有效提升事业单位人力资源档案管理水平

魏翠萍

（安丘市交通运输局，山东 安丘 262100）

引言

伴随着经济的发展，社会的进步，国内各行业都在转型升级。在这样的背景下，事业单位的人力资源档案管理工作也十分重要，紧跟时代步伐，实施自我可持续发展也十分重要。科学技术的发展也使事业单位人力资源档案实现科技化、数字化的可能性。作者结合实际工作经验及相关文献，提出事业单位人力档案存在的问题，并提出一些看法。旨在促进人力资源档案管理的发展与进步，从而使事业单位跟上时代的步伐，实现可持续发展。

一、管理能力和水平提升的意义

（一）可以促进单元发展

人力资源档案管理在事业单位工作中有着非常重要的作用，有助于提高人力资源管理水平。可通过人力资源档案管理，非常准确地把握每个员工的具体情况，从而因势利导，合理运用每个员工的能力，这符合以人为本的基本要求，也是单位发展的动力。合理编制人事档案及管理，可以最大限度地发挥每个员工的潜能，避免人力资源浪费。提升事业单位的竞争力，在市场竞争日益激烈的今天内部挖掘有用的人才，可以降低成本，提高竞争力。

（二）物尽其用

单位的核心竞争力在人才上，是保障单位正常运转，提高内部工作效率和效益的根本。一个有效的人力资源档案管理，不能只注重管理，充分发挥主观能动性，加强员工能力的提升，注重其他方面能力的培养，使单位的发展蒸蒸日上。简而言之，人力资源档案就是每个单位员工的实际工作情况和工作能力的记录。有这样的档案我们才能对每个员工有一个具体而贴切的了解。通过HR 档案还能掌握每一个员工的能力和特征，从而实现有效的监督。不仅可以激励每一位员工不断进步，还可以达到对每一个员工的约束，使他们的工作更加符合标准的要求，在此基础上使事业单位不断进步。

二、具体工作中的不足

（一）重视程度不够。

事业单位人事档案管理是事业单位的一项基础性工作，需要平时的维护和管理。但事业单位的领导或管理人员对单位的人力资源档案一直没有正确认识或重视。人员配备，人事制度建设，经费投入，技术支持不足。调任其他职位或未接受专业培训。设备资源跟不上人事档案的发展。对档案的补充更新通常仅在使用人力资源档案时才被考虑。新技术的应用，使得人力资源档案越来越被边缘化，给档案的有序合理化带来很大的负面影响。其次，由于领导重视不够，制度建设存在许多漏洞。随着社会的发展和市场化的要求，人力资源档案管理也需要改革和完善。同时，随着新《劳动保障法》的颁布和社会保障制度的不断完善，对人力资源档案建设提出了更高的要求。制度建设和人力资源档案管理不规范都影响档案管理水平。

（二）档案管理基础薄弱。

由于各单位领导和管理人员对人力资源档案的管理不够重视，对其含义认识不够，导致了档案管理基础薄弱。随着经济社会的发展，市场和社会对事业单位人力资源档案的管理提出了更高的要求，国家也采取了各种政策来加强事业单位档案管理能力。但在具体的实施过程中，也出现了一些问题，主要表现为人事档案分类不合理、建档不规范、规范化、电子档案未建立、档案数字化管理系统等。极大地影响了人力资源档案的规范化、现代化。

（三）员工素质还有提升空间。

提高人力资源档案管理水平，是提升档案管理水平的核心问题。提高人力资源档案管理水平，需要高素质管理者的配合。但大部分单位的领导和管理工作对人力资源档案重视不够，档案管理观念还比较落后，很多单位没有设立专门的人事档案管理人员。总体上由档案管理者统一管理，存在着专业与综合素质的大问题，难以对人力资源档案进行深入挖掘。此外，单位档案管理人员的培训和继续教育等方面还存在一些问题，难以胜任。

（四）档案管理信息化程度低。

现代信息技术领域的发展导致了工作方法在各个领域的变化。目前，各单位逐步采用现代元素，但信息化应用进展缓慢。有些单位在工作中计算机使用率低。在数字化、信息化的过程中，没有充分利用计算机，就不能为提高信息化水平创造条件。另外，相关的信息设备也不适合系统开发，系统的访问受到严格限制。如果访客太多，会造成卡顿，甚至造成系统瘫痪。此外，事业单位缺乏现代技术支撑，现代化意识淡薄是造成档案管理低效、落后的直接原因。

三、提升档案管理水平的方法

（一）加强对档案管理水平的重视

观念决定高度，由于对人力资源档案的管理重视程度不够，因而在实际工作中态度上存在问题，再加上专业培训不到位导致管理能力不足，人力资源档案管理也存在形式化问题。因此，要从思想上加强对人力资源档案管理的重视。以此为基础，加强对员工的培训，可以组织相关人员进行档案管理学习，或请专家来举办讲座，提高思想意识和管理水平。增加人力资源档案管理的资金投入，为各项工作的开展提供充足的资金支持。在技术设备方面加大投入，可以引进先进的管理技术和信息化设备，在保证工程顺利进行的基础上，提高工作效率。

