关于中小型企业的固定资产档案管理的思考

左阳

摘要：对中小型企业的固定资产档案管理中出现的问题进行分析，根据企业实际情况及固定资产档案的特点，从固定资产的管理制度、物资分类、资料收集、归档程序、管理意识等5个方面提出企业固定资产文件在档案管理中存在的问题及解决方案。

关键词：固定资产，档案管理，管理现状，管理措施

引言

中小型企业就是通过生产规模，员工人数，注册资金等方面来界定的，其固定资产规模所占的资金比例也是比较大的，而且也是企业资产管理中的主要组成部分。在企业管理的过程中，发现固定资产管理中的一些问题，引发对固定资产档案管理的思考。固定资产从采购、出入库、使用、移交、减值、报废等一系列的信息都要有相关记录存档，系统全面的档案资料有利于企业掌控资产的使用等情况，有助于实现资产的合理分配，提高了使用率，增加了安全性，防止资产闲置造成的浪费，降低了使用成本，也为资金的投入提供一定的依据。

1中小企业的固定资产概念

固定资产，是指同时具有下列特征的有形资产：1.为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的（持有目的）;2.使用寿命超过一个年度。固定资产同时满足下列条件的，才能予以确认：①与该固定资产有关的经济利益很可能流入企业;②该固定资产的成本能够可靠地计量。根据中小企业的特性，固定资产是指设备价值在800元以上、使用期限在一年以上，并能独立发挥作用的资产，包括房屋、建筑、仪器、设备、运输工具等[1]。

2固定资产在档案管理中出现的问题

根据公司制度进行资产部门自查、档案查询、现场盘点等工作，整理出固定资产的台账，了解设备的总量、分布、规格、目前的责任人等情况，同时也发现了资产档案管理存在的不少问题。

2.1固定资产盘点制度不完善

固定资产的档案管理制度存在漏洞，责任权利不分明，奖惩不分明。业务部门的负责人负责该部门的相关档案，一个人负责整个部门的固定资产的管理，维护和分配，导致固定资产的管理和保护不到位。不能准确反映固定资产的分配、使用情况。

2.2固定资产档案资料记录不规范

固定资产的购买渠道、年份、金额、说明及维修卡等信息不全。在进行资产盘点时只能凭借设备使用部门负责人、设备现有的使用人等核实。由于时间，地点、人员的变更，盘点难度比较大。固定资产盘点表己不能反映资产实物真实的配置情况。

2.3固定资产档案分类不科学

固定资产的分类应该根据档案法和公司的实际情况进行分类，不能够对涉及到的资产问题进行统筹规划与合理部署，资产划分方面也不够科学合理。第一，以使用寿命为基准进行划分，一般一年为限。还根据设备类型进行区分。有的办公物品属于固定资产，如台式计算机、笔记本、办公设备（打印机、扫描仪等）、空调、办公家具、电器设备、工具（耐用性）等。有的就属于低值易耗品。不算为固定资产。如有些工具（损耗型），纸张、硒鼓、消防器材每年都要更换，即使需要维修，或者有价值残留，可算入产品成本[2]。因此，以便正确地进行低值易耗品和固定资产的划分，有针对性的管理，有利于实现良好的管理效果。第二，结合企业实际状况，细化标准，进行规范化管理。第三，划分的相关档案也要在财务报表中进行备注，避免出现不必要的误会。根据公司内固定资产的日常管理，要确保其身份编码的唯一性和实用性，实现账务相符。

2.4固定资产的实际使用中档案不全

有的公司不重视固定资产档案的重要性，采购后的物资不进行出入库档案登记，采购部门、质量部门与物资使用部门及档案管理人员等沟通信息不畅，导致使资产账目登记不全、型号和实物不符等错误信息。日常的采购，设备的维护，物资的领用，部门之间的调拨，返库物资的手续不全等，报废变卖的固定资产没有及时入账入档，造成监管的困难。

