大数据时代下高校科技档案资源信息化建设研究

2021-12-02张悦

电子元器件与信息技术 2021年9期

张悦

（吉林建筑科技学院，吉林长春 130000）

0 引言

高校的第二生命线，科学研究一直是高校的基本职能之一。尤其是近年来，高等教育开始走向大众化，各高校如雨后春笋一般蓬勃发展。在这种情况下，高校的科研任务也开始越来越艰巨，与此同时，随之而产生的科技档案也日渐丰富。在互联网和信息化技术蓬勃发展的今天，如何提升高校科技档案资源的信息化建设水平，增加高校科技档案的利用价值，依托档案管理手段实现科技档案的信息化存储和记忆功能，为科技研究提供服务，与此同时推进科技档案的共享，具有重要意义。

1 高校科技档案的重要性探析

1.1 高校科技档案是重要的学术与技术的具体体现

作为记录、反映高校的基本建设信息、科学研究以及各项生产活动的重要媒介，高校科技档案具备重要的存储、保存、记录等重要功能。高校科技档案是高校科学研究活动的重要信息源头，在推动高校的科研发展中发挥着不可替代的作用。随着经济社会的快速发展，以及经济全球化的加剧，学术和技术已经成为一个国家和地区、一个民族最重要的竞争力，因此，可以说，高校的科研工作是国家跻身大国行列的重要基础和手段，而在科研工作过程中形成的科技档案，担负着记载科研过程的技术资料，以及科研成果的重要使命，其重要性是显著的。

1.2 高校科技档案是科研过程的完整性、系统性呈现

作为科研的重要环节，科技档案是记录科研的全过程的最全面、最系统、最客观的原始资料，见证了一个项目从立项到成果展示的每一个阶段。因为这些资料的原始性、真实性，是可以准确客观地展现科研每一个环节的，呈现出了完整性与系统性。基于这一特点，高校科技档案还可以成为相关联的科研项目的资料库和参照标，可以为有关的科技研究提供思路和方法，为科研事业的发展提供保证[1]。

2 高校科技档案资源信息化建设存在的相关问题

2.1 数字档案资源建设具有落后性

进行高校科技档案资源的信息化建设，做好数字档案的资源建设是重中之重。数字档案资源的来源主要有三个方面的渠道。首先是传统档案的数字化。即通过扫描、拍摄等方式将传统的纸质档案、胶片、音像制品等转化为数字信号档案，这是高校科技档案实现信息化建设的必要环节，是建立目录数据库和丰富馆藏资源的需要和必然要求。其次是电子文件和电子档案的接收和归档。这部分是信息化建设工作中占比最大的一部分工作，也是数字化档案的主要来源。最后是针对一些重要的数字化信息资源进行采集和搜集。这主要是指采集搜集一些可以反应历史社会变化，对丰富馆藏资源具有重要意义的信息。从当前来看，各高校对于科技档案数字化建设的关注和重视程度不够，也总结不出关于科技档案信息化建设的先进经验及做法，体现出各高校科技档案资源建设方面针对数字化的重视程度不够[2]。

2.2 软件系统功能单一

大数据时代下，高校科技档案资源的信息化建设需要依靠计算机软件来完成。但从当前高校科技档案资源的信息化程度来说，档案的数据化、电子化、无纸化、网络化程度并不高，许多高校的科技档案的信息化仅仅局限于将电子资料进行目录整理录入、检索和材料归档。随着当前网络的迅猛发展，许多高校也在探寻创建自己的档案信心化管理平台的路径，有些高校依托校园网进行了档案网络管理系统，但因为缺乏相应的技术支持，系统都体现出操作简单、功能单一的情况，因此只能作为学校档案工作的宣传媒介使用，对于档案在线的归档、检索、查询等基本功能的实现还有一段距离。

2.3 硬件设施落后，管理欠缺

硬件设施的建设是高校科技档案信息化建设的源头和基础，它主要包括服务器、网络、存储设备等。而高校能够应用于档案管理工作的专项资金缺乏，导致的硬件设施投入力度不够和现有基础设施管理、维护、保养不足等问题突出。目前，虽然多数高等院校相继进行了现代办公设备的投入和建设，局域网络建设也已初步发挥作用，但因为资金投入的欠缺，导致各高校的档案信息化建设水平较合格水平还有很长的一段距离。信息化建设设施的落后，直接导致科技档案管理与查询检索等各种服务需求无法被满足。另外，有一些高校还存在着重硬件投入，聘请管护保养的问题，投入了大量的资金进行科技档案资源的信息化基础设备的投入，但却因为后期管护维修等的不及时，导致基础设备的投入没有发挥出应有的效用。

