浅谈第二次全国污染源普查档案管理方法

王晓燕

（河南省三门峡生态环境监测中心，河南 三门峡 472000）

污染源普查档案，是我国各级政府投入巨大的人力、物力而形成的第一手宝贵资料，是第二次全国污染源普查工作留下来的最重要的成果，在普查工作之初，就应将档案工作列入污染源普查整体工作规划，明确分管领导、明确管理部门和人员，建立相应的工作责任制度，在污染源普查工作结束后的验收环节，普查档案也要作为一个专门的内容进行验收。

1 污染源普查机构文件归档范围

污染源普查机构文件归档范围包括：市级普查机构接收省级或同级单位的工作类文件；有关工作机制建立、普查工作方案制定、质量管理等产生的相关文件材料；制定有关污染源普查技术规范和组织开展全市普查业务培训的各类会议通知、签到表、培训记录和相关课件；前期清查建库、入户调查工作中产生的文件材料；普查数据审核与汇总、分析中形成的文件材料；向省污染源普查领导小组办公室提交的普查报告等相关文件材料；对各县（市、区）污染源普查工作进行业务指导中形成的文件材料；污染源普查宣传活动中形成的照片、音视频等各类材料；对各县（市、区）普查过程中的帮扶指导、质量提升、各阶段质量核查、后期验收、普查工作结束后的表扬等一系列相关材料；农业部门普查工作过程中产生的相关文件材料；污染源普查公报；其他与普查相关的文件材料[1]。

2 污染源普查相关档案归档具体时间和注意事项

2.1 归档具体时间

文件类材料必须在办结完毕后立即归档；电子类的文件材料归档时间不应超过本年度年底；手持移动终端等仪器设备的使用说明，须在开箱验收或安装调试后7日内归档，重要的应当由档案管理人员现场监督随机归档；录音录像、照片档案应当随时收集，重大活动的录音录像、照片档案应当在工作结束后1个月内归档，其余录音录像、照片档案最迟不超过当年归档；实物档案应当在污染源普查工作结束后3个月内归档。其他污染源普查文件材料应当于次年3月底前完成归档。

2.2 归档注意事项

市普查办下发的正式文件属于必须归档范围，接收上级、同级单位的文件和县级机构的来文，分为需要办理、重要文件、无需办理三类，其中：必须归档的为需要办理的文件，应该归档的为重要文件，不归档的为无需办理的阅知类文件。与污染源普查成员单位、技术支持部门、聘请的第三方公司签订的有关合同或文件材料，需报送至市普查办，或者待普查工作完成后移交至当地污染源普查机构归档，普查机构须将污染源类表单（不含支撑资料及佐证资料）以电子文件形式归档。如已归档纸质材料的复印件，保管期限为30年。

2.3 归档质量要求

归档的文件材料应当为原件，仅有复制件的重要文件材料也需归档。文件材料应当遵循其自然形成规律，能反映工作开展的全过程，保证材料的完整准确和系统。整理后已归档的纸质版文件材料字迹必须做到工整、无涂抹修改、相关数据无误、图表准确清楚、标记全面、各项手续无缺失、文字描述和装订成册的要求符合档案保护相关规定。整理后已归档的电子及电子数据文件应做到准确无误、真实可靠，应当以开放格式存储并能长期有效读取，采取在线或离线方式归档，并在不同载体和介质上储存备份两套，普查报表电子表单以XLSX、XLS等格式归档、数据报表佐证资料以PDF、JPG等相关格式予以归档，需要以TIFF、JPEG等格式归档的电子文件为照片类；需要以WAV、MP3等格式归档的电子文件为录音类；需要以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档的电子文件为录像类、各类污染源产排污系数手册已经是电子文件的，直接归档电子文件（有纸质文件的应同步归档）。

3 污染源普查档案保存及期限

污染源普查档案库房应当符合国家有关标准，做好防火、防盗、防潮、防水、防日光及紫外线、防尘、防污染、防有害生物等防护工作，确保档案安全。污染源普查机构应当制定污染源普查档案使用制度，包括使用范围、使用方式、使用审批程序等。涉密污染源普查档案必须按照《中华人民共和国保守国家秘密法》以及《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》的规定加强管理，严防国家秘密、商业秘密和个人隐私泄露。指定专人或委托具有涉密资质的第三方机构负责污染源普查档案管理工作，必须按照《关于加强第二次全国污染源普查保密管理工作的通知》（国务普〔2018〕6号）要求，签署《保密协议书》和《保密承诺书》。

