对中小企业采购内部控制的探讨

刘艳华

（株洲手之声信息科技有限公司，湖南 株洲 412007）

在中小企业生产经营过程中最为重要的一个环节就是采购，再加上采购业务涉及的范围比较广，工作量大，控制起来有一定的难度。如果不能合理地控制采购的成本，将会对企业的发展造成一定的威胁。基于此，有必要重视对采购成本的控制，要将内部控制体系融入采购成本控制，并不断完善控制的措施，确保中小企业的生产经营活动能够正常进行。

一、中小企业实施采购控制的重要作用

首先，能够节省成本开支，提高中小企业的经济收益。在中小企业的生产经营过程中，采购是必不可少的一个环节，并且占企业支出的比重往往很大，可以说，采购成本的高低直接关系到企业的利润和生存，因此，企业有必要采取相应内控措施防范其舞弊和风险，采购人员在按照单位制度的基础上来进行采购议价，以此来降低成本。同时，由于受到市场环境的影响，在激烈的市场竞争中，中小企业如果没有控制好采购成本，就会对企业自身发展带来负面影响。基于此，有必要实施采购控制工作，规范采购的流程，将采购控制的作用发挥出来。相关部门需要对采购的内容进行严格的复核，及时发现其中不规范的地方，确保能够将采购成本控制在合理的范围内。

其次，能够避免腐败问题的发生。在采购的过程中都是通过货币支付的，如果没有严格的内控制度来进行防范，在大量的资金往来中很容易发生腐败的问题，致使采购不公开、不透明[1]。对采购进行控制能够促使采购信息变得更加的透明化和公开化，能够在一定程度上避免腐败的发生。最关键的是，对此进行控制，能够及时发现日常采购管理中存在的问题，在此基础上找到解决的办法，确保中小企业的管理更加的规范化，促进企业获得更进一步的发展。

二、优化中小企业采购控制的措施

（一）加强控制意识，提高采购人员的素质

首先，加强控制意识。要确保采购的内控制措施能够顺利实施，就需要有采购的内部控制意识。从现状来看，企业的采购人员往往具有丰富的采购知识和采购经验，但却缺乏内部控制的意识，并且中小企业也没有将内部控制培训作为重点内容，在一定程度上忽视了内控意识的培养。此外，在实践操作中没有将内控制度落到实处，通常都是走过场，过于形式化，这样不仅会在一定程度上阻碍采购内部控制的有效实施，更为关键的是还会加大采购成本，给企业的发展带来风险[2]。还有些采购人员由于经验不足，在采购时询价技巧有问题，会加大采购的成本，致使采购环节一直处于被动的状态，对中小企业的发展产生了不良的影响。由此可见，加强采购控制意识迫在眉睫，应该引起中小企业管理层重视。中小企业的管理人员应该重视与采购部门加强沟通，以此来确保内部控制措施能够在采购中落实好。在对采购人员进行培训的过程中，应该将有关内部控制的相关知识融入进去，要不断地培养采购人员的内控意识，确保在采购流程中严格地遵循内部控制理念[3]。如果在条件允许的情况下，可以逐步扩大培训的内容和人员范围，致力于不断地提升整个企业的采购管理水平，构建完善的内控体系，帮助中小企业更好地去完成内部的深化改革。

其次，提升采购人员的综合素质。采购人员水平的高低直接关系到采购货物的质量，因此，应该不断地强化采购人员的素质。企业应该加大对采购人员的培训，不仅需要重视相关技能的培训，而且还需要重视对谈判技巧的培训。同时，应该加强与其他部门的交流与合作，紧密的将技术部门、生产部门与采购部门联系在一起。如果需要采购专业性很强的物品，就需要让其他专业人士加入进来，共同去完成采购任务。

