同的机关单位，工作部门也会有着显著的变化。在岗位调整与人员调动的形势下，会进行一系列的人员变动，无形中会出现大量的干部人事档案的调取与存入工作。对此类问题就需要加大对干部人事档案管理工作的创新与改变，以此来满足现代化社会发展的环境特点。

二、干部人事档案管理存在的问题

（一）干部人事档案管理重视程度不够

在日常的人事管理和利用工作中，是需要耗费大量的人力和时间，但是管理得好会不会影响单位的经营收益，因此通常不被管理者所重视。首先，很多机关单位的档案室工作人员是兼职，不利于工作管理及衔接，人事档案的信息也得不到系统、及时地收集、归档与更新，对于重要材料、部分档案资料、在职学历、荣誉奖励等证明资料的丢失，不能完整地记录在档案内。其次，档案管理人员缺乏系统的培训，不够专业规范化，在工作中也不够积极与主动，往往在晋升的时候才对人事档案内容进行审核，无法给上级领导提供一个全体职工信息的整体把握。

（二）干部人事档案利用效率不高

人事档案记录了个人历史信息，是连接一个人历史和现实的纽带，通过档案的留痕作用和记忆功能对一个人的经历做出准确地判断，同时结合具体的晋升制度全面灵活地利用干部人事档案。然而在单位实际工作中，大部分人事档案采用上级主管部门集中管理的方式，受到时间和空间的约束，很多个人重要的信息资料没有及时存入档案，导致人事档案的基本功能没有得到充分发挥，没有与干部管理相结合，人事档案利用效率不高。

三、干部人事档案管理的创新途径

（一）实现档案管理制度创新

首先，要将干部人事档案管理纳入单位的日常运营中，与单位的发展同步规划，在日常工作安排和制度实施中要经常宣传人事档案的重要作用，使各部门能够主动配合做好干部人事档案管理工作。其次，要加强档案管理人员的管理意识，尽快出台最新的档案收集、管理、监督制度和流程，将定期收集、普通收集、集中收集相结合，使所收集到的干部档案合理有序地存放;出台不符合归档条件的明确处理方法，借阅的档案严格走流程，保证档案不遗失、不分散;并规定档案管理人员严格遵照此类制度执行，提升工作人员的职业素养，提高工作质量。

（二）加大人事档案审核力度

可以采用“三严”，即严把关口、严守制度、严格流程。严把关口是在审核资料的过程中对进入档案的资料严格把关，保证资料的准确性，必要时反复审核;严守制度是档案工作人员必须严格遵守《档案法》以及《干部档案工作条例》，做到不违法、不泄密，一切工作以法律制度为准绳;严格流程包括转接资料、接收档案、查阅档案以及其他日常档案管理程序，秉公办理，不受人情、权力等因素干扰，保证档案管理的公平公正。

（三）提高干部人事档案的利用率

首先应该实现档案管理和人力资源管理、组织管理之间的互联互通。这个过程需要引进先进的大数据技术，以方便档案信息的存储、使用和传递。档案管理人员不能时刻跟踪所有档案者的信息，所以补充和完善干部档案信息往往比较困难，档案管理部门可以结合单位的特点，建立网格化档案管理平台，开发档案管理数据库，在移动设备上安装档案搜集终端，提高档案信息获取的便捷性，打破时间空间界限，挖掘和汇总有价值的档案资源，分门别类整理和完善，从而发挥信息技术对于档案管理的推动作用，发挥网络化的优势，使存储信息量更大，功能更加丰富，结构更加优化，提高人事档案信息的利用率。

（四）加强对档案管理工作的监督

单位人事档案管理工作高质量发展，关键要注重提升档案管理人员的服务水平，以及对档案管理人员的监督与指导。既要提升档案管理人员的素质，也要提高技术人员的素质。为了保证档案管理工作能够做好做出色，单位可以建立专门的档案管理领导小组，对日常档案管理工作进行监督指导，督促相关工作人员认真规范遵守工作制度，履行工作职责，定期召开档案管理工作会议，将人事档案管理存在的问题放在会议上探讨，保证工作有效推进。

四、结束语

综上所述，干部人事档案管理作为整个干部档案管理工作的重要环节，其质量与水平直接影响国家对干部选拔、任用与考察。对此，在服务型政府转型发展中，要进一步优化干部人事档案管理与利用水平，以全面提升政府职能机构的服务质量。

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