污染源普查文件材料共分为管理类、污染源类、财务类、声像实物类和其他类五大类。保存期限各不相同。

3.1 管理类

市级党政机关有关污染源工作的通知、意见及批复；市普查办向上级的工作请示、对下级的批复函、普查相关报告、召开会议及培训通知；污普工作有关会议的记录报告、讲话稿、会后总结、形成的决议、纪要，污染源普查有关管理办法、指导意见、实施方案、技术规定等保存期限为永久；污染源普查机构规章制度、工作计划、工作总结、专报、调研报告、大事记等，污染源普查机构进行第三方委托而产生的相关文件材料，污染源普查技术报告、比对报告、系数手册、数据报表汇总集等相关材料汇编保存期限为30年；污染源普查宣传方案、宣传画和报纸杂志发表的有关社论、评论和报道等保存期限为10年。

3.2 污染源类

第二次全国污染源普查方案中所要普查的污染源共分五大类，分别为工业源、农业源、生活源，集中式治理设施以及移动源。这五类源的清查表、普查表（基表和综表）纸质版和电子版、填报说明及相应电子文件保存期限为永久；各类污染源名录库保存期限为30年；各类污染源产排污系数手册、各类污染源普查数据等保存期限为10年。

3.3 财务类

市级污染源普查机构的年度财务会计报告、审计报告保存期限为永久；会计凭证、会计帐簿、年度预算执行情况报告等保存期限为30年，月度、季度、半年度财务会计报告、银行对账单、纳税申报表等保存期限为10年。

3.4 声像实物类

污染源普查工作（含会议）照片、录音、录像、污染源普查机构印章等保存期限为永久。污染源普查工作标志、奖牌、锦旗及其他相关的照片、音像、实物等保存期限为10年。

4 普查档案验收和移交时注意事项

4.1 验收注意事项

普查档案整理工作全部结束后，县级普查机构向市级普查机构提出书面验收申请，并附自查报告和《评分表》；市级普查机构对辖区所有县（市、区）实地核查、验收合格后，向省级普查机构提交书面验收申请，并附核查报告和《评分表》。污染源普查档案验收采用《XX市第二次全国污染源普查档案检查验收评分表》，对档案管理及档案质量进行量化评分，满分为100分，达到90分及以上为合格。污染源普查档案验收组由组织验收的普查机构、生态环境局、档案局、申请验收单位的同级生态环境局和档案行政管理部门的专业人员及有关专家组成，总人数应为单数，且不少于5人，组长由普查机构人员担任。档案验收具体项目包括以下五个指标，分别为：档案工作的组织管理是否有力、档案整理是否完整、档案整理是否规范、档案管理工作是否具有系统性、档案归档的安全性是否达标等。市级普查机构组织验收合格后，验收意见抄报省普查机构备案。验收工作结束后，应当依照国家有关规定对在普查档案管理工作中表现突出的有关单位和个人，给予通报表扬和一定的奖励。

4.2 档案移交

市级污染源普查机构在污染源普查工作完成后半年内，向同级生态环境局档案管理机构移交普查档案，生态环境局应当按照档案管理相关规定，向同级综合档案馆移交普查档案。对于其他单位负责办理的污染源普查档案资料，市级污染源普查机构平时应当做好收集，数据表单、佐证资料、质量核查记录等污染源类档案资料，应当在该项工作完成后3个月内移交至污染源普查机构，其他文件材料应当在污染源普查工作结束后3个月内移交。

档案移交时，分为电子档案的移交和实物档案的移交。移交电子档案时，交接双方需要检测档案载体是否有缺损、载体是否提前杀毒、电子文件是否完整、真实、有效；在移交实物档案时，交接双方有必要对移交档案进行仔细检查，必须完整填写《第二次全国污染源普查档案移交登记表》，详细记录移交实物的基本信息，移交前，按照清册清点，移交后，相关责任人需在确认移交内容和数量之后在移交清单上签字、盖章，一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管[2]。

5 结语

污染源普查档案，是各级污染源普查机构和千万个普查人员辛勤工作的重要见证，也是污染源普查工作成果的最终体现。不仅可以为今后一段时期的环境决策与监管提供借鉴和支撑，而且也对普查工作深入开展、后续成果开发分析，以及打好污染防治攻坚战都具有十分重要的意义。