（二）对采购制度进行规范

为了对采购的流程进行规范，就有必要建立完善的采购制度，依据企业的发展实际情况来构建相应的组织架构，在对岗位职责进行明确的同时，用规范的流程来完善内部控制制度，以此来降低采购的风险。首先，应该实施采购岗位轮换制。在采购的过程中采购人员需要定期轮换，并且还需要建立独立的稽核制度。同时，要完善绩效考核制度，以此来更好地监督和管理采购人员，为了提升采购人员的积极性，需要明确奖惩制度。其次，需要设立验收机构。为了对采购物资的质量进行控制，有必要设立专业的验收机构或人员，确保各项物资都能符合要求。不仅需要出具采购的验收报告，在必要的情况下需要通过专业的检测人员来对购买的物资进行检测。对于付款制度也需要完善，依据企业自身情况来建立相应的付款流程，在付款的过程中要严格按照付款流程执行[4]。需要特别注意的是，企业可以直接与供货商进行交易，这样就能避免中间商，在一定程度上能够节省流通成本，降低采购的风险。最好是能够与供应商建立良好的战略关系，这样不仅能够确保供货渠道畅通，而且能够将采购成本控制在合理范围内，有利于企业的长远发展。

（三）加大对采购业务的监督力度

为了加大对采购业务的监督力度，需要建立独立的采购部门，对该部门的职责进行明确，要将责任到人，确保每位员工都对自身的职责掌握清楚，以此来更好地完成采购业务流程的控制工作。要对工作人员的职责和权限进行明确，并且岗位分工要明确。这样就能够在发生问题时及时的追责，避免出现相互推卸责任的情况。在分工的时候要依照不相容岗位职责相互分离的原则进行，这是从职权分配的角度来考虑的，这样就能够对权利进行合理的分配，将每个岗位的权利效用发挥出来，更好地去完成采购业务的监督工作。切记，采购内控制度并不是一成不变的，需要依据实际情况适当的进行调整。如果只按照现有的制度去执行，在监督的过程中不懂得变通，没有依据实际情况进行改进，如果长期这样下去，内控制度就失去原有的作用，管理的效果就会不明显。因此，在实践中不断地去完善内控制度，总结工作经验，在此基础上来进行修订。

（四）执行好采购预算

在采购成本控制中最关键的一个点就是价格，只有将价格控制在合适的范围内，才能提升控制的效果。部分中小企业在采购的过程中由于控制不严格，经常会出现数量以及价格超出预计的情况，并且不能与供应商建立长期的合作关系。针对这种情况，就需要重视采购预算工作，加强对采购预算的管理，避免出现徇私舞弊的情况。在预算管理上不能只停留在表面，要将预算编制以及执行落到实处。在正式采购前需要制定出有效的采购计划，在制定计划时企业的所有部门都应该参与进来，编制科学、合理的预算执行方案，在采购的过程中一定要依照预算方案执行。还需要注意的是，对供应商的管理也应该严格，每年应该进行一次评级，淘汰不合格的供应商，要选择综合评价比较高的供应商。

（五）运用好现代采购的方式

随着时代的不断发展与进步，各种高科技技术应运而生，并被广泛地应用在各个领域中，并取得了不错的成效。中小企业在开展采购控制工作时，应该结合时代发展的特征，引入先进的互联网技术。目前，网上采购的方式被很多中小企业利用，这种方式在一定程度上拓展了采购的途径和渠道，能够弥补传统采购的不足之处。中小企业应该去适应这种改变，依据自身的情况，对网上采购模式进行优化，以期能够在提高采购效率的同时，能够提升采购的质量。在具体采购时要善于借助联合采购的平台，并且要利用好第三方采购的模式，希望能够将采购的成本降低。现代化采购方式最明显的优势就是程序公开化、透明化，由库存而采购转变为订单而采购，集小单为大单，批量采购，增强采购谈判实力[5]。

三、结束语

综上所述，做好采购控制工作对于中小企业的发展来说意义重大，应该在实践中不断优化控制的措施，首先要强化采购控制的意识，提升采购人员的综合素养；其次对采购的内控制度进行合理的规范，并且要加强对采购业务的监督；最后，在执行好采购预算管理工作的同时，应该改进采购的方式，不断地引入先进的采购方式，以此方能发挥出采购控制工作的真正作用，更好地服务于中小企业的发展。