新形势下科技档案管理模式创新研究

2021-11-27李莉

魅力中国 2021年49期

李莉

（四川省档案学校，四川雅安 625000）

一、新形势下科技档案管理的现状

在如今万象更新的发展阶段，根据社会发展的科技需求，每年各个单位的科研成果都会增加很多科技文件，科技档案的数量呈上升趋势，部分负责档案管理的工作人员专业素质不够，管理意识薄弱，不能高效进行科技档案分类管理的工作，长此以往，文件分类杂乱无章，分散在各种相关科室，导致需要查找相关文件时效率低下。部分企业和单位甚至没有专门的科技档案管理部门，由科研工作人员兼职负责相关事宜，但是一些科研相关职能部门需要经常借阅，频繁的借阅和归还工作会消耗科研工作人员本该投入在研究中的时间和精力。对于科研工作者而言，科研成果的重要性不言而喻，导致档案管理人员在进行档案收集工作时遇到不愿配合工作、共享资源的境况，反映出我国新形势下科技档案管理模式创新的难题。

二、科技档案管理的特点

（一）专业性

相较于其他档案而言，科技档案是记录科学技术活动从选题到实践，最后得到研究成果的完整活动过程的资料，具有很强的专业性，对档案收集管理的专业工作人员有较高的素质要求，管理人员需要具备专业的档案管理能力和基础科学知识，最好了解一些基本的科技实况，便于开展工作。

（二）多样性

多样性是科技档案的另一个显著特点，在现代社会中，科学技术已经渗透到社会生活的方方面面，任何行业都离不开科技的支持，小到家庭生活，大到国家发展，各种各样的科学技术在不同的载体中快速发展，各种类型的科技档案由此衍生。

（三）成套性

科学是一门逻辑严密的学问，每一步都走在缜密的思维中，体现在科技档案中就是成套性。每一个试验阶段都是一个单元，通过一系列的试验得到能够运用的科技成果，有机地统一整合，形成一个具有独立性的完整结构。这是科技档案的内容和形式所决定的，在生物实验、地质勘测和测绘研究中都能够明显观察到这个特点。

（四）永久性

科技档案代表着人类一段时期的研究成果，无论时代如何变幻，都是具有参考价值的，没有具体的时间限制，一般都能够永久使用。就像如今的许多科研成果也是在参考以往经典的发现中创新，不断改革完善形成的，好的科技档案不在于年代是否久远，真正经典的成果经得住时间的考验，在历史长河中熠熠生辉。科技档案与时俱进也不是不可实现的，不断地补充新的研究成果，对原有的科技档案进行修改，都能够在实现科技档案管理的动态化和有效性的同时，提高科技档案的准确性和真实性。

（五）保密性

科技档案记录着国家的先进成果和科研机密，关系着国家与人民的根本利益，需要管理机构加强保密管理工作，提高管理人员专业素养，以防泄露机密文件，有损国家利益。

三、科技档案管理模式创新的必要性

（一）提升科技档案的利用率

在如今信息化时代中，经济水平和科学技术高速发展，这样的时代背景导致档案管理机构面临着科技档案数量大量增加的问题，同时增加的还有科技文档的复杂程度。因此，科技档案的管理效率就成了管理机构的难题，在原有的基础上提高科技档案管理效率和利用率的有效方法就是创新档案管理模式，并且提高档案管理的信息化水平。如此一来，管理模式创新能够最大程度上节约人工成本，提高科技档案的利用率，使科技档案的借阅、归还工作更加方便快捷，在提升企事业单位运营管理水平方面发挥出至关重要的作用。

（二）保障科技档案的信息安全

科技档案信息化管理对提高档案管理效率和档案利用率的益处不言而喻，并且减少了纸质档案的使用频率，这样的电子化改造虽然有效提升了工作效率，但随之而来的是如何更好地保证信息安全。科技带来了方便和快捷，也带来了复杂和问题。如何在保证高效管理的同时控制档案的信息安全是我们面临的问题，在原有的基础上对科技档案管理模式进行完善，在信息安全控制系统中不断创新，这是新管理模式的重要工作内容。

（三）减轻档案管理人员的工作负担

科技档案管理模式的电子化和信息化为管理人员的工作带来了很多的便利，大幅度提升档案管理工作的效率。但是管理人员的工作模式并没有完全被改善，传统管理模式的框架仍然存在，所以管理人员的工作负担仍然比较沉重。从这个角度来看，科技档案管理模式的创新是有要的，大部分档案管理机构为管理人员发布的薪资水平处于中下游，与管理人员在企事业单位付出的劳动不成正比，给管理人员造成生活和心理方面的双重负担。在原有的基础上，提升管理人员业务水平，强化管理模式创新程度，以降低管理人员的工作负担。

四、科技档案管理模式创新面临的挑战

（一）对档案管理模式创新的认识不到位

科技档案能够为企业单位的工作带来更有效、更完整的信息资源，对于企业单位的日常工作也有着重要的影响。企事业单位管理人员和工作人员的认知水平对科技档案管理模式创新工作的质量有很大影响，甚至能够直接决定创新工作能否有效展开。部分企事业单位确实存在认知局限的问题，比如，在科技档案管理模式创新工作中，一些管理人员对不同类型科技档案的重视程度参差不齐，有些被认为不够重要的科技档案没有进行归档保存，在管理中逐渐遗失损毁；再比如有些科技档案在进行归档保存时，管理人员仅仅收录科研立项和验收数据，项目研究过程中产生的数据并未进行保存。这样的问题是阻碍管理机构工作水平进步的重要问题，无法从根本上提升业务水平。

