档案信息化管理的优势与安全问题研究

谢福良

【摘要】随着近年来科学技术的高速发展，档案管理也随之悄悄发生了改变，逐渐由传统的管理方式改变为信息化管理，这使得档案管理变得较为简单与方便，但是它在网络上的安全，日常的信息化管理也给我们带来了挑战;所以在大数据的运用之下，以优化提升档案信息化管理为指南，在保证其科技优势的情况下，安全有效地方便我们日常的档案信息化管理。本文将针对档案信息化管理的优势与安全问题进行深刻的研究。

【关键词】档案信息化管理;优势;安全问题

【正文】在档案信息化管理的过程当中，有电子档案，大数据档案，数字档案等一些特殊的信息化内容。单位的档案工作管理人员要能够对这些档案技术进行深刻的掌握，在单位需要一些个人能力信息的时候，要及时能够进行备查、调用，更好的把有效信息提供给领导决策和展示在大众面前，以方便提高人才的运用程度，也能够让这些工作人员去找到适合自己的岗位或工作领域，在自己工作的部分发光发热，更好地为单位服务。进行档案信息化管理，有效的是档案库能够24小时对外服务，不会受到时间的限制，当单位想要调用一些专业人员时，可以迅速的找到相关的人才。但是除了快捷之外，还存在个人信息的安全问题，在管理过程当中，要时刻注重这些安全细节，便能提高单位效率，也能够保证个人效益。

一、进行管理制度的构建

在进行档案信息化管理的过程当中，要能够对相应的工作有一个制度明确，让他们是了解在何种情况下可以进行人员调动以及信息化的管理方式。当构建了相应的制度之后，就能保证信息化管理的安全性，单位也可以对在职人员的每一项工作进行责任分担，让他们可以对自己的部分提高重视程度，更好地参与到工作当中。管理制度构建之后，可以在出现问题时及时的责任到人，找到问题的出现点，迅速解决问题，恢复安全性。

例如，单位在建立管理制度的过程当中，要能够把档案信息化管理的过程分成每个小部分，把小部分都分配到相应的工作人员手中，让他们能够利用自己的专业知识进行工作，提高工作效率。在制度当中也要确定工作人员是否对人员的信息进行备份，保证在信息化出现纰漏的时候，能够有效的进行二次利用，提高单位对个人信息的了解掌握;同时，单位要在档案信息化管理的过程当中分配一部分人员去对整个档案管理进行一个有效监督，让他们能够更好对整个单位的档案工作进行安全、优化、系统管理，以此提高档案管理工作的工作效率。

二、提高工作人员的工作能力

在进行档案信息化管理的过程当中，可能有些人员已经从事这部分工作，但是不会对现代化的一些科技和信息化进行充分的掌握，所以单位可以采取一些手段，让他们提高对工作的认知，并且可以利用现代的一些数据内容进行档案的管理，提高对于信息的运用。单位要提高工作人员的安全意识，让他们能够保证在网络上进行档案管理的同时，也必须对其个人信息进行保密。

例如，单位可以开展相应的培训工作，让工作人员去进行系统学习，并及时邀请档案工作保密专家去给他们讲解档案信息化的运用，要让他们进行保密工作的训练，以期更好地掌握档案信息化管理。除了要给本单位的工作人员进行相应的保密工作培训之外，也要及时给单位其他人员，传达学习相关档案信息化管理知识，要人人知晓档案的重要性，更好的管理好个人的档案。也要根据需要，引进相关的专业性人才充实到档案信息化管理队伍中，为单位的档案工作以及他工作做出贡献。同时，单位的管理人员要能够把握住整个档案信息化的管理机制以及流程，个人在进入工作之前就要提高自己对网络意识的了解程度，也要让他们能够把握住相应的信息化管理，提高对工作的认知。档案信息化管理最重要的就是要保证数据库当中每一个信息的安全，信息不被泄露;所以要提高每一个工作人员的安全意识，让他们在进行档案管理的过程当中签订保密协议，对自己所从事的档案信息管理负责。

三、进行档案信息化的加密系统

单位在进行档案信息化的管理过程当中，除了要对工作人员进行相关的专业培训以外，也要能够对所用的系统提高保护机制，不让外来人员能够轻易地突破，侵入档案信息化系统。单位要引进一些先进的档案信息化管理系统，并加强对档案信息化技术数据库的建立;在对人员档案信息化管理的过程当中，让工作人员熟练掌握一种特殊的密码，才能进入档案的数据库当中，从而有效的保护和预防外来病毒以及故意侵害。

例如，单位要聘用专业的技术人才为档案信息化的数据库进行保护机制，并且要能够建立起属于本公司的保护内容，这样在一般情况下，非专业人员就不能进入到档案数据库当中，提取信息更好地保证到了其中个人信息的私密性。技术人员要能够将在进行传输的文件内容设置加密的效果，这样能够保证在传输的过程当中，不会被别有用之人所破解，以获取到他人的信息。在加密的过程当中，专业技术人员能够给工作人员一种密码，保证他们可以利用自己的方式安全的进入到数据库当中提取信息，更高效地进行管理。当档案数据库出现一小部分问题时，要能够迅速找到专业人员进行处理，单位也要能更好地为数据库制造一个完整且有效的管理机制和监督机制，让每一个工作人员都能够良好地完成工作过程。

【结束语】档案对一个单位来说，掌控着单位每个部门的人员资料以及工作资料，进行档案信息化管理，能够有效地进行调取和调用相关信息，更好地为单位进行服务。在进行档案管理的人员要能够对信息化充足的掌握，可以在單位需要档案的时候迅速的调去以及运用。

【参考文献】

[1]张爽. 国有企业财务档案管理信息化分析[J]. 办公室业务，2021，No.366（13）：121-122.

[2]王仁霞. 改制企业档案信息化管理新思路——以襄阳市中小企业发展服务中心为例[J]. 办公室业务，2021，No.363（10）：104+192.