新时期基层政府机关档案管理工作实践思考

摘要：新时代基层政府机关档案管理普遍应用数字化的管理模式，这种管理模式不仅体现了时代发展的特征，也顺应了当下信息化的趋势。本文围绕基层政府机关档案管理部门研究现状可视化分析进行了探讨，首先对基层政府机关档案管理的现状进行了分析，然后举出了档案研究可视化分析案例，并通过结论对当下基层政府机关档案管理的发展形式进行了判定。

关键词：档案基层政府机关管理;研究现状;可视化分析

引言

基层政府机关档案管理部门的职责是履行基层政府机关管理职能，是对档案事业进行管理的专项机构，主要负责全国范围内的各级基层政府机关区档案事业，同时对基层政府机关区域内部的机关、团体以及事业单位等进行档案工作的指导和监督。基层政府机关档案管理部门工作人员主要从事的是机关档案的管理工作，并且在日积月累的管理工作中相关工作人员会积累丰富的实践经验并形成专业的知识构架。

一、基层政府机关档案管理现状

1、文档存储对于文档的载体要求较高

随着档案数字化的高速发展，对其存储载体也提出了更高的要求。档案数量较比原来大大增加，存储的媒介还是原来的光盘库，磁带库等，这就使得介质的更新迭代进度并不能满足大量增涨的档案信息数量的需要。并且存储形式的更新也较慢，受到以往成熟技术的影响，存储形式依旧维持着原来的方式，让存储的档案在读取和查阅时产生困难。因此电子档案要想长期永久保存仍然任重道远。

2、网络安全

信息技术的普及意味着信息化时代的到来，随着新时代的到来，时代所产生的弊端也渗透到了档案管理行业中。大量的数据传输使得网络黑客以及其它不法分子有机可乘，在档案传输的过程中实施非法入侵或者种植电脑病毒，会极大的造成档案信息的损失甚至是损毁。目前在对数字化档案传输和保存是的加密手段仍存在不足。例如电子编码技术是非数字化转为数字化档案的一种技术，由于档案在联网传输过程中可以被修改，而档案本身并不能修改，这就会产生一定的问题，给档案数字化管理增加了难度。

二、基层政府机关档案管理的意义

1、能够推动档案管理水平的提升

数字化档案管理在新时代是大势所趋，相较于传统的档案管理制度这种新的管理手段在对档案信息的整理归纳和查询使用中都得到了极大的提升。对于传统档案保存的方法十分复杂，而且保存使劲不长，因为原本的保存媒介大多是纸，纸在保存过程中容易受潮，容易起火，而且在长时间的保存下容易使保存信息模糊，甚至在传输过程中容易导致信息泄露等问题。就如比尔盖茨的一张非常著名的照片中所显现的那样，一吨重的纸质文件或许在一张轻薄的软盘中就可以保存，原本的档案资料所需要占据的空间巨大，而且保存和转换介质和信息传输中都需要大量的人工来完成，而数字化的档案管理就不需要这么多的人力，但是因为需要转换介质等原因，对档案管理人员的专业性提出了新的要求。

2、符合时代潮流

先进的档案管理设备和先进的技术使用都顺应了时代的发展潮流。时代要求信息电子化，而数字化的档案管理正符合这一要求，并且当代人们对于信息技术的掌握度比较高，这种管理模式恰恰能满足民众的需要。因此这种新的管理模式必须被大范围应用。对于客户服务以及旧档案介质转化等一系列的问题和挑战，相关技术人员也应符合新时代的要求加以解决。

3、提升工作服务质量

档案的作用就是被查询，因此数字化档案管理应该方便用户进行搜索和查询。提升服務的手段可以使对档案标记关键词，让用户能够通过关键词进行检索，或者提升搜索界面的便捷性使用户更容易操作等。这就对档案的工作服务质量提出了更高的要求，因此在档案信息资源库的使用上相关的管理人员应该注重数字存储设备的保养以及网络的流畅性等。使档案管理和服务质量都能够得到提升，这对档案管理人员的能力和素质都是一项巨大挑战。

4、促进档案管理的稳定发展

在新时代的社会建设中，科学技术水平已经得到了很大的提升，信息化数字化的建设水平更是突飞猛进，受到这方面的影响，档案信息的数量有了极大的增加，并且对于信息的收集，分析和处理查询过程中的难度也在飞速上升，但是这种难度的提升正是档案管理向着现代化迈进的标志，提升档案管理的科学化水平就是推挤年我国档案管理的现代化建设途径。

三、基层政府机关档案科学化管理实践

1、建立健全的数字化管理制度

从数字化档案的服务需求和信息安全等方面入手，注重档案存储媒介的存储手段，制定完整的健全的管理制度架构。新的制度要求对档案的高保密性，并且在档案的信息搜集过程中，要保证其完整性和高效性。对数字化管理档案的工作方式和工作人员也应该破旧立新，使整体的档案管理完整有序的进行。同时提升用户满意度，只有更加到位的服务观念和技术手段，才能够对档案数字化管理的整理，归纳，存储，分类和数据传输进行有效的整体提升。

2、加强档案的安全管理

由于网络本身的固有属性，信息极容易泄露，因此对于档案的安全管理不容忽视。这要求档案管理人员不仅要懂得档案管理的相关处理流程，还要对相关技术有极深的了解，例如如何对存储进行加密，对访问者进行身份辨析和控制，对电子传输过程中进行安全性检查等。这些工作都能够提升档案被查询时的安全性。

3、认识到档案管理数字化的重要性

档案数字化管理人员应该有自己专业性的责任感和使命感，自觉的对档案的内容进行守护，并且应该有较强的服务意识，从而构建起档案数字化管理的基石。

4、转变传统的档案管理思想

要对传统的档案管理的科学性进行提升，主要就是从源头上摒弃传统的管理思想和管理理念，并且要借鉴传统管理方式中的优点进行突破性的创造，并且充分的认识到这种管理方式转变的重要性，通过树立科学合理的档案管理思想从而提升档案管理的科学化水平。因此在进行档案管理的过程中可以应用现代化数字化的理念进行管理，从并且重视在管理软件和硬件上的投入，使得档案管理向着数字化，信息化和和科学化的方向迈进。

四、结束语

综上所述，新时代的基层政府机关档案管理需要相关工作人员的共同努力，从思想意识和技术手段上下手，着重现代电子信息技术在档案管理上的应用，摒除传统档案管理中存在的弊端，全面建设新时代的信息档案管理方案。

参考文献：

[1]李红霞.新时期机关单位档案管理工作的思考[J].城建档案，2015（05）

[2]张克非.新时期事业单位档案管理工作的思考[J].理论观察，2014（6）

[3]袁淑仪.对新形势下机关档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2016（09）

作者简介：姓名：汪静（出生年月：1988.12），性别：女，民族：汉，籍贯（省市）：山东定陶，职务职称：助理馆员，学历：本科，研究方向：档案管理