学校档案管理优化思考

摘要：学校档案管理工作不仅包括对学校学生的档案管理，还包括学校工作人员的人事档案管理，档案数量较多，高效的档案管理工作能够为学校其他工作的开展提供保障，但是在现阶段的学校档案管理工作中，还存在档案管理工作人员人手不足，档案类别较多，取阅存在一定难度，以及管理制度不完善等一系列问题，本文从现阶段档案管理工作存在的问题入手，为学校档案管理工作的优化提供相应的策略。

关键词：学校档案管理;档案管理优化;学生档案管理

引言

数据时代的到来，促使管理工作方式方法发生改变，管理效率得到大幅度提升。在学校档案管理工作中，档案信息化建设已经成为档案管理发展的必然趋势。但是在部分学校由于条件不允许，领导认识不足等问题，造成现代化建设还未能实现，档案管理还存在一定的问题，要充分发挥出档案的功能，提升档案管理的效率，还需要结合学校实际情况，对管理办法、管理理念等进行改进。

一、现阶段学校档案管理存在的问题

在现阶段的学校档案管理工作中，主要存在的问题如下：

（一）档案数量较多，档案管理工作人员工作量较大

由于学校档案管理部门负责的档案不仅包括学校职工的档案，还包括学校学生的档案，档案数量较多，对于管理人员需求较大，一旦学校需要系统开展档案相关工作，将造成档案管理工作人手不足的情况，需要耗费的时间也相对长，档案管理效率偏低。

（二）档案类别较多，调取速度较慢

学校档案管理部门涉及的档案类别较多，包括文书档案、教学档案、业务性档案以及教职员工学生的档案，由于档案缺乏系统的分类，在需要按照一定条件对档案进行查找时，查找效率较低[1]。

（三）管理制度不完善，存在档案丢失情况

在学校档案管理中，還存在档案管理制度不完善的情况，档案管理制度不完善，造成档案管理工作按照以往的工作方式进行，对档案缺少系统的管理，档案的调动、借阅等行为不规范，进而造成档案流向不明确、档案丢失，甚至部分档案受到恶意篡改。制度不完善造成档案管理人员工作落实不全面不具体，档案管理功能未能得到充分发挥。

（四）档案内容不全面，部分内容缺乏统一管理

由于学校学生的信息经常发生变化，部分材料需要在校期间不断去补充，但是部分材料未能及时归档，而是采用分别存储的方式保存，造成在进行档案调动时，档案内容可能不全面。对于资料内容较少的档案信息，分别管理如果不对资料进行包装，可能造成资料的氧化破损或受潮，甚至可能造成单页的档案资料丢失。而单独进行包装不仅造成资源的浪费，而且增加档案管理工作量。

二、学校档案管理工作优化路径分析

要解决现阶段学校档案管理存在的问题，需要从制度以及系统两方面入手，全面提升档案管理工作效率，展开分析如下：

（一）建立健全档案管理制度，档案取阅流程化

建立健全档案管理制度，是档案管理工作能够顺利进行的前提条件，建立健全档案管理制度，需要统筹档案管理工作涉及的全部工作内容，对各项工作内容的展开方式、注意事项进行明确规定，防止档案管理工作的工作内容发生遗漏，并确保档案管理工作的开展有据可依。如制定档案管理条例，对档案管理借阅流程进行明确规定，并依照规定对违规操作行为制定处罚条例，从制度角度保障档案管理工作人员严格遵守档案管理相关条例[1]。

（二）加强现代化建设，实现系统化管理

现代化建设是档案管理发展的必然趋势，现阶段在部分学校的档案管理部门，已经采用档案借阅系统，对档案的录入以及取出情况进行实时进行登记，但是档案数字化管理还未完全实现，要提升档案管理效率，需要充分结合时代特点，全力促进档案数字化建设，将纸质档案数字化管理，形成电子档案。电子档案不仅能够防止档案的丢失，而且能够降低以往对档案信息进行补充以及改正的难度。学校应加大对档案信息化建设的投资力度，采用先进的档案管理系统，如应用扫描转换软件，通过扫描直接将纸质文档内容录入到系统中，应用扫码出入库系统，通过扫码直接显示档案信息，并通过档案管理人员操作，对档案的去向进行标识，实现档案追踪，防止档案丢失情况的发生[2]。在现阶段部分学校的档案系统已经实现与其他系统的互联互动，档案调动工作已经十分便捷。如与企业建立档案对接，在学生毕业就职时能够实现档案的实时调动，减少纸质档案调动流程较为繁琐的问题，提升人事档案调动效率。并且学校需要根据自身性质，优化档案管理系统搜索引擎，并结合大数据等技术合理对档案信息类别进行标注，确保档案管理工作人员能够按照不同的档案功能检索到相应的档案，防止信息不全面的情况发生，档案管理现代化，不仅能够减少对档案管理人员的人力需求，而且能够充分发挥档案信息的功能，全面提升档案管理工作效率。

（三）做好档案管理工作人员之间的权责划分，确保分工明确

档案管理工作人员之间需要做好权责划分，将档案管理工作中的权利以及责任落实到个人，防止在发生问题时出现相互推诿的情况，并且能够有效保障档案管理工作能够得到全面落实，防止工作出现遗漏。在档案管理权责划分上，需要结合档案管理工作人员特点，以及岗位特征，通过科学的考核保障档案管理工作人员与岗位的适应性。如档案管理信息化建设背景下，档案出入库管理人员应具备灵活操作相关系统的技能，掌握计算机相关技术，保障信息化优势能够得到充分发挥。而对于纸质档案归档的工作人员，需要具备细心、耐心等品质，能够将补充的纸质资料及时正确的归档。在岗位分配上需要防止权责交叉造成工作内容划分不明确情况的发生[2]。

（四）完善绩效考核制度，激发管理人员工作活力

优化档案管理工作人员绩效考核制度，能够有效提升档案管理工作人员的工作热情。在以往的绩效考核制度中，相同部门的不同工作内容往往采用统一的考核办法，造成绩效考核办法存在一定的不合理性，要完善绩效考核制度，需要采用精准考核办法，结合不同岗位的特点采用不同的绩效考核方式，合理采用KPI、OKR、BSC等考核办法，充分发挥不同绩效考核办法的优势，合理对档案管理工作人员的工作情况进行评估，提升档案管理人员对绩效考核制度的满意度。并且可以建立奖励机制与绩效考核发挥协同作用，鼓励档案管理工作人员进一步提升工作效率，激发管理人员的工作活力，促进档案管理工作人员在自身的岗位上不断成长[3]。

结语

通过建立健全档案管理制度，档案取阅流程化、加强现代化建设，实现系统化管理、做好档案管理工作人员之间的权责划分，确保分工明确、完善绩效考核制度，激发管理人员工作活力等一系列办法能够有效实现档案管理的优化，提升档案管理效率，充分发挥档案管理部门的功能，保障学校其他相关工作更为高效的开展。

参考文献

[1]胡莹，刘大巧. 基于"双一流"建设的高校档案工作优化若干思考[J]. 档案管理，2020，000（002）：47-50.

[2]陈宝锋. 如何加强学校档案收集与整理工作的思考[J]. 科技资讯，2020，v.18;No.577（04）：205-206.

[3]汪军. 学校人事档案管理模式优化思考[J]. 科教导刊-电子版（中旬），2019，000（006）：75.

作者简介

付良英（1982.07--）;性别：女，民族：汉，籍贯：四川省简阳人，学历：本科;现有职称：助理馆员;研究方向：档案。