现代信息化技术手段在办公室档案管理中的有效应用

肖春霞 刘英姿

（湖南省怀化学院，湖南 怀化 418000）

现在信息技术大大促进了办公室档案管理工作的高效工作，它也是社会发展必须的新去向。本文就对于现代新化技术手段的优点，对办公室档案管理的高效能意义，以及办公室档案所存在的问题，提出相关解决措施。

一、办公室档案管理工作使用现代化信息技术的意义

社会经济迅速发展，对于现代办公方式也提出更高要求，因此办公室档案管理工作方式必须推陈出新，迎合时代发展，将传统办公理念转化到现代信息技术为主的数字信息技术管理方式中去，用高科技手段建立新档案管理工作之中。运用信息技术管理档案工作，它大大节约企业等事业单位档案办公室的办公时间，其高效能、低成本的运作方式管理办公室档案，进而减少犯错成本、错误成本，促进工作高效顺利进行。

二、现代信息技术管理公室档案的特点

办公室档案信息化被分为几个特点，但最基本的关于大多是对于一定的法律政策，因而必须稳固其发展。办公室档案信息管理化的特点，大多是由实物整体运行转向技术管理。如果按照传统管理方式，那么必定是需要高成本的人力物力投资，当使用现代信息技术方式去管理电信息档案，不仅促进办公室档案信息的严密性，并且促成其网络的连接性，为国家乃至企业省去成本，提高国家企业的工作效率以及工作质量，将节约成本的投其更加需要的方面。最终推动国家的可持续创新发展。

三、现代办公室档案管理工作中存在的主要问题

（一）办公室档案管理存在相对的安全隐患

当今的时代是信息技术发达、互联网联通世界的时代。现在电脑技术加强，有各种黑客出现在网站盗取档案机密。因此，办公室档案是公司重要的储存文件的单的位，特别是其中包括企业机密文件，如果经历由这些黑客或者是互联网高超技术的人盗取，那么就会带来巨大损失。再加上大多办公室档案的管理者并没有强烈的保护意识，而且档案工作是非常复杂的，人们也会有不留心马虎的时候，因此比较容易造成档案信息泄露。

（二）办公室档案管理机构并不完善

档案管理工作任务量巨大，非常繁杂，需要大量的时间投入之中。并且加上现在人流物力信息更新速度很快，需要大量去整理规划投入时间，这项工作需要配备相应的办公设施，但是目前很多办公室并没有相应基础设施去管理投入支持工作。因此，办公条件及其不符合现在办公室档案信息管理工作发展，最容易造成档案信息工作泄露、遗失等现象，进而严重影响企业等事业单位高效运行。

四、现代办公室档案管理工作的创新方法

（一）增强对信息技术的应用，提升防范意识

首先，办公室档案工作人员要严格遵守职业素养，严格要求自我，树立正确的保护档案意识观念，重视档案工作管理，明白档案工作重要性；其次，档案管理工作者要制定相关工作规则、安全措施来确定档案的安全性，不能再照搬过去传统方法去保护档案，丢弃传统保护档案措施方法，使用现代信息技术接入保护档案工作之中；最后，应该做好相应的应对措施，抱着防患于未然的意识，大大利用现代科学技术，来提升对办公室档案信息管理的严密性，进而阻止档案造成信息外泄，给企业等办公单位制造麻烦。

（二）构建办公室档案管理体系

如何加强，办公室档案信息的安全是一个企业和国家的重中之重。因此，办公室档案工作必要借助现代化的发展构建相关管理体系、规章制度促进档案管理工作高效进行。在构建管理体系之中，制定相关法管理制度，规章制度是守为重要的。实践是追求真理的一项重要方式。在制定管理体系体制时，防止其表面形式忽略了管理的本质，要将它放入工作体系之中，去探索发现其是否符合单位企业发展，进而开展有效解决措施。要将管理档案工作放入这些体系之中，首先去实践，在实践的基础上创新发展，管理者应该更加有强力去约束下层管理工作者的工作行为，进而保证管理工作高效运行。

（三）加大对档案办公室的经济投入，完善档案基础设施

由上文可知，为何现代的办公室信息档案管理工作大部分被泄露，部分原因是档案管理工作的工作设施相对较弱，大部分工作办公室其基础设施、物质设施工作是并不完善的，进而大大地削弱了办公室的工作效率以及工作质量。管理工作单位和企业投入相应资本到档案办公室之中，加强办公室人力、物力、物力的基础设施，提高办公室工作效率以及工作质量。因此，管理者和公司企业单位应该大量引进培养专门的档案管理者，改善管理系统，改善旧管理设备，使用新信息化技术高效化的优秀设备，提高工作的质量。

五、结束语

在飞速发展的21新世纪，对办公室信息档案工作管理要求越来越高。因此，信息化手段变成了办公室档案不可缺的依托。办公室档案的工作者要增强自我职业素养和防范意识，加强对高潮信息技术的技术应用，构建完善的办公室档案体系，同时也要加强对办公室经济的经济投入，完善办公室档案的基础设施，提高办公室管理者的工作质量以及工作效率，进而促进办公室档案飞速前进。