数字化校园背景下高校档案管理模式研究

2021-12-02付云金

电子元器件与信息技术 2021年10期

付云金

（济宁学院，山东济宁 272000）

0 前言

近年来，数字化在整个高校的校园建设中，有了具体明确的要求，而且要求也越来越高，所以近几年针对高校数字化校园建设政府投入资金不断加大。为了更好地顺应现行法规和高校发展趋势，应加大对档案数据存储信息化建设的重视程度，不断提高档案存储服务质量，利用智能化、数字化的管理技术进行信息分析，并且能够随时的存储数据信息，这样就可以提高高校档案文件的信息使用效率，根据目前高校数字化建设的基本现状，针对提高高校中档案管理以及数据存储的数字化建设是各个学校档案管理部门的焦点问题，也是短期内亟待解决的问题[1]。

1 现如今我国高校文件存储面临的问题

1.1 高校管理人员对档案管理的理解有待提高

高校档案管理工作是一个比较繁琐的工作，主要表现出来的特性是服务型、纪实型，同时也需要管理人员有较强的耐心、业务性也是要比较强的。殊不知，很多档案工作者在工作中不太注意自身工作的不足，现在的很多高校档案管理工作者，他们只是将日常的工作形式变为口头形式，不关注档案归档的重要性，档案管理在高校中有他非常重要的地位，它关系着高校的发展，展示着高校详细信息以及资料、高校学生的相关资料，如果管理不当，就容易对高校的发展造成非常不利的影响。档案管理工作者往往忽视档案管理工作的根本目标，同时现在很多高校中也没有智能化管理体系，仍然选择纸质文件存储方式，结果，档案存储方式摆脱了时代和学院的发展趋势。

1.2 高校档案管理系统需要更加完善

一些高校在档案管理层面缺乏完善的管理机制，导致档案管理工作缺乏依据，影响档案管理工作的规范化。造成这一问题的主要原因是高校档案管理的投入还不到位，管理人员没有高度重视这一情况。一些工作人员忽视了信息管理的进展，也有高校没有及时对接，造成高校档案的一致性和统一性以及技术维护工作的缺失，影响档案的有效性，阻碍了档案资料的发展。可见，高校要跟随时代的发展来改变档案的管理机制。

1.3 服务项目技术性有待提高

在现代社会经济发展的今天，信息技术促进了经济的发展，也同时在方便着人们的生活，高校同样也不能忽视信息技术在日常工作中的重要性[2-3]。高校档案管理系统推动了整个管理信息设备的逐步完善，以及推动了信息管理工作的实效性。高校建设数字化校园的大背景下，传统的档案管理方法已经不再适用于高校的日常管理生活，数字化档案管理在目前整个高校档案管理中有比较重要的地位。针对目前高校档案管理工作的现状，高校完成了数字化管理设施和办公用品的建设，在档案管理登记上开始使用信息化技术，但是在信息资源共享上依然不是非常的完善。高校档案管理工作在用人机制上可以采用更加先进的管理方法，这样能够有效的降低工作人员的工作压力和工作量，而且能够提高档案管理工作的质量和效率，传统的的人力资源管理方式只会影响工作效率，也会对工作人员的压力有所增加，不利于工作人员工作的积极性。

1.4 高校档案管理人员综合素质有待提高

一般而言，高校档案管理工作者人员的综合能力，对整个档案管理有非常重要的影响，档案管理工作者能力不足的情况下，没有办法及时掌握管理的知识，这样也就没有办法掌握信息管理技术和他的操作方法，没有办法实现数字化、信息化管理体系。所以高校档案管理信息化建设一定要创新和培养从业人员的综合素质，拓展高校管理人员的信息技术水平，让他们灵活的运用信息化管理技术，培养一支高素质的管理队伍。

2 数字化校园的建设加快了高校档案系统管理办法的进程

数字化校园建设是需要依托于互联网技术发展的，所以在当前整个高校信息化应用过程，也推动了我国互联网技术的发展，同时，也让整个高校的管理模式和课堂教学模式更加的创新，进一步的完善了高校管理效率。高校档案作为高校管理中的非常重要的组成部分，也受到了信息网络技术的推动，完善了高校档案管理的机制。

2.1 数字化校园基础建设提升高校档案存储效率

在数字化校园建设的背景下，高校信息管理技术在稳步的推进过程中，而档案管理同样也是不例外的，在整个互联网技术的应用下，高校档案管理工作的效率得到了有序的提升。一方面，传统的手动管理方式是需要管理人员手动记录，而且针对一些档案数量太多的情况下，就会浪费大量的时间和劳动力，极大地降低了高校管理的工作效率。