2.4 保障体系建设不完善

各高校科技档案资源信息化建设之后，缺乏科学完备的保障体系也是主要原因之一。保障体系主要包括法规、制度、计划、人才队伍、安全体系等。而在当前各高校的档案资源信息化建设中，保障体系的不完善主要表现在以下几个方面：首先，没有行之有效的标准和制度。各高校科技档案管理部门对档案管理的相关制度法规、业务流程等了解不够透彻，与档案部门又缺乏良性的互动协调，导致学校科技档案标准化和规划范水平还处在初级阶段，发展不健全。其次，专业人才少，工作人员普遍欠缺专业知识。高校专业的档案管理人才缺乏，仅有的数量不多的专业人才在工作岗位中也受重视程度不够，有的高校甚至没有配备专业的档案管理人员。另外，档案管理人员对档案管理知识接受程度慢，网络应用技能水平以及资源等的处理能力远远达不到对高校科技档案信息化建设的相关要求。第三，网络安全性能差。网络的开放性特征对于档案管理工作是一把双刃剑，既加强了档案部门与其他部门的联系和沟通，但也相应的引入了病毒、木马、黑客等网络隐患。这也是很多高校校园网建设规划中没将档案部门纳入其中的重要原因之一。

3 大数据时代下高校科技档案资源信息化建设的策略探讨

3.1 针对高校科技档案进行信息化的数据整合

进行高校科技档案信息化整合，是推进高校科技档案资源综合优化配置的必要途径，是加快信息化建设进程的必然要求。所谓档案的信息化数据整合，就是指根据用户的应用需求，依据档案数据资源的特征，借助先进的数据整合技术，按照相应原则，进行档案数据信息的优化集成，从而使高校科技档案呈现出一体性、实用性、连续性的资源整合。

推进高校科技档案资源信息化的数据整合，具体来说，首先要依据用户的使用需求特点，将档案资源的整合重心由丰富馆藏资源向提升高校科技档案资源的服务性功能上转变。整合过程中，尝试进行档案信息服务能力的改革，探索个性化服务和定制服务的新模式，提升高校科技档案信息资源的利用率，并提高服务质量和服务效率。其次，依托数据资源整合，进行科技档案资源信息的分类数据库建设，构建优质档案数据库集合以及专研专题数据库等，以此提升数据库信息检索的准确性和有效性，提升数据资源的使用效率。第三，通过目前新兴的技术手段，进行高校档案资源数据库使用模式的深度开发，为用户提供在线查询等服务。在此基础上，用户可以突破过去档案馆的空间、时间限制，利用现在通讯设备的移动终端随时随地接收自己需要的信息，以便提升资源的利用价值，提供更加精准、个性化的服务。

3.2 探索高校科技档案的资源共享路径

在大数据时代下，在资源进行整合的基础上，共享机制的建立是高校科技档案资源信息化建设的另一个重要方面。基于数据整合的基础，对高校科技档案资源进行信息化共享，将传统的纸质、图片等馆藏资源通过扫描等技术手段转化为数字化资源，以便在网络中进行传输，这样就可以实现在网络环境中的共享共用。进行高校科技档案的信息化资源共享，首先要建立各自的馆藏科技档案共享模式。这就要求高校档案管理及工作人员转变思路、革新方法，构建全新的馆藏资源管理理念，实现资源整合与共享。通过对馆藏资源进行整合、统计、采集、传输等，建立起高校间的、高校与社会间的资源共享平台。其次，在进行馆藏资源向数字化资源转化的基础上，搭建科技档案资源的共享平台。在对高校科技档案资源进行加工、处理的基础上，构建科学高效的数字化科技信息资源的共享平台，使科技档案信息在为本校师生服务的基础上，向外延伸至为其他网络用户提供信息服务。这样就能实现档案信息资源不再只局限于狭小的空间与特定的时间内，可以为用户提供不同层次、不同维度的信息资源共享服务[3]。

3.3 探索高校科技档案资源信息化高效管理模式

高校科技档案资源的信息化管理是确保重要科技档案安全、准确、高效的必要手段。推进高校科技档案资源信息化管理，首先要革新高校档案管理的思维和模式。要认识到科技档案的重要性，是反应一所学校科研过程、取得的成果以及发展方向的重要手段，就其具有的价值而言，它不是一所高校的私有财产，而是整个国家和社会的重要财富。因此，要转变高校科技档案管理的理念，将被动管理转变为主动管理，依托用户对资源的需求性，提升科技档案管理的科学性、效率性。其次，探索建立高校科技档案用户反馈平台。在高校科技档案信息化管理方面，要依托用户对资源的需求和满意度，实现对资源的科学管理。根据用户的实际需求的不同特征和形式，制定科技档案资源建设的实际任务，同时实现资源的针对性输出。将高校科技档案信息化管理面向社会，广泛围绕用户的需求展开管理，同时收集、获取用户使用过程中的反馈信息，并进行全面系统的加工处理，从而提高高校科技档案信息化建设的针对性和实效性[4]。