企业档案管理体系建设的创新研究

张兴霞 李建颖

摘要："十四五"时期是推进国家档案事业变化转型、高质量发展，实现档案向"国之大者"、"国之强者"历史性转变的关键时期。在企业中，档案正在日益成为基础性、战略性信息资源，档案工作在企业各项事业中的支撑作用更加凸显。目前，全球一体化使得各国都在应用更新换代的信息技术，数字贸易、云教育、云音乐、云影视等快速崛起，人工智能、大数据等快速发展，所以企业档案工作模式、方法、载体等发生天翻地覆的变化，在为企业档案工作创新发展抛砖引玉的同时，也使其隐含着档案信息散失、顶层设计脱节、高层高管统筹规划和档案安全体系建设难度增加等诸多瓶颈。所以，企业必须明确规划维度、向度以及愿景目标，规划"四个体系"建设，构建以数据化、智慧化为依托的档案治理体系和档案效能体系。因此，这项工作是为企业各层管理者提供重要决策依据和方向指导，保障企业档案工作顺畅、有序、专业的开展，体现国家档案管理创新趋势和与时俱进发展要求，具有高屋建瓴的、长远价值的、可延展性的指导意义，亟需建立创新性的企业档案管理体系架构，矗立在公司顶层设计的视角，以具有宏观和大局的全方位、广角度视野系统性的建设一套符合企业业务需要的档案管理体系，实现公司战略目标的一体化设计与落地。

关键词：档案管理体系档案标准规范十四五规划高质量发展

习近平总书记非常重视档案工作。档案除了具备时代性，还承载了原始的记录性。在档案中呈现出的有关中华民族传统文化具备强大的历史感染力，是我国文化分支中具时代影响力的文化宝藏之一。做好档案文化传承，不仅有助于树立并坚定国家的文化自信，还对增强国民的政治大局观和历史使命感起到重要作用。

一、企业档案管理体系建设的创新研究意义

当前，企业开展数字化转型工作更加关注科技创新与管理变革的并行与协同。科技创新过程越复杂深奥，其研究难度越大，产品和各部门关联性越强，对管理变革的震撼与激荡也越猛烈，企业变革的深度、烈度也越大。企业更加重视信息技术与档案管理的深度融合，在管理的三维观念上，传统企业的物理界域被突破，变为信息化超界域管理和零三维运作;企业更加注重文化软实力建设，外部注重公司品牌、社会商誉、企业公民形象，内部注重档案信息资产的积累，注重企业人文管理，提倡企业文化价值观的认同，推崇创新、倡导和谐理念等。

我国的企业文化自信中蕴含着一个很重要的表现形式——档案文化自信，必须要通达圆融、兼收并蓄，吸收中西方优秀的现代管理技术模式，为此引出“知识管理”概念。邱均平教授指出，广义上，知识管理的研究内容包括理论和应用研究两方面，其中前者可细分为知识的特性和运动规律的研究、知识组织管理研究、知识信息管理研究、知识管 理方法体系的研究，后者是指各行业、各学科领域的知识创新和管理在本领域的应用。档案包含前人成果和经验，有效挖掘其潜在价值，凸显其自在价值和自为价值，可以不断增强企业信息资源的深厚的文化传承性和悠久的历史延续性。而企业档案管理体系建设是指企业中各种档案的法律法规、标准规范、制度流程等相互联系、相互依存、相互衔接、相互融合所构成的有机体系。它是对企业全部档案工作及其法治化、规范化、标准化、专业化程度的整体反映，是企业档案工作从零散无序状态到系统整合状态的最终成果。

当前，企业档案信息资源存在重藏轻用，归档单一、深度开发不够、创新驱动后劲不足等瓶颈。针对这些问题，企业档案管理体系的建立，能够实现企业海量档案资源的全面、深入、精细化管理，为充分挖掘企业档案深层次内涵和价值，推动企业档案创新的可持续发展提供助力。这不仅是企业档案工作观念和模式的转型，更是对企业档案工作的深刻剖析、先期解构、重新建构与价值评估。

