档案管理基础工作在现代化档案管理中的作用探究实践

2021-12-01李晓泉

大众投资指南 2021年5期

李晓泉

（山东省东营市东营区档案馆，山东东营 257000）

档案是企事业单位、社会组织在从事各种社会活动、各项业务活动时所形成的具有保存价值的历史记录。近几年来，随着经济、社会的发展和进步，档案的数量、档案的种类在迅速增长；人们对档案的利用也变得越来越频繁。采用传统的管理方式开展档案管理，已经很难做好当今的档案工作。因此，我们需要主动推进现代化档案管理。在推进现代现代化档案管理的过程中，又需要充分发挥档案管理基础工作的作用。

一、档案管理基础工作的重要性

档案管理基础工作的内容，包括收集纸质文件、制作档案、档案立宗、档案分类、档案上架、档案查询、档案检索，等等。档案管理基础工作是开展各项档案工作的前提条件。在这里，需要着重强调的是：就当前的实际情况来看，档案管理基础工作主要是处理纸质文件、制作并管理纸质文书档案。

目前，国内各个单位在业务活动中产生的文件仍以纸质文件为主，而且，这种情况在今后很长一段时间也不会发生大的改变[1]。这意味着，虽然现在各个单位都在大力推进现代化档案管理，但现代化档案管理的基础仍然是传统的纸质文书档案。从这个角度来看，档案管理基础工作，是现代化档案管理的起始环节。——必须进一步做好档案管理基础工作，才能扎实推进现代化档案管理。

二、档案管理基础工作在现代管理中的作用

（一）做好档案管理工作才能促进提高档案管理的标准化

现代化档案管理，是在科学的思想指导下，运用现代化的方法、现代化的技术手段，对档案工作开展的综合性、高效率管理。开展现代化档案管理，需要构建信息化档案管理系统，利用人工智能技术、大数据技术、云计算技术、信息技术，对纷繁复杂的各类档案实行标准化管理。——但令人遗憾的是：尽管现在人工智能技术、大数据技术、云计算技术、信息技术发展迅速，但这些先进技术都不能自行识别各类原始纸质文书档案，不能对各类原始纸质文书档案进行标准化分类。

从这个角度来看，人工智能技术、大数据技术、云计算技术、信息技术并不是万能的[2]。因此，在现实条件下，档案管理员必须积极做好档案管理工作，档案管理员必须严格遵循本单位档案分类的标准，主动对各类原始纸质文书档案进行标准化分类；而后，再将各类原始纸质文书档案的信息输入信息化档案管理系统。只有这样，信息化档案管理系统才能充分发挥作用，才能对各类档案进行规范化、标准化管理。

（二）做好档案管理基础工作才能够去除杂劣

每个单位的每个部门、每个科室，在每天的日常工作中都会产生大量文件、票据、凭证，这些文件中，包含有大量重复性的文件，以及缺乏保存价值的文件。一些单位的档案管理员在工作时又过于谨慎，将各个科室产生的全部文件统统收集起来，制作成档案。这就导致档案中包含有大量杂件（甚至包含有废件），这就会降低档案质量；最终形成大量杂劣档案。

杂劣档案的体积较大，大量杂劣档案堆积起来，需要占用档案室的较大空间；杂劣档案中的内容杂乱无章，头绪芜杂，检索起来非常不便[3]。——更糟糕的是：信息化档案管理系统无法自动识别、自动评估档案的质量；无法评估档案的实际价值。

因此，档案管理员必须充分发挥自己的主观能动性，必须根据自己的档案工作经验，开动大脑，仔细观察、分析每一份原始纸质文书档案，剔除掉每一份原始纸质文书档案中的杂劣内容；剔除掉杂劣档案。只有这样，才能提升档案的价值和质量，才能方便信息化档案管理系统正常运行。

（三）做好档案管理基础工作才能促进档案规范化

各个单位的各个部门、各个科室的工作人员每天都有自己的各项工作，他们的工作非常紧张，许多工作人员在移交档案资料时，常常不能按时移交。还有许多工作人员不熟悉档案移交的相关规定，没有完整移交全部档案资料；这就造成许多纸质文书档案不规范、不齐全（一些纸质文书档案的卷宗甚至缺少原始资料）；这就给纸质文书档案的规范化管理造成了不小的困难，也给信息化档案管理系统带来了较大的困难。

为了让信息化档案管理系统更好地发挥作用，档案管理员必须主动做好档案管理的基础工作。档案管理员必须主动与本单位各个部门、各个科室的主要工作人员保持密切的双向交流，督促大家积极配合档案工作，及时、完整地移交档案资料。这样，才能促进档案管理规范化。

（四）做好档案管理基础工作才能确保准确的检索档案

信息化档案管理系统需要根据系统设定的各个关键词、各个主题，才能准确、快速的检索档案。——因此，档案管理员需要对纸质文书档案进行系统性的归纳、整理、分类，档案管理员需要运用抽象思维，寻找出档案内容中的重点，从档案内容中精选出关键词、主题；并将这些关键词、主题输入信息化档案管理系统。这样，就可以极大地提升信息化档案管理的效率。