基层单位档案信息化管理创新策略探讨

杭书礼

摘 要：档案管理工作是基层单位管理中的一项重要工作，隨着时代的进步与发展，现大部分单位的档案管理工作正在走向信息化，档案管理工作方式也由以往传统的纸质归档形式转变为实体、电子一体化归档。档案管理工作信息化之后，工作质效明显提升。为适应新时代档案工作的新要求，本文就信息化下档案工作的优势、存在风险、创新举措提出一些想法。

关键词：档案管理;信息化;工作质效

收集资料、整理资料、存储资料、查阅资料等都是构成档案管理工作的重要环节，在传统的档案管理模式下，我们通常采用纸质形式存储档案，随着工作时间的推移，纸质档案资料数量也越堆越多，占用空间、浪费纸质资源、查找困难、存储条件要求较高等等都是传统档案管理模式之下我们能够看到的问题。而在档案工作与信息技术相融合之后，档案管理变得更加便利高效，上面出现的各种问题也都迎刃而解，在日常工作时我们不再需要重复翻阅纸质档案资料，还可以根据需求快速检索有针对性的材料。信息技术的有效运用无疑给档案管理工作质量和效率的提升带来的新的契机。

一、档案管理工作信息化后的优点分析

1.提升档案质量的存储质量

采用传统的档案管理形式保存档案资料，随着时间的推移或者其他外界环境的影响，很有可能导致档案资料无法长时间保存，在以后需要查阅资料的时候会遇到一些纸质档案字迹不清晰难以辨认、缺少页码等问题。但是采用信息技术保存档案资料就能有效解决传统存储方式下所面临的这些问题。数字化的档案资料存储在硬盘、网络云端等现代化的存储设备中，还有一些重要的档案资料我们可以进行备份保存，这样就能够避免档案资料的丢失或者损坏，能大大提升档案资料的保存质量，为以后档案资料的查阅和使用管理等工作都提供了有力保障。

2.提升档案管理的工作效率

档案管理工作的效率偏低是传统档案管理工作中一直都面临的一个难题，面对日常繁杂的档案管理工作，管理人员工作量大、人手不足、管理方式落后等各种因素都是导致档案管理工作效率低的关键。在与信息化相融合之后，档案管理工作的工作效率能够得到有效的提升。传统档案管理工作中对档案的分类归集、档案资料的检索装订等工作内容都能由电脑来代替，管理人员的工作强度能有效降低，很多重复性的工作管理人员都无需在操作。如果可以充分利用现代化的档案管理系统，就可以让单位的档案管理工作效率得以大幅度提升。

3.提升档案资料的利用率

传统的档案管理工作更加侧重于对档案的收集、归档工作，传统的档案管理工作更多的是起到保存重要工作轨迹的作用，而在分析档案信息、充分利用档案信息方面所做的工作还远远不够。而在档案管理工作信息化之后，档案资料的利用率可以大大提高。比如，档案资料管理单位可以借助档案管理系统对之前做过的同类型工作的档案资料内容进行分析，把之前好的工作经验进行借鉴，以此来提高工作效率等。档案信息化之后，档案管理工作人员不再需要频繁进入档案室去翻找档案，从档案管理系统中简单的搜索就可以，这些便利条件让档案资料的利用率越来越高。

4.提高基层单位档案管理的社会效益

单位的档案管理工作是指对于目前基层单位档案进行整理和优化，更加明确单位的相关信息。但是由于目前的一些基层单位对于档案管理工作的不重视，因此使得档案的管理工作不能得到很好的开展，严重的降低了基层单位档案管理工作的效率，不利于基层单位的长远健康发展。为了应对这种情况，事业单位应该积极推进档案管理工作的改革，改良我国单位档案管理的程序，从而提升基层单位档案管理的效率。随着我国目前经济的快速发展，我国信息化技术水平得到了很大的提升，重视事业单位档案管理工作，可以有效提高单位的服务质量，提升基层单位的服务水平。重视基层单位的档案管理工作改革，可以保证单位档案管理信息的准确性和安全性，更加高效的提高档案管理工作人员的工作能力，基层单位也能获得更高的社会效益，从而促进单位的可持续发展。