2.5档案意识不强

公司领导一般只重视经费的收支，不重视固定资产的管理，因为无有效的监管制度，导致出现资产的闲置、固定资产的采购记录不明确;员工不经过登记私自更换设备，使用设备时不爱惜，造成资产损失;管理员不重视器械设备的日常维护保养，不查阅保修期，不整理维修记录等等，都会导致固定资产的成本增加，资源的浪费。

3管理固定资产档案的建议

3.1完善现有的固定资产制度，强化管理机制

采购固定资产前要从实际出发，考虑企业承担的风险，如果采购后闲置不用，是企业固定资产的变相损失。公司要完善固定资产整个生命周期即预算、采购、盘点到报废的整套制度，并根据现有的固定资产盘点清单和企业发展需要，每年年初，组织各部门提交固定资产年度投资预算，按照制度要求进行审批。采购人员完成采购任务后，交由公司检验人员办理出、入库，并及时更新固定资产清单和采购明细清单。制定可执行的固定资产管理细则，形成固定资产动态管理，建立固定资产采购申请表、物资领用表、仓库盘点表及报废申请表等，要求信息正确、清晰、齐全、规范。

3.2固定资产档案记录科学化、规范化

固定资产管理员要根据相关制度对实物资产相关文件进行严格核查，对一些不规范的文件进行查漏补缺和重新整理，而档案是由文件转化而来的历史记录，所以要重注实物和文件的统一性、真实性。

3.3固定资产档案分类科学

根据固定资产的使用情况、实物形态和使用期限进行分类核算。根据实际、便于操作的固定资产管理细则，确立固定资产的归档范围和保管期限表等内容，制定归档材料收集标准，从固定资产的采购到报废一系列的程序主动细致地收集，根据企业的实际情况和实物档案的分类原则进行处理，收集的资料尽量全面，核查交接手续，确保歸档内容的完整与规范[3]。

在各项工作流程中都会有许多的资料，管理员都要及时收集整理材料，按序排放，在每个环节的交接手续中，不能遗漏、丢失、篡改相关文件和记录;严格按照制度和管理程序归档。

综上所述，纸质档案和电子档案要同步进行，建立标准化，系统化的电子档案的同时，也保留纸质档案的特殊情况。

3.4强化固定资产档案管理，提高归档质量

固定资产档案要及时的进行固定资产的规格、型号、尺寸、使用人、使用部门等关键信息登记，正确快速地进行固定资产入库，出库前就进行编号，就可以追溯物资来源。在归档过程中，要及时处理各项固定资产的相关资料，保留各类说明书和出入库、验收等记录;按照档案法，企业规定的制度系统性归档。归档过程的完整与规范，在固定资产清盘，变更，维修等工作中发挥重要作用。

3.5提高固定资产档案管理意识，加强业务学习

提高公司领导的档案管理意识，对业务知识了解的更加全面。领导认识到固定资产档案管理的重要性，从根源抓起，根据固定资产的盘点表掌握现有的资源，确定预算金额、控制风险，采购部门确认采购固定资产的必要性，检验员确认入库出库验收材料齐备，及时整理文件记录，档案员规范归档，保证档案资料的完整齐全。

中小型企业认识到固定资产的档案管理环节很重要。因此加强固定资产管理的意识，科学完善固定资产制度，形成财务、采购、质量，档案、使用部门门共同协作、相互制约的监管机制，共同维护公司利益，形成一整套完备的制度体系，从而达到规范化管理的目的。固定资产的档案管理，虽然只是公司管理运行中的一个环节，但是他是一系列管理过程的体现，为企业发展护航。

参考文献

[1]甘辉.强化固定资产档案管理提升归档质量[J].办公室业务，2017（6）.

[2]徐芳.高校办公设备类固定资产文件资料归档实践与思考[J].内蒙古科技与经济期刊，2019（14）.

[3]刘煜.公立医院固定资产管理中存在的问题及改善[J].财会学习，2019 （32）.