浅述城建档案管理数字化建设的有效措施

冯绍波

十堰市城建档案和地下管线管理处 湖北 十堰 442000

引言

城建档案的数据信息量持续增长，无疑是增加了城建档案管理难度。为了推动城市化建设，城建档案管理应顺应时代发展，加快数字化建设，提供高水准档案服务。

1 档案数字化建设的优势

1.1 便于档案的收集和管理

档案数字化是利用网络新技术构建起智能化的管理手段，可借助网络对数据进行实时处理、扫描、摄录等操作，可以将不同地点、时间的档案依照内容整理分类，形成专题档案，实现海量信息的集成化。同时，与传统档案相比，数字化的档案信息存储密度更大，可以用更小的空间存储更多的档案信息。

1.2 提高办公效率

在实现档案数字化管理后，只需要在互联网、局域网、计算机网络等网络平台中就可以翻阅。以计算机、电脑工作台为主要办公工具，通过档案编码就能精确查找。这不但节省了大量的时间，也降低了档案管理人员的工作难度。

1.3 提升档案的安全性

通过档案的数字化处理后，原始档案会立卷入柜存放，除了特殊情况需要将档案取出之外，这样就可有效预防部分档案的篡改行为和档案的丢失，使得档案利用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好地保护[1]。

2 城建档案管理数字化建设的有效措施

2.1 进行全面规划

要有效地保证城建档案数字化建设更加科学、完善，一定要做好全面的规划工作，严格按照批次制定、数字化处理、档案扫描具体的流程开展相关工作，同时还要保证档案管理具有较为健全的体系，建设城镇档案管理数字化，需要长期努力，需要我们对所有的档案进行恰当的分类。之后再结合档案的内容制定，科学化的管理方案，要从实际出发，解决档案管理存在的一些问题，进行不断优化，要保证对以前的档案进行数字化的扫描以及相应的处理，要确保馆内所藏的档案都实现电子化，所有档案原件都进行扫描，一定要确保扫描出来的文件与原件相吻合，这是非常重要的工作。

2.2 重视与强化档案资料收集整理的规范性要求

首先要明确城建档案归档要求，根据相关文件严格规范与精细化建设工程档案的移交范围，制定标准规范。其次是将归档流程进行规范化、标准化，建设单位必须承担起建设工程档案移交的主体责任，严格根据制度要求落实归档内容质量以及时间。最后将信用评价体系与建设工程档案归档情况进行有效结合，对建设单位工程档案移交过程当中所出现的各种行为进行记录，通过信用评价体系进行管理，为城建档案数字化管理营造良好的环境基础。

2.3 加大城建档案管理数字化方面的资金投入

城建档案管理数字化发展，需要有相应的资金投入。资金是加强城建档案管理的重要保障，但是以往的城建档案管理部门由于长期得不到重视，因而并没有过多的资金投入。为此，新形势下的财政部门，有必要充分考虑城建档案管理的重要作用，并加大相应的资金投入力度，持续更新档案管理部门的设备和设施基础，从而为档案数字化管理形成基础保障。同时，城建档案管理部门还应当结合新时期的数字化管理实践需求，逐步完善自身的设备和制度基础，使得设备的更新能够与管理实践需求相结合。但也要尽可能提高资金的使用效率，严格避免重复购买问题的出现[2]。

2.4 培养专业人才，完善管理标准

城建档案管理数字化在实际建设过程中也存在着一些不完善的地方：首先相关的专业人才比较稀少。档案数字化管理工作其实是比较复杂的，需要一批专业的技术人才投入工作中。其次，存在资金投入不足的问题。面对这些问题，政府部门一定要加强重视以及投入。缺乏统一的规范以及标准，很难促进档案管理的科学化以及规范化，在实际工作中，不能够对计算机软件开发进行合理规范，使相关软件缺乏实用性。再加上没有统一的技术标准，使信息共享、信息交流受到限制，进而影响城乡档案数字化建设的进程。为了能够有效促进城建档案数字化建设，必须要有专业的人才队伍支撑，相关部门在选用管理工作人员时，一定要按照公平公开的原则选择拥有专业技能的工作人员，要不断完善人力资源结构，保证能够切实满足档案管理在实际工作中的需求。相关单位还需要对人才的类型进行细化，具体包括档案采集人员、数据库加工人员、档案系统设计以及开发人员等。还应该对管理人员进行不断培训，使他们不断更新自己的知识，不断提高自己的专业技能，尤其在引进新的现代化设备时，要着重注意对在职的档案工作人员进行相关的培训以及教育，使他们更好地认识以及学习专业知识以及技术，这样才能够适应数字化管理工作，保证在城建档案管理工作中不断提高工作质量以及工作效率。在城建档案管理数字化建设过程中，还必须不断规范相关的标准，要保证档案的收集、档案的整理、档案的检索以及档案保存等各方面的工作都可以按照具体的标准实施。为了不断推进城建档案管理数字化建设工作，还需要构建安全的网络体系，具体来说，可以不断更新安全技术，保证电子档案具备可靠性以及安全性。除此之外。还需要安装一些防病毒软件，要选择安全系数较高的技术产品，避免信息数据被一些不法分子攻击盗取，从而引发严重的后果[3]。

3 结束语

在现阶段城建档案建设中，各项信息决策以及信息参考是重要价值表现，在当前数字化城市发展建设中，要注重实现城建档案数字化建设，相关管理人员要认识到数字化建设管理的重要作用，全面提升自身信息素养，强化信息意识，通过整合信息技术应用来实现档案管理数字化发展，提高档案管理数字化发展水平，实现档案管理模式的有效转型。