电子会计档案趋势发展探索

阮玲 黄名凤 何小珍

（广西外国语学院，广西 南宁 530222）

一、会计档案的背景

会计档案管理主要是对单位经济业务中产生的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料建立的档案管理。每个单位都会有属于自己单位的会计档案，会计档案是对一个单位所有经济活动的记录和反映，领导者可以通过会计档案了解到每个项目经济业务的发展，也可以根据会计档案看出单位经济业务的走向以及可以检查单位是否遵守财经纪律、在会计资料中是否存在弄虚作假和违法乱纪等不良行为。《会计档案管理办法》规定了中国企业和其他组织、预算单位等会计档案的保管期限，该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。根据会计档案的特点主要划分为永久和定期两类，永久的会计档案是不可以销毁的档案，定期的会计档案分为3年、5年、10年、15年和25年。

随着电子信息技术的发展，互联网应用技术的成熟，各行业的电子化、信息化规模逐渐扩大，会计行业电子化也进入新的征程。为了更大程度地推进会计业务电子化的进程，不仅要求会计核算记账等日常经济业务电子化的改革，也要求着会计档案管理能够紧跟上电子信息时代的发展，加快电子会计档案的管理和应用。为了电子会计档案管理能得到高效而有秩序的应用发展，2012年起财政部和国家档案局结合现下企业会计档案的特点，经过多次的试点工作对原来的《会计档案管理办法》进行了修改和完善，在2015年12月财政部和国家档案局联合发布了新的《会计档案管理办法》，并于2016年开始实施。修订后的《会计档案管理办法》对电子会计档案管理有着明确的相关法律管理规定，也是修订管理办法中的重点内容。

二、电子会计档案管理的优势

（一）电子会计档案管理存档便捷

会计档案管理的电子化使得纸质会计档案管理得到升华，纸质会计档案随着经济业务的发展也在逐年倍增，单位在建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁的过程中就需要投入更多的人力、物力和财力。传统的纸质化会计档案需要对审核正确入账后的纸质会计档案进行装订入册放在档案室统一留存，随着经济业务量的增加，纸质会计档案也随之不断地增加，并且随着时间长久的存放和在工作中需要查找档案而反复翻阅造成的纸张破损等问题，同时对存放的纸质会计档案的档案室也是有诸多要求，在存放纸质会计档案的时候要注意档案室的清洁防虫蚁啃食档案、还要保证通风条件，保持室内的干燥放潮湿、同时档案室还要配备灭火器来防火等，以免会计档案发生损失。会计档案的电子化管理降低了保管成本，电子会计档案也减少了档案室的存放空间利用，会计档案电子化管理是将电子会计档案分类好后统一存放在系统里，在有需要查找相关档案信息的时候只需要搜索相关内容就可以很方便快捷地查询到，对此可以节约了很多翻阅资料的时间来提高工作效率。

（二）电子会计档案管理节约成本

传统的会计档案是纸质化的，每月经济活动产生的会计单据、会计凭证、会计账簿、会计报表还有其他会计项目资料，分门别类的整理归档下来是需要大量的纸张来承载，如此常年积累下来就需要耗费大量的纸张，那也间接地破坏了绿色环境，造成资源的浪费。会计档案的电子化管理是对来源真实有效的电子会计资料进行使用管理，电子会计档案可以实现会计档案无纸化，无纸化的电子会计档案是通过电子信息产品传输使用，它可以方便快捷的分析统计，也可以节约纸张的浪费和档案管理所需要存放档案室的空间。

（三）电子会计档案管理提高工作效率

传统的会计档案是全人工手动进行会计档案的归类整理，根据原始单据制会计凭证、装订会计凭证、制会计账簿、计算分析做会计报表，日报、月报、季报、年报，每个会计期间都有很多会计资料需要归档。因此会消耗大量的人力，工作效率差，同时出现纰漏也不容易发现。会计档案电子化管理以后，可以使用专用的会计系统对电子会计资料进行准确的、完整的信息读取，并且能够制定出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，只需要在程序上设定好经办人、审核人、审批人等日常工作中必要的审签流程就可以实现无纸化电子会计档案形成。在电子化的会计档案管理中对电子会计档案进行归类，只需要运用专用的档案管理系统对审核通过的正确的会计资料信息进行录入，然后根据提前开设好的会计资料类别进行自动分类、归档，从而大大地提升了员工的工作效率，也可以一定程度上降低工作中的出错率。最后要对已经录入存档的电子会计档案进行排编码，这个排编码不仅能方便筛查统计还能方便后续的账目复核与记账。电子会计档案管理办法的出台， 加上电子信息化独特的高效性和信息传播的便捷性， 成功地推进了会计电子化的进程，不仅能提高了会计工作人员的工作效率，还加速了电子会计信息资源的传递速度， 更是提升了电子会计档案的利用率。

