NC物资供应管理系统在矿企日常运行中的应用

高 斌

（北京天地华泰矿业管理股份有限公司，北京 100000）

矿企在日常运行过程中会消耗各种成本 ，其中占比最多的就是材料。需要在物资管理领域压缩成本的企业，必须具备一定的管理经验和经济素质，但是这两方面都不是煤炭企业的优势所在。所以煤炭企业必须根据实际情况来确定自己的需求，对成本控制系统进行优化和革新，确保企业在物资管理领域实施的成本控制措施是科学合理的。煤炭企业想要大幅度强化物资管理能力，就必须要引入计算机应用软件。

1 软件引入的背景与预期目标

1.1 矿企物资供应管理概述

对企业生产所需的各种资料进行规划、采购、控制等行为，就是通常所说的物资供应管理。企业的生产活动能否顺畅进行，是评判其物资管理工作是否充分的重要标准。煤炭企业的物资管理工作除了具有物资管理工作的普遍特性之外，还伴有一些行业内的个性化问题。比如物资供应的项目数量较多，且很多物资是以虚拟的方式存在的。煤炭企业的经营成本有很大一部分是由各种物资损耗构成的。从整体角度看，煤炭企业的物资管理方式在管理精度上存在欠缺，物资管理水平低于其他行业平均水平，管理工具也有很大的优化空间，这些因素都限制了煤炭企业的成本压缩工作。

1.2 新疆天地华泰公司引入物资供应管理软件的背景

新疆天地华泰公司东沟项目部采用全托管的经营模式，其使用采掘技术的时间较短，矿井规模较小，其物资供应管理能力弱于一般的大型矿井项目部，在经验方面也存在一定程度的欠缺。较为粗放的物资供应管理模式，让该公司在经营过程中承担了更多的物资成本。为了解决以上问题，新疆天地华泰公司决定引进计算机信息管理软件，促使公司的物资供应管理向现代化的方向转变，提高公司的市场竞争力，为公司未来发展增添助力。为实现以上目标，新疆天地华泰公司必须完成在计算机应用软件的基础上，重新构建适合自己的现代物资管理系统。

1.3 新疆天地华泰公司引入物资供应管理软件预期目标

新疆天地华泰公司希望凭借引入物资供应软件的契机，对公司的物资管理体系进行完善和升级，提升管理方式的水平，完善公司物资管理体系中存在的缺陷，使其更加具备科学性和规范性，使原有的工作效率得到大大的提升，从而促使物资管理体系能够良好的运转，系统内各模块之间彼此契合，明确权利义务边界，将整个管理流程置于公司的监管之下，最后实现压缩公司经营成本的目的。

2 新疆天地华泰公司NC物资供应管理系统的模块构成

2.1 客户化模块

NC系统的后台管理中心被称为客户化模块，查询工具、参数设置、权限管理、基本档案、二次开发、模板管理、系统维护、流程平台和会计平台共同组成该模块的功能区。客户化模块的职能有以下几项：一是将新增的数据和资料批量导入到系统内部，二是确定系统内不同操作界面的属性，三是根据企业的实际情况和经营需要，为系统账号分配权限，四是管理企业物资档案。存货管理档案和物料生产档案两个区域，共同组成了NC系统中的物资档案管理中心，所有关于基本档案的工作都有该模块负责执行。NC系统运行所需要的基础性数据都来自于该模块。该模块职能较为广泛，除了负责基础资料的管理工作之外，它还承担计划价格与系统属性、设置物资基本信息和在系统内添加未发生物资等工作。企业内负责物资管理监管工作的部门，承担该模块的更新维护工作。负责物资采购工作的部门，不能同时承担该项职能。

2.2 财务会计模块

NC系统财务会计中心指的是系统内部的财务会计模块，该模块由存货核算模块和应付管理模块共同组成。前者主要负责物资价格的修改、账户查询汇总、月末发票入账结算以及物资出库和入库的管理工作。后者主要的工作对象是财务账目，所有与财务账目相关的汇总、统计、分析、查询等工作都由应付管理模块承担，除此以外该模块还需要承担企业的财务结算工作。财务会计模块的业务权限可以进行自主分配，分配的依据是部门内的业务种类。

2.3 供应链模块

供应链模块由两个部分构成，一是库存管理模块，二是采购管理模块。前者主要负责的对象是仓库，仓库内物资的存取、出入库信息的存储记录、库内物资存量的调整以及其他仓库相关业务都由该模块负责。后者主要负责物资采购过程中的相关工作，采购计划的录入、请购单的生成、定价和比价、物资发票价格结算、生成订单以及打印货单等工作都需要采购管理模块进行规划管理和实施。

2.4 流程中心模块

NC系统的流程中心模块主要为供应链业务提供导航辅助，是系统内部的管理模块之一。该模块内部存在了八个不同的流程指示图，分别服务不同的业务模块，库存管理模块和采购管理模块的流程图就存储在流程中心模块内。

2.5 消息管理模块

NC系统中的消息模块主要负责各种信息的流通以及存储工作，是物资管理系统内的辅助管理模块。审批流、通知、公告、预警、业务、对发等信息都由该模块进行存储，同时该模块还需要对这部分信息进行传达、接收、发送等操作。

