简述数据挖掘技术在档案管理中的应用

孙景波

摘要：随着科学技术的不断发展，人们越来越认识到快速进步的计算机网络与信息技术给人们生活带来的便捷，为了实现在档案管理中应用现代化信息技术，数据挖掘技术逐渐走入人们的视野。本文主要阐述了数据挖掘技术的相关概论，并介绍了数据挖掘技术在档案管理中应用的重要意义，同时探讨了数据挖掘技术在档案管理工作中的应用方向，对加快我国数据挖掘技术与档案管理工作的有效融合具有十分重要的作用。

关键词：数据挖掘技术;档案管理;应用研究

引言

利用现代化信息技术快捷方便的优点，数据挖掘技术在进行档案管理时能够快速准确的完成相关工作。灵活地应用数据挖掘技术可以充分对档案信息进行整理，因而相关领域工作人员必须将如何提高在档案管理工作中数据挖掘技术应用水平作为今后研究的重点内容，通过进一步开发计算机数据挖掘技术的应用，在提高档案管理工作人员的工作效率与工作质量基础上降低其工作负担，使得今后的档案管理工作走向合理化与便捷化。

一、数据挖掘技术的相关概论

数据挖掘技术最主要的特点就是能够实现数据间的对比工作，对其进行分析辨别信息的完整度及清晰度，此外分析的过程中还能够探索数据本身的真实性，一些隐藏在数据内部的价值内容也能够被挖掘出来。这些隐藏在内部的信息能够对决策者产生至关重要的影响，保障准确判断才能够保证信息的分析准确性，挖掘内在隐藏内容。此项技术最主要的功能是实现数据检索，对处理过的数据进行适当加工及管理归纳工作，挖掘技术需要联系各大数据信息库，统一管理计算机，实现智能应用，以数值为表象的处理特点。

根据处理信息内容不同及质量差异两大因素，计算机挖掘技术主要有记叙性及推断型两种应用类型。记叙性技术概括及总结性较强，当使用者输入关键词时能够加速搜索过程、实现定期采集。预知判断型的技术能够分析数据信息，科学管理信息内容，对信息实现二次加工及定期处理。对于数据挖掘技术而言，归纳工作也至关重要，归纳工作开展的顺利程度与数据质量息息相关，同时也影响数据处理效果。

二、数据挖掘技术在档案管理中应用的重要意义

（一）提高档案的使用效率

档案的重要性和应用价值在于存储信息可以为决策者和信息需求者提供服务，而大部分档案信息具有一定的保密要求，不同类别、集体的档案是不可能向全社会进行公开的，档案的保护、管理、查阅都有一定的权限，这就导致档案管理工作和查阅使用之间存在一定的矛盾冲突，引发两方的沟通难题。如果二者沟通不畅，档案查阅的需求和档案管理的调取结果不一定完全对等，就会增大档案管理的工作量，增加管理和查阅两方的沟通次数。而计算机数据挖掘技术则可以通过对档案数据的分类、关联帮助管理者明确查阅者的信息需求，或者构建专门的档案信息供应渠道，减少传统档案查阅中的查询、检索环节，提高档案利用效率，增强档案的信息服务功能。

（二）加强档案的安全性

档案资料记录的信息数据十分重要，有一些还具有一定的历史价值和研究价值。在传统的档案管理工作中，档案多数是纸质资料，经过长时间的管理和使用，纸质档案的寿命会受到很大的影响。档案资料一旦损坏，就会造成严重的后果。而一旦档案资料出现了遗失情况，造成信息的泄露，还会对相关人员的个人隐私造成威胁。应用数据挖掘技术，就可以增强档案信息的保密性，提高档案管理的安全性，从而避免这类事情的发生。

（三）突显档案管理的服务优势

相比較于传统的档案管理方式，计算机数据挖掘技术可以使档案管理沿着智能化、人性化的方向发展。以数据挖掘技术为基本特点的数据挖掘体系可以改善用户的使用体会，以满足人们的真实需要为立足点，进一步提高档案管理的服务特点。在档案管理工作中，应用数据挖掘技术能够以多元用户的具体需求为特征进行相关数据的记录与处理，这样不仅会使得档案各项参数变得个性化，还能够进一步提升大数据的整合效率，提高人们使用时的满意程度。除此之外，由于多元用户的相关需要也是有联系的，而数据挖掘技术恰恰可以分析不同用户之间的共性，因此数据挖掘技术可以为档案管理体系的进一步升级提供根本依据。而且档案管理技术还可以对全网数据进行整合归纳，构建现代化技术大数据网，加强相关工作人员对用户群体的了解，推动档案管理工作的可持续发展。

三、数据挖掘技术在档案管理工作中的应用方向

（一）计算机数据挖掘技术在划分数据中的应用

建立数据仓库后，档案管理人员必须灵活的利用计算机数据挖掘技术对档案进行分类。在分类时，相关人员应该根据工作规范及分类标准合理地对档案的属性进行分离处理，并针对性地采取保管措施，这样才能够使人们使用档案的过程变得方便快捷，令使用者在短时间内就可以在十分复杂的数据仓库内找到自己所需的档案。此外，数据挖掘技术还能够对记录使用者的访问以及使用者的兴趣等并由此为根据对档案进行更加细致的划分，使档案管理以及相关服务的针对性进一步提升，从而提高档案服务的水平。

（二）计算机数据挖掘技术在档案收集中的应用

在档案收集时，应用数据挖掘技术主要是通过现代化信息数据库中的有关描述构建模型，再将数据样本与模型进行比较并找出不同。如果比较后发现样本模型与数据相吻合，就可以按照相同的分类方式对其进行管理。计算机数据挖掘技术在档案收集中的应用需要对信息库进行全面的了解，进而得出更加合理的描述方案。在档案收集过程中，应用数据挖掘技术还能够为后续的档案分类及管理等环节的工作提供保障，实现档案管理定制化作用。

（三）计算机数据挖掘技术在档案保管中的应用

档案保管是档案管理中最为重要的关键环节，其目的就是保证档案信息完整并防止信息的泄露。对于某些企业而言，留住员工最为基本的途径就是保留员工档案信息。在对老员工档案进行管理时，可以对其流失记录进行分析及整合归纳，得出员工流失的具体原因，并由此采取合理的措施预防人才的继续流失，这将有效提升企业的人力资源水平，使得员工对于企业的认同感与满足感不断提升。将计算机数据挖掘技术应用于档案保管，不仅能够提升档案信息的安全性，还能够进一步提升档案管理的工作效率，使企业人力资源管理工作与档案管理工作有效融合，为企业的快速发展提供源源不断的动力。

四、结束语

总而言之，在档案管理工作中应用数据挖掘技术已经取代了传统工作方式成为相关部门档案管理模式的主流。在档案管理工作中灵活地应用数据挖掘技术不仅能够降低工作人员的工作负担，还能够提高其工作效率。所以相关人员必须充分了解数据挖掘技术应用于档案管理工作所发挥的重要作用，不断推动数据挖掘技术在档案管理工作中各个应用方向的发展，完善相关单位档案管理工作体系并促进其可持续发展。

参考文献

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