（四）电子会计档案管理促进会计管理转型

传统的会计档案管理的收集、整理和归档需要财务人员投入大量的时间精力来完成，纸质会计档案查阅的复杂繁琐，对在财务会计管理方面的使用较少。会计档案电子化管理以后，会计档案可以以电子形式制作、保管，只需要在会计系统中根据工作职责对工作人员进行授权，提高了财务工作人员的工作效率，真正地将财务人员从繁杂琐碎的计算分析和归整会计工作中抽身出来，进而财务会计人员可以利用更多的时间来对会计信息数据进行研究分析，从以前的单纯的财务会计记账核算过渡到剖析过去、管控当下、规划将来的管理型会计。财务会计人员的数据分析能力得到提升，可以充分地利用财务信息数据对各项指标进行深层次的分析来提高财务管理能力。财务人员从原来的财务记账会计转型到管理会计，更多的可以从事财务预算、财务决算、绩效评价、财务报表分析等管理会计的财务工作。

三、电子会计档案管理存在的问题

电子会计档案管理的落实给行业带来更多便捷的同时，其本身在运行的过程中自带的一些重要性问题也逐渐显露出来，为了保证电子会计档案的管理能更加规范更加安全的开发利用，正视突显出的问题寻求相应的正确的解决方案。

（一）电子会计档案对电子信息的依赖性很强，它的开发使用是完全依附在整个计算机的硬件和软件系统上，因此电子会计档案在保存时突显出的最大、最重要的一个问题，就是要确保电子会计档案的保密性和安全性，保管电子磁性介质不仅要做到防水、防火，还要防消磁和防病毒的入侵。各单位在建立健全的电子档案系统时要对档案数据的格式和权限做相关的设置，在借阅方面要使用只读格式，只能读取相关的信息数据而不得擅自修改；设置权限是为了提高电子会计档案的保密性。关于磁性介质容易消磁这一大问题，目前不仅体现在电子信息设备上，在我们日常生活中常用的芯片制卡也是很容易因为外界的影响而消磁，那么为了保证电子会计档案的稳定性和安全性，可以多一步备份的工作。除此之外，还要安装防火墙来进一步提升电子会计档案的安全性，用于防止不法分子的非法入侵，盗取或传播病毒使得电子会计档案的丢失或无法使用。

（二）电子会计档案管理的制度体系在不断地根据国内信息技术的发展做改革和修订，会计档案电子化的管理是近几年才开始实施，其中很多单位在电子会计档案的管理中的各项相关管理制度、工作规范也都没能立即跟上。各单位应根据自己的单位模式建立正确的适合本单位使用的电子会计档案制度体系，管理制度的规范，可以让每个工作人员的自身工作责权得到清楚的划分，避免出现工作重复和越权操作。单位要不断地根据自身的发展需要对制度体系做出更新，只有不断地创新和完善单位的电子会计档案管理制度，才能更好地施展会计工作，进一步实现对电子会计档案管理的探索与实施。

（三）实施档案电子化管理首当其冲的就是先完善电子会计档案管理系统，会计核算系统和档案系统要建立好共享对接，会计核算系统主要是用于电子会计资料的输入与输出，而档案系统则是负责要对电子会计资料进行接收、处理和保存。各个系统要有明确的业务操作流程，要设置好人员认证权限以及属性问题，更有效地保证了电子会计档案的安全性和可靠性。

（四）定期地给财务工作人员进行培训，提升财务人员的职业道德素质，提高财务人员的职业技能。信息技术发展不是停滞不前的，工作人员的知识水平也是需要跟着信息时代的发展不断的提高。统筹规划档案管理的业务能力培训，培养电子化的管理人才，促使电子会计档案管理能够更好更快地趋向成熟化发展。

四、结语

随着现代信息科技的不断发展，各项经济业务活动都趋向信息化、自动化迅速发展，会计是经济业务中的重要组成部分，电子会计档案管理也应该向着前进的信息化方向发展。发展会计档案电子化管理的过程中，在享受电子信息化带来便利的同时，更要重视电子会计档案管理中存在的问题，要完善制度体系、完善应用系统、明确职责、加强安全保障、提升工作人员职业道德素质与业务操作水平，进一步规范电子会计档案的管理。只有不断地发现管理中存在的问题才能不断地及时做出更新完善，以此更好地实现电子会计管理的信息规范化、一体化和现代化信息管理模式，才能提高企业在经营管理中提取单位会计信息的准确性和及时性，也为企业单位能够持续发展提供强有力的支撑。