知识管理对企业档案管理的影响和应用

摘要：知识一般所称是由经验、真理、判断、价值观等关联信息以及专家知识的流动组合。档案和知识都是在实践活动中产生、具有延续性和继承性，但档案是储存和传播知识的一种重要形式，具有原始、系统、权威、完整、连续等特点，知识是产生并运用于人脑，是人脑对大量信息筛选、加工的产品。可见，档案和知识既有共性又有区别。

关键词：知识管理 档案管理

一、档案管理与知识管理的异同

按照《档案法》的规定，档案是指各单位从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的具备保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。知识一般所称是由经验、真理、判断、价值观等关联信息以及专家知识的流动组合。档案和知识都是在实践活动中产生、具有延续性和继承性，但档案是储存和传播知识的一种重要形式，具有原始、系统、权威、完整、连续等特点，知识是产生并运用于人脑，是人脑对大量信息筛选、加工的产品。可见，档案和知识既有共性又有区别。

知识管理发源于20世纪90年代，伴随着经济全球化和国际金融一体化以及信息技术的迅猛发展，是企业为了在知识经济中保持更强竞争力，而对企业内外的各种数据、信息进行针对性收集、全面整理和科学利用，并通过知识共享和创新实现知识的增值。档案管理则表现为在档案工作中，档案部门对本企业档案资源的集中收-管-用的微观管理和宏观档案工作监督和指导。其中，知识管理和档案管理都包含对各类信息、数据的收集、整理与利用。随着我国社会主义建设进入新时代，经济社会蓬勃发展，知识资源进一步扩展，知识经济时代，企业档案是企业重要的知识资源，企业档案管理就是企业知识资源管理，如何在档案管理中，将文件、手册、图片、声像、程度等显性知识，通过知识转化、知识创新，将“死”的档案变“活”，从而推进企业档案治理体系不断发展，有效服务于企业治理体系与治理能力现代化建设。

二、知识管理对企业档案管理产生的影响

一是促进企业档案宏观管理水平提升。近年来，企业的档案部门按照“四个体系”建设的要求，通过建档示范、建立试点单位等知识管理方面的应用，促进了企业总体档案业务水平提高，从档案馆（室）等硬件设施到数字档案系统建设、档案开发利用等方面有了从无到有的突破，尤其是试点的运用，透过各显性知识间的联结，进一步创新、分享、散播档案宏观管理中知识，使其增值。以点带面，使得企业总体档案管理整体水平得到提升。

二是促进企业档案管理发展平衡。随着经济社会的快速发展，各领域知识管理融合复杂化，使得企业总体的档案工作内容更加丰富，涉及的领域更加宽广，工作的对象更加多样。在依法治国大背景下，新《档案法》的施行，《档案法》宣传力度的不断加大，社会各界不断通过报刊、网站、微信公众号等渠道宣传档案法律法规，不少企业也通过国际档案日等活动开展档案宣传，让社会公众全方位多角度了解档案工作、参与档案工作，使得社会档案意识在不断增强，显性及隐性的档案各类知识通过社会化、外化和联结化在整个档案组织体系中传播，被档案工作人员吸收和升华，实现档案知识管理的不断增量增值和结构转化。

三是促进档案工作人员业务水平不断提升。企业档案部门每年都会开展全集团的档案业务培训，但培训效果不明显，大部分档案工作人员不能将学到的业务知识用于各自档案工作实践中，各单位档案工作人员整体业务素质提升不快。通过增加现场档案实操训练时间，使个体的隐性知识在组织知识创造中不断转换，周而复始的实现“知识螺旋”，在知识螺旋中，隐性知识与显性知识之间的相互作用，随着层级的攀升而扩展。促进各级档案工作人员将各种档案业务规范学通弄懂，将业务标准熟记于心，熟练掌握。

三、知识管理在企业档案管理中的应用

在企业创新活动的过程中，特别提到著名的SECI模型，也就是隐性知识与显性知识二者之间通过社会化、外化、联结化和内化周而复始转化的过程，促使在这个知识性社群的互动中产生创新的观念。

一是，知识转化社会化阶段在档案管理中的应用。知识管理的社会化阶段是指在个人之间的隐性知识相互作用的社会化阶段，在企业档案管理中，首先要求的档案（专）兼职工作人员不仅仅只关注于眼前的档案实体管理等业务工作，更須加强对本企业战略、管理模式、业务流程、信息管理等方面业务知识的了解，从之前单对档案实体管理，转而对档案内容即知识的管理，并强化对的海量档案知识的开发利用。例如，新入职档案工作人员可以通过观察、模仿资深档案工作人员的技术与精神风格或是通过学习档案制度、档案工作人员手册等获得专业技能知识。

二是，知识转化外化阶段在档案管理中的应用。外化阶段是指隐性知识转化为显性知识。按照“三个体系”建设的要求，以“五大领域”示范建档为抓手，持之以恒抓好各领域建档工作。通过建档示范，促进了各立档单位档案业务水平提高，辐射带动了全县各领域档案规范化管理水平提升，所抓建的各建档示范点普遍从管理设施、业务建设、开发利用、信息化建设等方面有了“质”和“量”的飞跃。

三是，知识转化联结化阶段在档案管理中的应用。通过各显性知识间的进一步创新、分享、散播知识，实现知识增值。比如进行数字化档案系统建设、建立全企业的档案数字化系统，编写专题档案汇编、编撰企业年鉴，将企业的档案知识分享企业每级员工。

四是，知识转化内化阶段在档案管理中的应用。将操作性经验制作成文件手册、训练教材，在公司内部分享。档案管护设施建设滞后，业务建设质量不高，与档案资源系统化、管理现代化、业务精细化、管护安全化、服务多元化、保障常态化的要求相比，存在很大差距，当知识为评估和吸纳新的经验与信息提供了框架。知识产生并运用于人的大脑。在组织机构里，知识往往不仅存在于文件或数据库中，也根值于组织机构的日常生活、程序、惯例及规范中，可以通过计算机和网络进行编码、存储和传播。知识与数据、信息既有联系，也有区别，知识由经验、真理、判断、直觉、价值观与信仰等组成。知识不是数据，也不是信息;数据是有关实践中一些离散的、互不关联的客观事实，本身并没有内在意义;信息是产生变化的数据，具有实际意义，档案管理工作的发展，总是与时代的发展紧密联系。

参考文献：

[1]方振邦 刘琪主编.管理思想史.北京：中国人民大学出版社，2019年10月，232-235页.

[2]刘永，常金玲.知识管理与档案管理.档案管理2000，（4）：6-8页.

[3]王喜燕.知识管理与档案管理[J].档案天地，2004，（4）：41-42页.

作者简介：周慧（1981—），女，汉族，籍贯：湖南益阳，学历：本科，职称：无，单位：中国融通资产管理集团有限公司，研究方向：档案