二、档案管理工作信息化所面临的挑战分析

1.档案管理工作信息化建设较为薄弱

想要实现档案管理信息化工作，需要搭建开展信息化档案管理工作的平台，投入人力、物力与财力购买必须的硬件设备。但是当前很多单位对档案管理工作信息化建设的重视程度并不是很高，没有为此设立专项资金来保障其顺利运行。所以，一些单位的档案管理信息化建设工作还停留在表面阶段，无论是从硬件条件还是从档案管理平台的搭建上都没有落实到位。甚至有些单位只是简单认为把档案资料录入到电脑中进行保存就可以了，不需要使用太过专业化的档案管理平台，这让档案管理工作信息化的进度比较缓慢。

2.档案管理人员缺乏复合型人才

档案信息化建设是一项科技含量极高的工程，但很多档案管理人员不具备相应的技术，极大阻碍了基层单位档案管理信息化进程，在基层单位档案信息化建设的过程中，对人才的要求越来越高，不仅要熟悉档案业务，更要掌握自动化和网络化技术，然而现阶段，档案部门缺乏足够的复合型人才，普遍现象新手很多都非科班出身，年龄结构不合理等，档案管理人员整体素质有待提高，很难适应档案信息化建设发展步伐，因而无法保证信息化档案管理工作顺利开展，不利于发挥档案在基层单位建设与发展中的作用。

3.信息化档案资料的安全性有待提升

信息技术的发展虽然给档案管理工作带来了很多便利，能大大提升档案管理工作的效率和质量，但是随着而来的信息安全问题也凸显出来。大部分单位所保存的档案资料都是一些不能被外人知道的秘密性文件资料，这些资料如果发生泄露有可能为单位造成不可预估的损失，所以做好档案资料的保密工作也是档案管理中的重要部分。在档案管理信息化的过程中，信息安全问题随着而来，我们都知道网络上的病毒程序和一些不怀好意的黑客会对网络进行攻击，如果一个单位的档案管理系统被病毒和黑客所攻击就很有可能导致档案资料的泄露。现如今很多单位对网络安全问题不够重视，防火墙做的也不够完善，这样就容易造成档案信息被盗。

4.基层单位档案管理的资料不健全

众所周知，单位的档案管理工作一直以来都是一项十分复杂且系统的工作。基层单位档案管理接触部门较多，因此档案的数据处理信息也比较庞大。在单位档案管理收集的过程中，特别会容易导致出现差错或者漏洞的情况，一些单位档案管理人员在借阅档案的过程中，如果不及时归还或者丢弃，也会影响到单位的档案管理工作正常开展，对于档案管理工作产生很大的影响。

三、创新档案管理工作信息化的措施分析

1.提高对档案管理工作信息化的重视程度

想要做好档案管理信息化工作，要对其充分重视，认识到档案管理信息化工作对促进档案管理工作效率和质量的提升有切实意义，单位从领导层一直到普通员工都要对此项工作有充分认识。为此，从事信息化档案管理人员可以与单位的领导沟通，在单位内部宣传档案管理信息化的意义、作用等内容，让全体员工意识到做好档案管理的信息化工作不是一两个人的事情，而是关系到整个单位全体员工的未来发展，鼓励所有员工积极配合档案管理信息化工作。同时，单位的领导也要提高自己对档案管理信息化工作的认识，把这项工作当成是能够促进单位长远发展的一项日常工作，从管理制度的完善、对信息化档案管理的质量提出明确要求、培养专业化的信息化档案管理队伍等多个角度入手，不断促进单位档案管理信息化工作的顺利开展。

2.积极建设信息化档案管理平台

信息化档案管理工作需要的不仅仅是工作理念更需要有技术支持，积极建设信息化档案管理平台正是为做好此项工作提供必要的硬件条件。为了尽快搭建适合单位开展信息化档案管理工作的平台，单位需要投入人力、物力和财力，最好是为此项工作设立专项资金，可以找专业的第三方软件服务商为单位研究开发功能更加完善的档案管理系统。档案管理平台需要具备的最基本功能包括电子档案信息的录入、纸质版档案资料的扫描、对档案资料的关键字进行检索、对档案进行分类管理和归档、对重要的档案资料可以进行单独备份等，除了这些基本功能外，单位还可以根据对档案的利用情况选择更加智能化的功能模块。在搭建信息化档案管理平台的同时，单位也需要培养能够熟练操作档案管理系统的工作人员，这样才能实现熟练使用和操作管理平台的目的。