3 新疆天地华泰公司NC系统物资采购流程解析

在新疆天地华泰公司NC物资管理系统中，该体系占据十分重要的地位，该流程由11个环节共同组成，以下是各环节的具体内容，依据既定顺序进行排列：系统录入计划——生成申请单——生成请购单——生成订单——通知供货商发货——到货质检验收——办理入库——审批领料单——办理出库——月末采购物资审核——月末系统发票入账结算。以上环节在企业内部由不同的部门负责，企业可依据部门的具体情况设置工作人员的系统权限。

4 新疆天地华泰公司NC物资供应管理系统的投放效果

新疆天地华泰公司在使用计算机软件进行物资管理工作后，其物资管理工作的质量得到了有效的提升，企业对物资的管控力度也得到了进一步的增强。公司可以利用软件即时处理大量的物资管理数据，同时确保处理结果的准确性。计算机软件让企业管理流程更加清晰，让每一项工作做到有计划、有控制、有反馈。提高企业的资源利用，减少库存并促使资金良好的运转，降低企业由于库存积压和资金运转不良给企业带来的风险，让新疆天地华泰公司的管理向科学化的方向发展。

在具体的业务流程中，所有在物资供应环节发生的问题，系统都可以即时确定该问题的负责者或者责任部门，并在短时间内对其予以排除。对于企业内工作的个人，要强调其职能弱化其影响，杜绝权责不清的情况发生。所有账目均使用电脑制作，所有票据都由机器开具，与账目有关的各种数据由企业监管部门管理，所有工作在实施前都需要通过监管部门审批后方可执行，这样可以减少因管理缺失造成的各种问题。

5 新疆天地华泰公司NC物资供应管理系统的创新意义

5.1 是对新疆天地华泰公司物资供应管理流程的再造工程

新疆天地华泰公司引入应用软件后，对公司原有的物资供应系统进行了优化和革新，将计算机应用和流程控制作为企业物资管理工作和计划执行的基础，根据业务内容确定工作人员的权责范围，降低企业经营过程中消耗的各项成本，让公司的管理体系得到进一步的完善和提升。

5.2 创建网上物资数据库

新疆天地华泰公司开创性的在构建考虑网上物资数据库，该数据库可以在数据发生变动的时候进行即时更新，所有物资的基本信息、系统属性和计划价格都以计算机编码的形式储存在数据库内。其是企业的基础数据源，企业使用者能够根据自身所需对数据库的信息进行调用，并对调用的信息进行分析和总结。

5.3 创新公司物资管理工具

新疆天地华泰公司在引入NC系统之后，其物流管理工具得到本质性的升级和革新。该系统需要计算机作为载体，才能发挥软件的作用。NC管理系统将模块和流程，设置为企业的操作基础和控制基础，促进计算机软件和公司的物资管理工作完美融合。让企业更新了原有的做账模式，提高了财会工作的质量和效率，增强了企业对整个物资管理流程的把控度。

5.4 是精细化管理与岗位价值管理在物资供应领域的突破性实践

管理精细化是新疆天地华泰公司引入NC系统之后，通过实践得到的重要成果之一。物流系统革新之后，企业内各部门和员工的职责和权限更加清晰，个人岗位职能被进一步强化，物资管理工作的精确度得到了大幅度提高。

6 物资供应管理系统在使用中的问题及对策研究

6.1 组织开展专业技能培训

公司在引入新的管理系统之后，公司的员工以及公司制度本身都会出现一定程度的不适应。因为新系统在管理工具和业务流程等方面和旧系统差异明显，所以公司需要和软件开发公司合作，对企业员工进行培训。培训中可以将公司内的员工按照职责不同分成两类，一类是业务人员，一类是管理人员。在培训过程中，前者需要熟练账务个人业务的操作流程，确保能够独立承担岗位职责，后者则需要充分了解整个系统的功能和各项流程，对阶段性目标有较为清晰的认知。因为新系统需要依托计算机和网络才能够运行，所以公司内部需要有专门人员对系统的硬件和软件设施进行维护。

6.2 建立物资档案标准体系

物资管理系统在运行过程中，必然会出现上报的计划内容和计划格式不匹配的情况，这类问题常发生于物资需求部门。例如单价单位混乱、不使用规定编码、名称规格与系统标准不符、数据库管理混乱、对同一物资进行多次编码等问题都是系统使用过程中的常见问题。

为了杜绝以上情况的发生，企业应该构建其标准的物资编码体系，该项工作应由负责管理数据库的部门承担。责任部门需要对新增物资的信息属性进行核查，然后根据既定的标准对其进行编码。已经有编码的物资需要对照新的标准进行统一修改。各部门在上报计划时需要从数据中将物资档案导出，接受物资计划的部门需要同时接受物资档案，并将其作为制定物资计划的数据支持。

6.3 建立系统管理制度,严格遵循系统流程

新系统在投入使用的时候，必然会对企业的工作人员产生一定的冲击，因为企业员工已经习惯了原有的工作模式，在学习适应新模式的过程中必然会遇见一些困难，如果不及时解决会让部分员工对新系统产生抵触，影响其实施效果。煤炭企业在引入管理系统的过程中，一定要避免出现新系统被员工弃用的情况。