（二）相关法规不健全

档案管理工作在许多企事业单位中都不被重视，在这样的大前提下，我国关于科技档案管理方面的相关规定也有待完善，科技档案管理模式创新工作无法进一步开展也有这一部分原因，没有法律作为保障，许多问题都十分棘手，难以根除。具体来说，在现有的相关法规中，针对科技档案管理的专门法规有《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》以及具体的实施办法，且年代比较久远，有些条例已经不适用，只有完善相关法律条例，为科技档案管理工作提供基础条件，才能够有效解决问题，保证管理机构的运营工作顺利展开，得到更好的创新成果。一些保密相关的法规也不够健全，导致科技档案管理部门在制定相关的制度方面会遇到一定的困难，对于科技档案的保密工作的执行也是有着重要的消极影响。

（三）档案利用效率低下

档案利用率低下是我国档案管理机构普遍存在的重要问题，这已经偏离了档案管理机构帮助企事业单位高效获取档案中有效信息的初衷，也是档案管理模式创新工作需要解决的问题。部分企事业单位电子化档案管理和纸质档案管理没有达到平衡统一，有些科技档案存在电子档案和纸质档案同时存在的问题，浪费储存空间；有的企事业单位硬件设施落后，管理人员水平不高，管理模式提升空间很大，这也是导致档案利用率低下的重要原因之一。对档案利用效率低下的原因进行全面的研究，为科技档案管理模式创新工作提供思路和建议，彻底解决效率问题。

（四）科技档案管理体系不完善

管理层没有科学的管理意识和管理方法，内部管理体系松散，没有合适的管理方案，盲目进行管理。想要贯彻科技档案管理模式的创新工作，科学的管理制度和完善的管理体系必不可缺，没有管理方面的保障，再好的创新也没有用武之地。尤其是关于科技档案保密问题的管理，更是重中之重。

五、科技档案管理模式创新策略

（一）加强对档案管理工作模式创新的认识

为了科技档案管理模式创新工作的顺利进行，加强企事业单位管理人员和专业人员的认识水平，提高其认识高度，使其具有长远目光和大局观。通过一些科研知识宣传使企事业单位人员认识到科技档案在科研工作发展中的重要作用，为科技档案管理水平提供基础保障。

提高企事业单位对于科技档案的重视程度，认识到科技档案对国家科技进步的重要作用，加大关于科技档案管理的资金投入、人才投入和精力投入，以提升企事业单位科技档案管理工作的效率和质量。最好能够同时加强企事业单位对于科技档案管理模式的管理方法的重视度，科学地进行管理工作，在此基础上完善现有的管理流程，为科技档案管理模式的创新工作提供基础保障。

（二）完善相关法规

科技档案管理模式创新工作是每个档案管理机构难题，针对这个问题出台更有力、更健全的，有科学性的法律条例，针对科技档案管理的工作流程制定一套全面的法规，以保证创新工作的顺利开展。企事业单位也可以更新内部相关制度，针对自身存在的问题，结合公司实际情况完善制度，适应时局，在新形势下进行科学的创新，遵守相关法律条例，积极探索新的管理模式，在信息技术高速发展的时代更好地完成本职工作。

（三）进一步提升档案的利用效率

加强企事业单位的分类存档工作，更加细致的分类，更加全面地储备，在此基础上做好清晰明了的目录检索工作，这样才能够在查询各类信息时确保万无一失，做到便捷高效。培训专业人员的分类存档水平和档案管理能力，提高业务熟练度，为有效提高档案利用效率提供基础。由此看来，完善和创新科技档案管理模式不可缺少的就是提高管理人员业务水平和提升档案利用效率。

（四）增强专业人员素养

专业的档案管理人员在档案管理工作中责任重大，不仅要掌握专业的档案管理知识，也要提高自身的职业道德素养，科技档案是关乎国家和人民根本利益的机密文件，守住初心，做好本职工作，提高服务意识，才能保证科技档案管理工作顺利进行，在此基础上进行管理模式的创新。档案管理人员的心理素质也需要过硬，错综复杂的档案分类工作对管理人员来说任务繁重，压力较大，心理素质过低容易影响工作效率。另外，适当引进一些高素质人才，员工之间相互交流，也有利于提高人员素养。

（五）提高信息化管理水平

为了提高企业科技档案信息化管理水平，首先必须构建基于大数据的企业科技档案信息管理系统，建立科技档案大数据分析、存储机制。基于大数据的档案管理系统，以大型分布式数据库的形式将档案信息存储在云存储中。在大数据档案管理模型中，大数据存储的功能模块主要分为安全度量模块，用户评估模块、云计算模块、云存储模块以及访问行为评估模块。具有档案管理功能的大型数据库使用云存储技术，将大量科技档案数据分配到多个服务节点。用户终端通过业务服务层和功能控制层进行信息检索和安全级别评估，以提高档案管理安全和效率。