3.重视信息化档案资料的安全性

很多单位存储的档案资料中有不能被外界随意查阅的重要资料，这些档案资料在存储过程中可能会有密级管理要求，对谁有权限查看档案、能否对档案资料进行复制或者是借阅等都有比较明确的要求。在实现档案管理信息化之后，档案的密级管理同样十分重要。为此，在档案管理信息化过程中，单位可以对数字档案资料进行分级管理，對于普通级别的档案资料，查阅权限可以适当放开，而对于需要保密的档案资料，一定要提高电子数据的保密能力。比如，单位可以对档案管理平台的权限进行设置，设置多级别密钥来保护秘密资料。同时，单位需要加强网络防火墙系统，如果发现有人侵入到档案管理平台要能够及时发出警报和断开网络链接，对于不合规定的档案查阅、下载等行为同样也能够发出警报和断开链接;在档案管理系统需要进行升级的时候，如果升级后的系统与原来的系统不兼容，需要先对系统中的档案资料做好备份等，这样严谨的信息化档案管理方式可以更好的提高信息化档案资料的安全性。

4.提高档案管理人员的信息化水平

在信息化背景之下，档案管理工作人员仅仅有档案管理相关知识是不够的，还需要有较强的信息化水平，能够熟练操作档案管理系统，并且能够知道一些档案管理信息化过程的原理等知识。为此，单位需要重视对档案管理工作人员的培养，可以通过定期培训、鼓励自学等途径提高他们的业务能力。为了能够切实提升管理人员的业务水平，单位开展的培训形式最好更多的选择实操类型的培训，或者是理论和实操相结合的培训形式。比如，单位可以组织开发档案管理系统的企业开发人员来对员工进行实操培训，讲解档案管理系统能够实现的功能和各个模块的使用方法，在讲解的过程中安排互动环节，让档案管理工作人员把自己平时工作中遇到的问题都提出来，在培训过程中及时解决。除了通过培训途径来提高档案管理人员的业务水平，单位还可以设定档案管理绩效考评指标，对档案管理人员的日常工作情况进行定期考核，这样是促进他们的工作积极性，促进他们自主学习和提高。

5.完善基层单位档案管理的制度

众所周知，无以规矩，不能成方圆。因此在基层单位的档案管理工作中，由于单位的档案管理缺乏相关的管理制度，所以导致基层单位档案管理工作人员对于档案的管理程度不重视，基层单位的档案管理工作质量和效率也得不到很好的提高。只有基层单位档案管理部门制定出相关的档案管理制度，严格要求和规范档案管理工作人员自身的工作方式和工作行为，从而提升对基层单位档案管理人员的业务要求，才能从根本上提高我国基层单位档案管理的效率。就目前基层单位档案管理工作水平来看，绝大多数的基层单位档案管理制度都不是很完善，档案的管理规范性很差，在基层单位档案管理人员的工作过程中，很容易出现档案资料的缺失或者损坏，查找信息不准确等情况，严重影响到了基层单位档案管理的效率，使得基层单位档案管理工作受到了压制。

6.规范基层单位档案管理工作的程序

由于基层单位的档案管理工作是一份复杂的工作，因此在单位档案管理部门进行档案整合的过程中，如果没有一套系统的档案管理工作程序，就很不利于基层单位档案管理工作的进行，严重降低了基层单位档案管理工作部门的积极性，也影响了档案管理的效率。面对这种情况，基层单位就可以在档案管理工作部门，依据划分工作小组的形式，将基层单位档案管理工作进行有效的划分，将一个比较庞大的档案管理信息细分为细小的板块，从而加强对于基层单位档案管理的规范化处理操作。例如，在基层单位的档案管理工作中，可以依据档案的部门、年份、内容进行有效的拆分，将分好的档案安置到不同的小组，在小组内部进行档案的整理工作，减少不必要的时间浪费。在基层单位档案整理完成之后，单位档案管理有关部门可以依据档案管理小组的表现进行打分，对于其中表现优异的小组进行相应的物质奖励。通过这种方式，可以有效地提高基层单位档案管理工作部门的工作效率，简化基层单位档案管理工作，从而促进基层单位档案管理工作的顺利开展。

四、总结

综上所述，档案信息化是大势所趋，档案部门要跟上时代的步伐，充分认识到档案工作是一项记录历史，传承文明，服务社会，造福人民的事业，档案工作者使命光荣，责任重大要以更加开阔的胸怀，开放的心态，更具创新的理念，积极推进档案信息化不断深化和发展。

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（作者单位：常州市第一人民医院）