建筑工程竣工资料归档存在的问题及解决方法

曹天阁 王辉 倪亚存 顾佳佳

摘要：随着我国建筑市场的蓬勃发展，建筑工程管理逐渐向走标准化、规范化、制度化。在这种背景下，对建筑工程竣工验收工作及竣工资料整编、归档等提出了更高的要求。工程资料是在工程建设全程中直接形成的，工程资料的形成应确保资料内容的真实性、完整性、有效性。因此，完整准确地编制好竣工资料，意义重大[1-4]。本文概要地分析了当前形式下竣工资料编制及归档过程中存在的一些问题，并提出几点合理化建议供同行参考。

关键词：建筑工程竣工资料 整编归档

前言

竣工资料是工程竣工后的真实、完整的资料，是指工程建设项目从酝酿、决策到建成运用的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括项目的立项、科研、勘察设计、计划、招标投标、建设实施、竣工验收、运行管理准备等工作中形成的文字材料、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。对施工单位来讲，具体包括开工报告、竣工报告、图纸会审、原材料及成品半成品出厂合格证和试验报告、测量资料、工程质量验收评定证书、材料检验报告、产品质量合格证、经业主批准的施工组织设计或施工方案和总结、隐蔽工程验收记录、安装工程的调试方案和调试记录等等。对于竣工资料的管理彰显处一个项目部的管理水平。对建筑工程竣工资料进行归档，有利于日后的调取使用。我们只有充分了解工程竣工资料编制、归档存在的各种问题，针对这些问题研究出解决措施，才能更加充分地发挥工程竣工资料归档的真正价值。

1、工程概况

昆山金鹰D地块住宅项目（一期）项目位于昆山市汛塘路以南，珠江路以西，项目总用地105566 m2，本期用地23414.16 m2，本期：建筑面积85454.69 m2，地下建筑面积18444.32 m2，地上建筑面积67010.37 m2。

2、竣工资料现状及存在的问题

工程竣工资料的整理、归档一直是我司工程项目进行的一项比较繁琐的工作内容。内业资料在每一各项目中都有举足轻重的地位，它关乎着项目的施工能否顺利地进行，也关乎着项目的工程计量款能否按时到位，尤其是竣工资料，既是现场施工在文字上的反应，又是工程项目完成后必不可少的依据。尽管竣工资料具有如此重大的意义和作用，就目前而言，我司在以往竣工资料编制归档中存在诸多急需待解决的问题，具体表现在如下几个方面：

1、在施工过程中，我们往往比较重视工程的工期及质量，制订比较系统、全面、严格的考核

指标和奖罚办法，而对工程资料特别是对竣工资料的整理和编制，往往忽视。现场长期以来普遍存在重现场、轻内业资料的现象，缺少对工程资料管理的统筹规划及安排。往往待工程竣工验收阶段，才开始抽调部分技术人员集中加班加点突击整理竣工资料，补足缺少的部分，使工程资料真实准确性大大打折扣。

2、在上报资料签证过程中不能与监理、业主及时沟通，造成资料返还时间拖得太长，致使原始资料的丢失与损坏严重。

3、工程资料与工程进度不同步。在工程施工过程中，因各种因素，造成工程资料与施工进度脱节，造成后期编制竣工资料时，无法满足工程竣工验收要求。由于平时忽视内业资料的整理，直至工程结束才开始重视，造成资料的杂乱无章、内容短缺以及签字手续不全等问题，完工后不得不抽出大量时间、人员进行整理、补充。

4、由于平时对图纸等一些重要文件没有妥善保管，在施工过程中造成丢失和损坏，不断的重新复印，造成不必要的浪费。再加上项目人员流动频繁，资料交接工作不完善，资料几易其手，往往造成资料丢失严重，为后期资料的收集带来更大难题。

5、在项目实施过程中存在项目档案管理标准与工程实际情况不相符，存在资料格式不统一（甚至还在用老版本）、资料填报书写不规范、字迹潦草、使用填写笔墨类型不统一，甚至有使用铅笔填写等现象，影响了案卷装订和档案资料的长期保存，达不到竣工资料归档要求。

6、工程竣工资料的收集不及时。工程资料的收集贯穿于整个施工全过程，在工程施工过程中，未能及时收集各种施工资料。

7、资料员非专业人士，也没有经过专业培训，缺少资料整理和归档方面必要的专业知识。而竣工资料的整编及归档是一个非常专业细致的工作，外加昆山市城建档案馆对于竣工资料整编要求在江苏是出名的严格，这对于非专业人士负责竣工资料的整编、归档无疑是一种巨大挑战。

3、竣工资料整编及归档的几点建议

1、项目部应当配备专职的技术人员对资料加以梳理、管理及保存。负责工程资料的管理人员应相对稳定，保证各阶段资料管理工作的连续。如若人员换岗，对于档案资料的交接、归档应当格外注意。另外还应当给专业人员安排相应的技能培训，以提高其业务水平及能力，取得更理想的工作成效。

2、项目部应建立健全工程进度与竣工文件形成同步的管理制度，责成专人负责督促，加强过程检查，保证工程施工到哪个阶段，文件及资料收集整编就完成到哪一个阶段，发现问题要及时弥补，避免在工程竣工验收阶段后补资料的现象发生。施工单位在施工过程中，应加强日常管理工作，建立从文件形成、日常管理到收集整编、移交归档一整套管理制度。对原始资料和相关文件要及时收集整理，由专人保管，对设计图纸和设计变更文件做好登记，妥善保存。

3、资料一定要有规范性，包括资料表格规范及资料填写规范，否则容易造成返工及不可追溯性。

4、竣工資料的整编及归档不是哪一个部门或哪一个人的事情，需要各部门密切配合。

4、结束语

做好竣工资料的管理归档工作，需要很强的责任心和过硬的专业素质水平的管理人员，只有在这样的条件下，工程竣工资料才能实现规范化和制度化的管理。在施工进度规划中加入工程竣工资料管理，保证资料与施工同步进行，是促进工程竣工资料管理归档工作完成的有效措施。

参考文献

[1]房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规范[M].江苏省住房和城乡建设厅.DGJ32/TJ143—2012.

[2]陈剑林.浅谈工程竣工资料归档[J].现代物业（上旬刊），2015，14（05）：74-75.