新时期人事档案电子信息化管理探讨

2021-11-30罗建英

魅力中国 2021年29期

罗建英

（济南市济阳区城乡交通运输局，山东济南 251400）

引言

任何一个企业的发展都离不开高质量的档案资料管理，对人事档案电子信息化管理进行重视，能够为企业提供有效的信息资源。在数字化生产不断推进的过程中，档案管理工作也需要打破传统人工管理的束缚，向电子信息化管理模式进行转变。但是从目前人事档案电子信息化管理的现状来看，依然存在一定的问题需要进行积极的解决，对人事档案电子信息化管理工作进行不断地完善，提升人事档案资源的利用效果。

一、进行人事档案电子化管理的必要性分析

（一）方便管理和查阅

在对纸质人事档案进行管理的过程中，对于存放要求比较高，需要设置专门的档案存放室进行存放，并且由于各种档案长时间地集中堆放，同时管理者也会出现一定的变动，最终就对档案的查阅产生了影响，可能还会出现档案遗失的情况，无形中增加了资料查阅和调用工作的难度。但是如果是利用电子档案管理形式，就能够在计算机中对档案的名目进行准确的查询，按照索引高效便捷地找到目标资料，在短时间内能够高效地完成相关工作。

（二）进行相关内容的采集归纳更具全面性，并且还能够及时地进行更新

电子档案中存储的信息能够随时进行更新，并且职工的档案信息也需要进行不断的补充和修改，所以说，对电子管理办法进行运用，就可以对人事信息的时效性和准确性进行有效的保证。同时由于计算机的存储量很大，也不会受到纸张的限制，所录入的资料就会比纸质档案进路的信息更加的细致和完整。

（三）易于保管，并且与纸质并存还能避免被涂改

利用电子设备进行人事档案的记录和存储，所获得的电子数据能够长久保存，同时还不会受到自然原因的影响出现侵蚀和意识问题。虽然人事档案电子化是未来发展的主要趋势，但是纸质档案依然存在。比如说在一些单位内部，一些需要盖章的文件都需要进行长久保存。所以说，虽然电子档案已经成为未来发展的一个主流趋势，但是作为档案管理中的一个重要组成部分，依然需要进行纸质档案的管理，同时还要避免对材料进行涂改或者伪造，如果纸质档案遭到了破坏或者出现了意识，电子材料就可以作为重要的补充平整，对人事档案的准确性和真实性进行了保证。

二、进行人事档案信息化管理存在的主要问题分析

（一）管理方式缺乏先进性

传统的人事档案管理，主要是进行人事档案的收集和保存，一般情况下都是通过纸质进行保存，一旦出现了分类模糊的问题，就需要花费大量的时间进行查找，不仅浪费人力、物力，同时工作效率也非常低下。在信息化发展的推动下，如果只是依靠人力来进行档案的管理，将无法适应时代发展的需求。因此就需要对管理模式进行有效的变革，同时带动员工的工作积极性。

（二）缺乏完善的基础设施

如果一味地依靠传统的模式进行档案的整理，就会造成纰漏问题的出现。对于员工来讲，人事档案十分重要，直接关系到了员工职位的调动和分配，一旦出现了纰漏问题，就会给企业和员工造成很大的损失。在一些企业中，是在运用传统的档案管理模式和管理设备，在浪费时间的同时浪费了大量的资源，更无法对档案的安全性进行保证，另外由于档案柜的防水、防潮、防虫能力比较差，因此就会造成档案的损坏。

（三）档案管理人员综合素质有待提高

企业进行人事档案的电子信息化管理，就需要相关管理人员要对信息化专业知识和技能进行掌握，对数字化档案管理设备进行有效地利用。但是企业中的一些老员工，很少接触到网络信息化，学习信息化知识具有一定的困难，及时企业具有信息化数字档案管理设备，但是由于受到工作人员技能的限制，就会影响信息化档案管理工作的顺利进行。所以说，相关档案管理人员，就需要对电子信息化管理知识体系进行迅速地监理，对自身工作效率进行提升，提高电子信息化档案的管理水平。

三、进行人事档案电子信息化管理重要措施

（一）实现管理手段和管理模式的多元化

传统的管理模式大多数局限于纸质材料的保存，但是从上文的分析可以看出，纸质材料的保存存在着很多问题，不仅占用的空间比较大，同时保存起来的难度也很大，查找和调动的过程中，需要花费大量的时间，降低了人员的工作效率，必须要进行更新。人事档案电子信息化能够将纸质材料进行信息化处理。企业中人才信息资源库需要对各种资源进行合理地利用，提高资源利用率，纸质材料信息化能够对人事档案保存寿命进行有效的延长，为查找和更新提供便利，节省了纸质和打印的费用，满足我国节能环保的发展要求。在具体的管理过程中，企业应该积极地发挥计算机的作用，进行目录的建立，为后续信息的朝朝提供便利。同时还应该对员工的信息进行及时的更新，对档案的全面性、时效性、准确性进行保证。另外，管理者还能够进行员工所获证书的扫描，生成电子版进行保存，节省了空间的同时还减少了磨损，更是对员工资料的一种重要保证。

（二）加大资金的投入，对基础设施进行完善

在进行档案管理的过程中，需要做好防潮、防尘、防火、防霉菌、防虫、防鼠、防高温、防光、防盗等几项工作，在进行档案管理的过程中采取信息化智能技术，能够满足上述几点要求，一科技为基础，依靠仙剑的设备，对档案信息进行科学的管理，对计算机技术、通信技术、信息化处理技术和存储技术进行了更新，对空气消毒、漏水警报、视频监控等设施进行了系统化的更新，为档案的存储和收集提供了便利，对工作的安全性和高效性进行了保证。在社会经济不断发展的过程中，对科学技术的开发和引进的要求也在不断地提高，一些企业已经开始进行了新设备的引进，对基础设施进行完善，有效地提升了经济效益。人事档案的管理也需要对设备进行更新，提升档案管理的工作效率，虽然无法创造直接的经济利益，但是却能够帮助企业和员工有效地解决问题。

（三）对然是档案管理人员的素质进行提升

作为人事档案电子信息化管理的操作者和执行者，档案管理人员的素质对档案管理工作的质量和效率具有重要的影响，因此，企业就需要采取多方面的措施，对档案管理人员的素质进行提升。比如说，组织老员工对现代设备进行学习，针对电子信息化的档案管理进行培训，对其工作技能进行提升，并且对人员对于设备的学习和操作能进行定期的考核，对人员的工作现状进行了解。另外，还需要建立相关的激励机制，提高管理人员学习的积极性，确保相关工作的顺利开展，将人事档案电子信息化管理由管理型向服务型进行转变。