二、企业档案管理体系建设的创新研究背景

开展这项研究性的工作主要是由于档案管理的需求和企业业务发展的需求所决定的，前者主要是因为我国企业的档案管理工作涉及了到的人、机、料、法、环等各个要素。随着我国信息化发展趋势的深入和推进，各个关键因素之间的联系越来越密切，如档案业务管理流程嵌入到一个档案业务管理平台、档案管理平台的设计会对业务流程产生影响、档案管理工作的流程被部署在一起。综合起来类似于“木桶效应”，即出现任何一方面的短板都有可能直接导致整个体系的停滞、延迟乃至缺损、崩塌。

后者主要是鉴于随着我国社会主义市场经济的发展和推进，企业对经营收入和利润比例的控制更为注重，所以我们能否从深度上支撑企业的经营发展，精细化地满足企业内控的要求、全面地系统反映一个企业发展的历程。

对于企业的档案管理工作来说，必须要进一步搭建起完善的企业档案管理制度，借助这个体系创造的合力，成为一种新型机制的驱动者，便于更好地适应和满足其业务要求，融入各种企业的工作，促进其高质量发展。

三、企业档案管理体系的内涵

根据国家《档案法》、《企业数字档案馆（室）建设指南》、《电子文件归档及电子档案管理规范》（2016版）等相关文件中对于企业档案管理的标准规范要求，企业档案管理体系的构成要素基本包括管理机制、人力资源、制度体系、档案数据、工作流程、管理系统、配套设施、信息安全。通过对以上8个要素进行工作的细分拆解。

1. 企业档案相关管理机制。通过明确将档案管理中相关市人员进行分级，分岗，具体到分管档案工作的领导、档案部门负责人、各级档案机构及相关专兼职档案工作人员。明确各个层级职责，准确划分业务，最终形成统一有序的管理系统。

2.企业档案相关的人员体系。企业档案工作人员根据企业实时需求采取专职，兼职岗位两种模式。在保证档案工作人员充足的前提下，还要保证人员的能力及素养服务业务工作开展得需求。

3.企业档案相关制度体系。档案制度体系的构建必须从法规制度、规章规范、技术标准、管理标准四个方面出发，才能称之为科学和规范。企业档案制度体系必须要遵循国家相关的法律法规、行业的相关规范，同时也要从企业实际需求出發。

4.企业档案数据资源体系。一是实现档案与其他工作同步规划部署，做好档案前置工作，启动前端控制，提高文件形成质量。二是增强收集力度，做到应收尽收、应归尽归;三是加强档案数据清理和资源有序整合，实现档案数据资源的系统化。

5.企业档案相关工作流程。企业档案管理工作流程是将具体的业务：档案收集、档案整理、档案管理、档案应用等环节与档案管理制度和管理应用系统相契合，合力使企业档案管理工作的有效进行。

6.企业档案管理系统。企业为满足档案工作需要，引入档案管理相关技术工具与数据平台，应遵循“规范、先进、实用”的原则。同时也要综合考虑到未来技术发展趋势。在选择企业档案管理系统时，首先要考虑到全面性。

7.档案配套设施体系。档案管理的配套设施设备主要包括：库房、保管装具、保护设备、安防、网络、主机、存储、备份、系统软件、终端设备、数字化设备等。完善的配套设施设备为企业档案管理体系建设提供了基本的保障。

8.档案信息安全体系。根据国家相关安全管理规范，档案管理工作中安全问题是重中之重。在具体工作中，积极采用现代信息技术防止网络黑客和病毒的非法入侵，运用网络安全防御技术，消除网络安全隐患，安全、稳定运行。

四、企业档案管理体系的运行

1.借鉴质量管理八大原则。质量管理八大原则的内容主要包括：

（1）以客户为关注焦点：档案部门应充分深入全面的分析、预测、汇总各类客户当前和未来的需求，满足客户并争取超越客户期望。

（2）领导职能：企业领导应高度重视企业档案数据资源，部署顶层设计，配置资源，搭建以提升档案管理效率和质量为核心的企业环境。明确组织前景，指明前进方向，与员工价值共享，实现双赢。

