高校“院办校”改革过程中业务流程优化与再造的研究＊

陈勇聪，丁培荣，郑树娴

（龙岩学院，福建 龙岩364000）

在推行“院办校”改革过程中，学校向二级学院逐步放权，由原来对学院的事务、过程管理向目标管理转变，将对应的人权、物权、财权和事权下放到二级学院，允许其在权责范围内独立开展工作。获得“四权”，就能转变二级学院从“要我发展”的火车头模式到“我要发展”的动车组模式吗[1]？要解决这一问题，除了明确每个部门和岗位的职责分工，还要了解各个部门和岗位之间的协作关系和协作要求。协作是动态的，必然产生大量信息和物质。飞利浦·科比说：“哪里有信息或物质交换，哪里就有流程。”由此可见，流程在行政、教学管理中无处不在。笔者所在二级学院是全校“院办校”试点改革之一，有关的行政、教学业务流程管理、优化与再造有待深化。本文对二级学院业务流程优化与再造进行有益的探索，对二级学院转变传统教学管理方法和理念，促进各项业务的提速增效，实现学院内涵式发展具有一定现实意义。

1 二级学院教学管理现状

1.1 重分工，不重协作

大多情况下，每个部门、每个岗位人员只能根据分配的任务知道“做什么”，至于“怎么做”的问题，没有得到解决。也就是说，若强调分工，大家明白自己要做的事和承担的职能，但有些工作人员并不清楚做这些事的先后顺序和工作关系，自己处在流程节点的什么位置，是否是关键节点，可否会影响业务流程绩效。

1.2 对“院办校”改革战略目标理解不足

在目标管理体制下，学校将发展目标指标予以细化，下放到二级学院，由二级学院具体承担并分配到各个部门和岗位。但行政管理人员的想法则不尽然，学院从学校领回来的发展任务意味着行政管理人员需要承担比原来更多的任务和责任，因此行政管理人员容易滋生对目标管理不理解、不配合的抵触情绪[2]。

2 二级学院教学管理业务流程存在的问题

2.1 业务管理模式重经验管理，轻规范管理

日常工作中，业务经办师生对工作不注重总结，凭借经验工作，而非具体的操作流程。刚接触业务的新人由于没有规范化的流程可以参考，往往在办理事物过程中频频碰壁，造成消极懈怠情绪。而对于经验丰富的师生而言，其积累的知识和规范化操作的方法往往只存在于大脑或工作的计算机中，不方便共享经验和方法。对业务的培训通过“传帮带”方式，弊端也是很明显，新带老过程中经常出现培训进度拖沓、培训内容遗漏等现象。在业务办理过程中，各个部门还有不同的业务办理申请表，不利于经办人掌握有关业务流程详细表单，对于较少出现的业务在执行过程中容易存在缺项、漏项等导致业务无法一次性顺利办结。

2.2 业务流程环节显性化程度不高，管理机制不灵活

院系中传统的业务审批需要在各个部门流转，层层审批。随着业务数量增多，业务表单繁多，每个环节都可能存在延误，而流程审批只能按程序机械性运作，导致流转效率低。职责分工以后，各个部门只重视自己的工作，不了解其他部门上下流转的信息，遇到突发事件，就不能进行有效信息共享，如某个部门表单变更，其他部门或经办师生不能及时得到信息，导致办理业务受阻；业务经办的师生不了解全套业务流程所需的全部支撑材料有哪些，每个业务环节不能找对人，办对事；不便于协调沟通，推进业务开展，甚至出现推诿、不作为等现象的发生。

2.3 教学管理技术水平低，人员执行力不足

随着信息技术的快速发展，“互联网+”技术普遍运用到各个领域，学校也加大了信息网络基础设施的建设，在软硬件上的投入也是与日俱增，但业务流程信息化建设还是比较滞后，没有建成全校性的网上办事大厅，很多业务流程还是传统纸质流转，效率低，资源浪费严重。在教学管理中，人员配置不合理，随着“院办校”改革进行，更多的事权下放到二级院系，工作人员将承担比以往更多的工作任务，工作效率不高，压力大增，在情绪上波动较大，导致执行力下降、执行态度不佳。

3 二级学院教学管理业务流程优化与再造

3.1 找准业务流程规范化建设着手点

任正非曾说：“我们不是靠人来领导公司，而是用规范的确定性来对付结果的不确定。”日常多发性、重复性业务为实施流程规范化管理提供着手点。流程规范化管理也必然要从大量可重复的业务流程入手，其原因如下：①重复的业务高频出现，已然形成了一套相对完善和固定的处理方法，可以快速依据既定的工作方式制定规范化的流程标准，实施成功率高；②高频重复业务占据日常工作的主要部分，以此作为切入点可以迅速实现主要工作内容的流程规范化管理，让规范化覆盖日常工作的主要部分[3]。

通过规范流程，将全院业务流程从流程范围、规模、分类、分级四个方面进行梳理，为后续流程的优化与再造及信息化工作做好充足的准备。因为信息系统也必然是建立在一套规范的业务流程基础上。

3.2 加强培训，优化教学管理队伍建设

经验型的“传帮带”培训缺乏系统性，存在片面性。不能满足“院办校”改革试点的总体要求，结合业务流程规范化管理，对所有业务节点人员开展岗前培训和定期培训。岗前培训是工作人员进入岗位后开展具体工作前对其进行培训，使其了解自己的工作内容和职责。定期培训是工作人员在工作一定周期后，对重点业务或有更新业务进行培训；其次，优化人员配置，均衡工作压力，提升工作人员的执行力，进而提高业务流程流转效率。

3.3 加强信息技术运用与普及

信息技术的运用，使得各个部门之间消除了距离的阻隔，改变了信息的传输方式与存储方式。信息技术的运用与普及为实施业务流程规范化、信息化提供技术载体。通过信息系统的运用，使业务流程各个环节显性化，将责任落实到人，谁主管、谁负责，便于协调沟通；同时，各个环节留有痕迹，所有业务公开透明，谁审批、谁负责；业务全过程信息化，表单电子化，原始凭证扫描、拍照以附件形式上传实现影像化后存储在服务器中，随时可以查询与审计[4]。

除此之外，并非所有业务流程都可利用信息技术信息化管理，如：未进行规范化管理的业务流程，实际工作时有变化的流程以及领导交代的事项等临时性强的业务流程。

3.4 以结果为导向对业务流程进行梳理

实现业务流程优化的方式之一，就是以结果为导向对业务流程进行梳理，持续改进确保业务流程的可行性和效率，具体流程如下：①清除。清除非增值业务流程节点，避免交叉管理，出现资源浪费。②简化。业务流程审批时，对表格不必要的内容进行简化设计，简化程序，消除烦琐事项。③整合。不同业务进行及时归档，不同任务交由不同人员处理，提高效率。④信息化。利用信息技术，实现电脑端和手机端数据同步，随时随地处理各类业务审批，减少时间成本，实现让师生少跑路，让信息快跑路。

4 结语

综上所述，笔者所在学校领导提出落实，“院办校”改革要按照“下得去”“接得住”“能操作”“有实效”十二字指导方针（下简称“十二字方针”），才能确保试点改革成效能够落到实处。而这“十二字方针”化作具体事务将由一系列业务流程构成。此次，主要从理论方面对“院办校”改革中业务流程优化进行研究。对业务流程信息化建设的相关探究，希望有助于“院办校”改革达成实际成效。