电子信息化在图书档案管理工作中的应用探思

郭艾芳

摘要：电子信息化管理模式的应用体现了“互联网+”环境对于图书管理工作的全新要求，构建电子信息化管理模式之后图书馆档案管理水平持续提升，逐渐形成新型的档案管理方法体系。下文简述电子信息化在图书档案管理工作中的主要应用思路，旨在尽快构建新型的图书档案管理模式。

关键词：电子信息化;图书档案管理;思路

引言：

随着知识经济时代到来，图书馆作为大众获取信息资源的主要场所，建设与管理工作都面临创新与转变的新要求，图书档案管理是图书馆管理工作的主要组成部分，实现档案管理自动化、信息化、智能化是当前图书档案管理工作改革的主要方向。通过建立电子信息化管理模式，图书档案管理工作对于人力、物力以及时间成本的损耗减少，且档案资料的存储、形成和共享等环节的工作效率显著提升，弥补了传统图书档案管理工作模式的缺陷。

1.完善电子信息化图书档案管理制度

建立图书档案管理制度的过程中要及时引进信息技术手段，结合对纸质与电子文件的使用与保存需要，完善管理制度内容，提高对纸质档案资源的收集和整理效率，规范电子档案录入和存档的流程，建立电子档案资源共享机制。由于纸质档案在管理和使用中容易被人为破坏、违规复制，因此无法保障档案资源的安全性和完整性，电子介质相对来说易于保存、不易丢失，但是在档案管理工作中需要尤为注意的就是网络安全问题[1]。要求建立和完善电子档案信息化安全管理制度，建立网络安全保障体系，设置安全密码、管理权限和访问权限，保证电子档案资源安全，避免发生非法入侵现象。

2.推动档案资源共享以满足多元化需求

面对信息时代背景，图书档案管理工作应该摆脱传统封闭性的管理模式限制，依托新理念、新技术建立开放式管理模式[2]。电子信息化图书档案管理系统建立后，系统可以储存海量的信息资源，且系统能够对资源进行智能归类，便于检索、查询和获取档案资源，实现档案资源共享目标。为更好地推进图书档案管理工作，一方面，图书馆应该着手建立具有特色性和专业性的数字化馆藏资源，另一方面建立多样化、人性化的读者服务机制，在依托大数据分析读者需求的基础上，给读者提供精准的分类馆藏资源，提升读者满意度和数字化馆藏资源利用率，推动资源共享机制完善发展。

3.加速推动档案管理数字化建设

现代化图书档案管理工作改革的主要方向就是数字化建设，数字化管理模式形成之后，可以扩大档案资源共享范围，加速建成数字化图书馆。档案管理数字化建设工作具体可以从如下几方面着手：其一，图书档案数字化管理工作要遵循一定的原则，依据预先制定的改革方案推动档案工作数字化发展，强化对数字化管理工作的监管;其二，完善数字化档案文件目录，提高档案收集、整理和归档工作效率;其三，建立系统的档案信息化管理体系，各部门在图书资源方面能够实现共享、共用，提高资源利用率，同时，加强档案信息化管理体系中软件、硬件设施的建设与更新管理，为档案管理数字化发展提供良好条件。

4.提升档案管理人员专业能力

数字化技术应用于图书档案管理工作中后，档案管理人员也需要树立数字化管理理念，转变以往的档案管理观念，在更新理念的同时积极学习数字化管理技术，保证管理工作理念和方法同步更新[3]。具体来说，首先，各部门明确划分管理责任，管理责任落实到人，建立岗位责任制度，领导者负责统筹全局、统一指挥，其余工作者听从统一调度指令，完成自己职责范围内的档案管理任务，最后，专门的档案管理人员负责对档案资料实施统一归类。完成基本的组织建设任务后，还需要强化对档案管理人员的培训，由于电子信息化管理模式下图书档案管理工作内容、职责范围开始发生转变，伴随这些条件变化，那么对应的岗位工作对于工作者的专业技能要求也会发生改变。这就要求图书档案管理人员参与专业技能培训，提高自己对新的工作环境的适应能力，要求单位定期开展员工培训活动，围绕图书档案管理工作要求培训计算机软件和硬件操作技术，并且强化人员考核，激发岗位工作者的进取意识和竞争意识。

讨论：

综上所述，图书档案管理工作理念与方法不断创新、变革，电子信息化管理模式的建立和应用是必然，这符合信息化时代背景，也是提高图书档案资源利用率的有效途径。图书档案管理工作环境已经悄然发生转变，为了适应新的工作环境，作为岗位工作者，需要及时更新档案管理理念，高效利用数字化技术手段扩展档案管理范围、提升档案管理效率，建立高质量的电子档案资源库，以高效的档案资源管理工作推动读者服务模式完善发展。上文具体结合图书档案管理工作实况，分析了电子信息化管理模式的构建和应用思路，希望笔者提出的建议可供参考。

参考文献：

[1]邢舟.信息化下的圖书档案管理策略初探[J].中外企业家，2019（05）：112.

[2]杨志菊.新时期图书档案信息化管理探究[J].信息记录材料，2018（10）：173-174.

[3]朱朝晖.信息时代下如何做好图书档案管理的研究[J].才智，2017（24）：237.