（二）健全相关管理制度

因为人力资源档案管理涉及的内容十分丰富，所以管理起来也比较困难。因此，有必要建立合理的人力资源档案管理系统。一是单位应根据自身情况，制定适合自己的管理制度，要求人力资源档案建立、健全、保存的每一步都要规范化，做到有依可查、有据可循、尽量标准化。也要加强监督，制定考核方案，将责任落实到个人。可通过定期或不定期的考核及全面的工作能力评估，激发员工的积极性。还要建立相应的奖惩制度，对做得好的人给予奖励，对存在差错的要予以处罚，以此来督促专业人员做好自己的工作。

（三）增强行动能力培训

事业单位员工素质的提高，是提高管理水平的一个重要课题。要做的第一件事就是让相关管理人员端正工作态度，让他们知道自己工作的重要性和意义，以此来增强管理工作的认同感，还能充分发挥主观能动性。此外，还应注重挖掘单位内部人才，提高人力资源档案管理人员的工资待遇，以吸引优秀人才。

（四）提高信息水平

机构档案管理信息化已是大势所趋，但由于种种原因，信息化水平并不很高。要提高信息化水平，首先要引进先进的信息化技术，加强信息化体系建设，完善数据库，物尽其用。

（五）提高档案管理的信息化水平

伴随着信息技术的日益普及和各部门的发展，任何单位或个人都不能在广大的社会团体中孤立的工作，档案管理也应紧跟现代化发展的步伐，传统纸质档案管理中常出现的错误：出错率高、质量差、共享率低、办公效率低等现象越来越明显，电子信息化的管理方式有待加强。在档案管理方面，需要投入大量资源，建立档案管理系统，把管理中纸质版的工作内容变成电子资料，提高档案管理的效率，避免因档案资料过度修改而给档案带来的损失，推行档案电子化管理制度，将大大提高资源利用率，减少浪费，提高档案管理的针对性。机关应根据自身发展的实际需要，结合各部门档案管理工作的需要，广泛开展调研，在合理的预算条件下，引进先进的现代化管理类设施，为档案管理能力的提高打下基础。

四、事业单位人力资源管理的若干建议

（一）正确认识人力资源管理在日常管理中的作用

首先要树立正确的管理理念，充分发挥人力资源管理在事业单位中的作用。依据单位自身实际，以事业单位现代化管理系统为指导，制定科学、可行的人力资源管理方案，使单位对人力资源管理工作的重视与了解，使其真正发挥作用，从上而下着手。

第二，明确岗位职责和岗位要求。要明确单位内部各岗位的任职资格和要求，才能更清楚、更清楚地掌握每个岗位对人员的需求，才能最终实现人岗匹配。

（二）探讨并建立有效的招聘系统

人才是人力资源管理的根本，吸引和留住人才是单位发展不可缺少的组成部分。因事业单位的工作难度及工作特殊性，在人才招聘过程中，对学历和专业有较高的要求，使这一制度的门槛有了较大的提高，加上这两年新冠疫情的影响，促使更多的人员到事业单位工作，这就加剧了招考竞争。但实际工作中，也不乏学历不高，但工作经验和工作技能十分丰富的人员，高学历和专业的要求，将这部分人员拒之门外，没有机会参加招录考试。另一方面，在事业编制的控制上，各单位的工作人员可具有不同的身份，事业单位可根据自己的实际，积极探索建立行之有效的员工制度，这样既可以减轻事业单位控编的压力，又能真正解决事业单位人员的需要。

（三）调动员工的积极性，减少人员的闲置

事业单位人力资源配置中最突出的问题之一就是人员闲置。因为事业单位内部对工作没有明确分工，工作职责不明确等原因，导致事业单位内部长期存在部分员工无具体业务，造成人力资源的浪费。对此部分人员，首先要了解这些员工闲散的原因，根据原因找出解决的办法，调动工作积极性，使这部分人员忙碌起来，在单位找合适的岗位，实现人力资源的合理利用。

结语

信息时代的到来，大大提高了管理类工作的效率，信息化的档案管理成为形势下的必然要求，纸质的档案管理模式已经不能适应现代办公的需要。因此，必须加大对档案管理工作的重视程度，加大对档案工作人员的技能培训，提高其信息化水平，加强单位信息交流与合作，完善档案管理机制，紧跟时代，推动事业单位更好地可持续发展。可见，人力资源档案管理在事业档案建设中具有举足轻重的作用。通过人力资源档案管理，可以充分发挥和挖掘员工的潜能。因此，应重视目前事业单位人力资源档案管理中存在的不足之处，通过完善相关工作制度，提高员工的工作能力和素质，加强数字化信息化建设，提高事业单位人力资源档案管理水平，实现事业单位可持续发展。