新形势下科研院所财务管理信息化工作现状及完善研究

熊达

（广东省科学院化工研究所，广东 广州 510665）

一、新形势下推进科研所财务管理信息化建设的现状

（一）科研所财务管理信息化的发展阶段

纵观我国科研所财务管理信息化的发展，大致经历了以下几个阶段：一是单机财务管理信息化阶段。该阶段的财务管理特点是利用单机版程序进行会计工作的记账和核算，但是这种财务管理模式与其他部门之间的信息交流较少，具有较强的滞后性。二是单位内部局域网财务管理信息化阶段。该阶段各种管理的财务软件已经趋于成熟，初步形成了预算、分析、监控等的一体化管理。三是内外流程一体化财务管理信息化阶段。广域网的应用，使单位内部及各利益共同体之间可以随时进行财务管理信息的整理、传递与分析，实现信息集成和数据的共享，以为决策者和相关利益主体提供科学准确的决策数据，这也是新形势下科研院所财务管理信息化工作所追求的目标。

（二）科研所财务管理信息化的功能价值

1.信息资源共享化

新形势下财务管理信息化的建设，实现了业财一体化的信息资源共享。如广东省科学院一体化综合服务管理平台以综合科研财务模块为核心的GAOP系统，根据各个院所管理制度办法，内置业务审批流程，层层设置各个环节审批权限，流程审批完成后自动对接财务核算系统（NC系统），生成财务凭证，不但实现了业财一体化的信息资源共享，同时还实现了全院内信息资源的高度共享，如在GAOP系统上人力资源模块和条件保障模块可以实现信息的传递，在GAOP系统上科研所科研项目负责人可以查到自己的课题资金活动情况（如支出时间、支出明细内容、资金支出进度），内部职工可以通过GAOP系统人力资源模块、协同管理模块查到自己的工资信息，会议室预订情况，单位公务车辆申请情况等等，这些都充分展示了财务信息化建设在资源共享方面的功能价值。

2.管理工作协同化

科研所日常工作内容主要包括科研项目管理、财务管理与监督、人力资源管理、条件保障、协同办公等方面工作，如何加强财务管理与其他管理工作的交流和沟通，在推进财务管理工作信息化建设的过程中，提高管理工作的协同性十分必要。所谓的协同性就是指完成某以项目的共同性和合作性，因此在财务管理信息化建设过程中确保信息的传递和共享是提高协同性的关键所在。在信息化管理模式下，财务系统不再是独立封闭的系统，而是与其他系统存在相互连接的信息接口，通过这个接口其他部门共同协助财务部门来完成管理工作。不但实现了财务管理工作的实时交互，同时实现了内部管理工作的协同化，有利于财务管理为其他管理部门提供更加全面综合的信息服务。因此，财务管理工作信息化建设密切了财务管理部门与其他各管理部门的关系，使财务系统与其他各管理系统有机融合在一起。

3.工作流程规范化

科研院所财务管理信息化建设的推进，势必会对现有的财务管理制度提出新的要求。如各部门对财务管理数据的权限设置制度，费用报销的流程制度，信息技术保障制度以及财务数据资源共享的安全制度等等，这些方面都要进行详细的规定，以加强财务管理和会计核算，使科研院所的工作流程更加规范和高效。

4.财务工作效率化

新形势下，科研院所财务管理信息化建设的加强，使财务工作流程更加效率化，具体表现在：一是自动化生成日记账凭证。与传统的手工录入相比较，信息化的建设可以采用网上回传的形式，如货币资金报销凭证可以从流程经过会计环节时，在会计审批业务界面有选择对应的财务会计科目和预算会计科目的模块，经过财务部门负责人审核后出纳付款完成，业务流程完结并同时实时生成会计凭证，大大提高了财务人员会计凭证的制作速度。二是电子化的财务支付方式。随着科研院所财务管理信息化的推进，采用公务卡进行支付结算得到越来越广泛的应用。公务卡支付结算突破了传统现金支付和银行纸质凭证支付的局限，大大减少了业务环节，不但降低了单位财务人员的工作量，而且提高了财务支出的透明度，有利于财务管理的监督工作。三是精准的课题成本核算。科研院所最主要的工作内容就是课题成本的核算，在财务管理信息系统的支持下，课题组之间实现了充分的信息资源共享，这在很大程度上提升了课题成本核算的准确性和精细程度。四是及时有效的预算管理。在科研院所的预算执行方面，经常出现决算与预算差异较大的现状，导致这一现状的一个重要原因是缺乏与财务部门的信息沟通。而财务管理信息化的建设可以改善这一现状，为科研院所的预算管理提供更强的及时支持，通过财务管理信息系统的实时监控，来自动控制课题的资金使用。