（3）全员介入： 员工是企业的基石，只有全员参与，才能使他们的智慧为组织获益，将档案管理职责、要求、理念内化和渗透到企业每个员工心中，细化到企业文件材料形成与产生的每一个环节。

（4）过程方法：将档案各业务活动和资源作为全过程进行管控，启动档案全生命周期管理模式，能够更高效地得到预期效果。着眼于档案管理过程中各类资源的合理使用，追求人、机、料、法、环的优化配置。

（5）系统管理：档案数据信息资源整合是一个系统化的庞大工程，既包括对档案信息的整合，又包括对信息流转所需各类系统的整合，还有对档案管理和信息加工的整合。因此，鑒别、解构和建构作为档案管理体系相互关联的系统过程，理解各过程间的相互关联，将过程与组织目标互联，利于企业实现其目标效率。

（6）持续改进完善：成果持续改进完善是企业追求的永恒目标之一。通过内审外审机制、纠正、预防措施、整改措施落实，持续改进档案管理质量体系的完备性、有效性。在档案管理现状基础上，企业要设定可实现的和具有挑战性的改善目标，配备适当资源，向档案部门提供人力、物力、财力、内外部资源支持及可实现职业发展通道，并激励档案工作者持续地为改进过程贡献力量。

（7）依据事实决策：档案工作必须客观分析数据和信息，以期最大限度地提高档案管理效率和效益，降低内外部消耗。以档案专项审核报告、档案整改纠正措施、档案业务不符合项、客户投诉及其他来源的实际数据和信息作为档案质量管理后续决策和行动的重要依据。通过采用现代化的档案管理技术，努力降低档案管理成本，提高档案管理业绩和扩大市场经营份额。

（8）互利的供方关系：企业机关、各职能部门和档案部门是相互依存的、互惠互利的关系，可为双方实现共赢创造价值。双方持续建立战略伙伴关系，确保双方在前端参与确立档案业务合作开发以及后端改进档案管理及服务的需求。

2. 档案管理工作中引入PDCA理念，以推动企业档案管理工作持续不断改进。PDCA循环是美国质量管理专家沃特·阿曼德·休哈特（Walter A. Shewhart）首先提出的，由戴明采纳、宣传，获得普及，所以又称戴明环。全面质量管理的思想基础和方法依据就是PDCA循环。PDCA循环的含义是将质量管理分为四个阶段，即Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查） 和 Act（处理）。企业档案管理工作相关的质量管理体系和循序渐进的工作理念达成可以通过PDCA循环来解决。企业档案工作具体简括为收、管、存、用。“用”作为档案工作的终极目标，在物的保障下，按制的要求，将档案工作目标，通过人予以实施。核查计划与结果，确认是否达成预期目标。甄别分析结果，成则肯定并推广，败则总结并改进，未竟问题由下一个PDCA循环解决。

3.应用范希尔定理：企业要生存、发展和壮大，必须效率效益兼备。前者核心是速度，后者关键在增值。企业档案管理体系建设的创新研究正好可以填补企业档案业务核心增长的系统化发展空白，在提高企业档案管理效率和水平的同时，积极响应国家“十四五”发展规划的号召，推动档案工作高质量发展。

企业档案管理体系建设的创新研究是企业档案数据信息资源高速发展的必然产物，更是企业整体系统高质量发展的重要奠基。只有做好企业档案管理体系建设的创新研究，构建起适合企业档案数据信息资源的新发展格局，才能实现企业档案数据信息资源发展从量变到质变、从点向面拓展、从局部发展转为整体提升，推动企业档案管理水平的高质量发展。

参 考 文 献

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作者简介：

张兴霞（1977.10），女，汉族，江苏扬州，硕士研究生，中海油能源发展股份有限公司工程技术分公司，副研究馆员，档案管理与信息化研究方向。