2.2 数字化校园建设推动高校档案工作发展

档案管理是高校管理的重要组成部分，数字化校园的建设最终将从根本上推动高校档案资料信息化管理的发展。一方面，在数字化校园建设的基础上，各单位之间可以互通信息，增进企业间的交流，实现资源共享效益最大化。对于各企业必须归档的档案资料，企业可以为其制定手机设置方法，对档案存储进行智能化、信息化管理[4]。将档案信息管理系统和学校办公协同系统软件接入互联网，在高校管理档案信息资源和管理方式上，管理人也要实现信息互相，另一方面数字化校园的建设，在高校内一定要引入一些高质量的信息化设备，这批设备是高校信息化阿华档案管理最重要的基础条件，而且数字化校园建设也推动了高校档案管理的工作发展。

3 数字化校园环境下高校档案存储方式的选择

信息化校园建设过程中，一些高校没有建立档案管理的模式，也没有建立档案管理标准和条件，所以在档案管理上是存在着一些缺失，容易造成档案不完全的问题。高校档案管理方法落后，没有办法与其他部门进行衔接，这就很难推动档案管理工作的发展，也不利于解决，在数字化校园建设背景下，完善档案管理状中存在的问题，作者根据此提出了解决方法。

3.1 文件生成机构管理方式

这类方法是指将学生的档案资料转化为组织存储，转化为包含高校各院系的组织。这就要求各单位也建立相应的档案存储机构，并遵循现行标准。根据相关法律法规，制定相应的档案数据存储方式。它有收集、整理、储存和销毁档案资料的权利和义务。此类档案资料的信息内容无需传输至档案数据存储机构，这种管理模式明确地对高校院系提出了更高的要求。

3.2 档案管理机构存储方式

这种方法是指高等教育机构对各学院的文件进行审查和筛选，对高等教育机构档案进行收集、整理、分类、存储和归档。符合相关标准的文件将存储在档案存储机构的数据库查询中。一般情况下，高校都会有技术专业的档案保管机构承担高校的档案保管工作，并在档案企业领导干部的上级领导的具体指导下，制定档案保管办法及相关规定[5]。

4 数字化校园标准下改进高校文件存储方式的有效预防措施

4.1 强化文件存储理念

策划校园档案信息建设，需要搭建一个优秀的服务平台来更好地实现档案存储的目标，在这个过程中，管理人员的素质是档案管理中非常重要的部分，提升档案管理人员的素质，能够有效的达到事半功倍的效果。所以在高校中要完善档案信息化建设，一定要明确整个管理制度和有计划、有目标的去推动档案信息化建设，落实有关的管理和规定，形成一个整合性的概念。多元化的信息化建设道路，让整个信息化管理技术更加强，也进一步完善了了高校档案管理的水平。

4.2 完善档案管理系统

一是结合高校档案管理现状，建立健全档案管理互联网，提高档案管理方式与企业的协作水平，建立多种管理方式的企业岗位职责，梳理高等学校档案资料的存放流程的重点要点和难点；二是制定完善的档案保管管理制度，严格遵守收藏、保管、开发设计、数据分析等环节的管理规定。全体人员要努力按照档案保管规章制度落实工作，推动档案保管工作规范发展。

4.3 高校抓好档案管理的基础设施建设

高校建设信息化校园背景下，高校基础设施是校园档案管理最重要的保障，优良的硬件条件，能够加快档案存储信息化的进程，所以高校首先要给档案管理系统配备完善的信息化、设备以及系统软件，将信息化管理技术纳入整个高校基础设施项目中的重点统筹，确保整个高校信息化项目系统完备。档案管理智能化发展，要严格按照我国的相关规定、标准来进行实施，结合高校自身的管理规定，选择合适的方法和设备来完善档案管理信息检索系统，实现资源的共享性，这样给师生提供了一定的方便，也推动了高校档案管理信息化逐步完善。

4.4 高校加强档案管理人才建设

档案管理过程中，人才建设是档案管理信息化加强的有效途径，同时，也是目前高校档案管理中一个比较重要的问题，高校在人才建设上一定要有前瞻性和先进性，塑造智慧型校园的未来发展，也要适应自己的发展趋势，并通过引进先进的人才和技术，与相关的从业者进行交流，吸取他人优秀的工作经验，弥补自己的不足，在档案管理方面越来越强大。