5.财务人员素质化

财务管理信息化的推进，不但改变了科研院所的管理模式和业务流程，同时也对相关的财务人员提出了更高的要求。首先，财务管理信息化的建设在很大程度上提升了财务人员的业务素质。在新的环境下，为财务工作人员减轻了核算工作量，但是也提出了新的要求，要求财务人员既需要有较强的财务专业知识，又需要具备一定的信息技术运用能力。这就需要财务人员不断地进行学习和培训，以不断地提升自我，满足岗位发展需求。其次，财务管理信息的建设在很大程度上加强了财务人员与其他部门的交流和协调能力。信息的传递和共享，势必会密切财务人员与其他部门人员之间的联系，进而提高财务人员的管理沟通能力。

二、新形势下完善科研所财务管理信息化建设的路径

（一）明确岗位职责

科研院所财务管理信息化建设效率的高低关键在于岗位职责的明确与否，只有明确了各级人员的岗位职责和任务，财务管理信息化建设才能长期有效的推进。而如何明确岗位职责，结合工作经验笔者认为要从以下两个方面入手：第一，要不断创新财务管理信息化思维理念。科研院所决策层应该充分认识到财务管理信息化是财务管理未来发展的必然趋势，因此科研院所要结合自身的实际情况充分利用现代信息技术，逐步有计划的推进财务管理信息化建设。第二，要加强分工协作。在财务管理信息化推进的过程中，要明确财务部门及其他部门各自管理、使用、建设的目标任务，并结合不同部门的实际情况进行信息化系统的职责权限设置和岗位分配，以实现资源的有效配置。同时，要把信息软件的开发、处理、权限分配以及系统维护落实到具体的某个人身上，以确保信息化系统的稳定性和安全性。

（二）强化系统设计

科研院所财务管理信息化建设主要依托于互联网信息技术，因此信息系统设计的好坏直接关乎了科研所财务管理信息化建设的成败，这就需要科研所在进行财务信息化系统设计的时候做好以下两方面的规划：第一，从整体出发，建立明确、规范的网络基本布局。从全局的角度进行系统模块的设计，进行网络资源的合理分配，不但可以确保信息化建设的全面性，同时保证了数据运转的高效性。同时结合整体的网络布局，要进行硬件结构的设计。硬件的结构布局既要符合科研院统一技术标准的要求，同时又要强调各网络设备的整合效应，在节省资源的同时，提高管理工作效率。第二，从细节出发，创新软件功能。市场上最好的软件对本单位不一定适用，这需要科研院所具备自己的软件开发团队。在引进先进财务管理软件的同时，要结合自己的特殊需求，进行进一步开发、升级，以提高软件的整体信息处理能力。

（三）完善规章制度

科研院所财务管理信息化的有序、顺利推进，需要有一个良好的制度环境给予保障。而完善规章制度的第一步就是要完善财务管理信息化建设的规章制度，财务管理信息化建设绝不是传统财务管理工作与现代信息技术的简单融合，而是对传统财务管理的突破。它既要有规范的财务管理流程，又要有统一的数据统计口径。因此，健全财务管理制度，为财务信息化建设助力十分必要。除此之外，还要完善维护管理发展机制。财务管理信息化建设是一个持续推进、不断升级改造的过程，这是信息技术不断发展所决定的，因此科研院所财务管理信息化建设不是一朝一夕的事情，也不是一劳永逸的事情，它需要有计划有目的地逐步推进，因此需要建立健全的发展机制和完备的维护管理机制。

（四）优化人才队伍

加强财务人员的基础技能培训，是推动科研院所财务管理信息化建设的人才保证。新形势下，财务管理工作更需要既懂财务知识又懂计算机技术的复合型人才。这就需要科研院所在预算经费上优先安排财务管理的培训工作，通过深度培训来不断提高财务人员的综合素质，从而强化财务人员对财务管理信息化系统的适应性。

（五）加强安全保障

科研院所财务管理信息化建设依托于互联网技术，而互联网技术具有一定的数据安全隐患。因此，在推进财务管理信息化建设的过程中，如何保证数据的完整性和安全性是一个值得重点考虑的问题。首先，要建立严格的财务管理内部控制制度，以加强信息数据的维护管理。其次，要由专业团队负责防火墙的设置和安全预警程序的开发，并对财务数据进行及时备份，以加强网络风险的防范，保障财务管理信息系统的安全运行。

三、结束语

科研院所作为我国经济的重要组织形式，加强其财务管理信息化建设，对发挥科研院所重要职能十分重要，因此需要引起科研院所全体成员的重视。财务的重点在资金，管理的保障在制度，因此在推进财务管理信息化的过程中，要加强资金信息化管理流程的优化，同时要建立健全财务信息化管理相关制度，以确保资金运作的高效性、透明性，而作为财务信息管理的财务人员，要树立创新的财务管理理念，具备较强的综合专业能力，以助力科研院所的改革，促进科研院所公益服务水平的提高。