乡镇卫生院人事档案管理的现状探究

房杰祥

（莒县峤山镇卫生院，山东 日照 276523）

引言

在新时代背景下，随着乡镇卫生院档案管理与医疗整体规划改革的接轨，对档案管理水平和服务能力提出了更高的要求，作为基层卫生单位，其档案管理质量也对医疗事业发展起着重要的推动作用，但现阶段乡镇卫生院档案管理工作普遍存在着人员综合素质不高、管理软硬件配套设施建设力度不足、管理理念落后以及资金投入有限等问题，需要结合管理现状，对管理模式和管理手段不断创新和完善，对医疗业力、行政管理以及党建工作等需加强融合，确保档案管理工作能够有序开展和落实，使档案资源的重要作用得以充分发挥，进一步推动当地医疗事业的可持续健康发展。

一、现阶段乡镇卫生院档案管理现状分析

在农村地区医疗卫生体系中，乡镇卫生院作为重要组成形式和基层医疗组织，发挥着至关重要的作用。随着近年来我国公共卫生事业的快速发展，对乡镇卫生院管理工作提出了更高的要求，不仅包括了管理规章制度制定及落实，还需要对人员综合素质及专业能力加强重视，通过其管理模式的不断改进和完善，确保其管理工作能够更加科学化、规范化。现阶段乡镇卫生院档案管理工作取得了一定管理成效，但同时其中存在的不足和问题也日益凸显，其主要表现在以下几方面：

（一）管理意识薄弱、管理观念落后

在基层医疗机构中，特别是乡镇卫生院日常管理工作中，通常更注重医疗业务的顺利开展，其对自身档案管理工作缺乏重视，对档案资源开发利用的重要性认识不足。造成此现状的原因主要包括以下几方面：首先由于乡镇卫生院档案管理工作对人员专业性要求较高，但同时相应的专业人才缺乏，对人才培养投入力度不足，部分卫生院采取人员兼职的方式进行档案管理，因人员管理精力有限，对管理工作的有效性造成不利影响，使其难以在卫生院可持续发展中发挥促进作用，极容易使档案管理工作逐渐呈现出边缘化态势。其次现阶段不少乡镇卫生院都将其视为会计档案及病历档案保管工作，主要负责对文书档案进行收集和整理，未根据档案特点、类型等进行分类及归档保管，对档案资料有效利用造成不利影响，同时也对乡镇卫生院的可持续良性发展造成一定制约和阻碍。另外部分管理人员对管理工作的重要性缺乏认识，管理理念落后，并且还普遍存在着经济能力不足的问题，管理资金投入有限，造成档案管理软硬件基础设施建设不完善，管理不规范，以及档案管理人员流动严重等情况，使档案管理工作逐渐边缘化。

（二）管理技术缺乏先进性、管理制度亟待完善

现阶段在不少乡镇卫生院日常档案管理工作中，普遍存在着档案管理制度亟待完善的问题，其未结合自身实际情况，对管理制度有效落实造成制约，加大了档案管理工作的随意性和无序性，对档案资源利用造成不利影响，并对乡镇卫生院资源利用及可持续良性发展造成制约，形成此现状的原因主要是由于档案管理工作未受到广泛重视，档案管理技术较为落后所造成的。在实际管理过程中，部分乡镇卫生院的管理方式较为粗放，管理技术落后，虽然计算机在日常管理中得到广泛应用，但仍有不少卫生院采用传统的手工方式进行病历档案管理，不仅无法适应现代档案管理及资料共享要求，还极容易因人工操作而增加工作失误和疏漏，使管理效率和质量受到影响，造成档案服务水平不高。其次由于管理体系不完善，档案管理工作存在较强的随意性，各部门之间缺乏有效的协同合作，对提高档案利用率造成影响。并且由于档案管理缺乏规范性，极容易导致大量文书档案、病历档案及专业档案出现遗失、损毁丢失等情况，对乡镇卫生院的可持续发展造成阻碍[1]。另外随着互联网的不断普及，以及新网络环境的形成，对乡镇卫生院的档案管理人员提出了更高的要求，需要对管理技术、信息技术等加强学习，并在资金投入力度方面，也需要从技术层出入手，对管理的软硬件设施的先进性进行充分考虑，使管理手段能够不断完善和优化，但现阶段一些卫生院还存在着软硬件设施配置不完备，以及档案保存环境恶劣的情况，其主要体现环境潮湿、狭窄，并且无除湿、降温等必要设备，甚至部分卫生院未对专门的档案保管库房进行设置。

（三）专业管理人员综合素质不高

现阶段在不少乡镇卫生院档案管理工作中，普遍存在着档案管理专业人才匮乏的现象，管理队伍建设力度不足，通常采用办公室人员兼任的方式开展档案管理工作，使档案管理工作无法有效发挥其价值和作用。其次在乡镇卫生院档案管理中，存在着严重的人员流失情况，极容易导致档案交接过程中出现档案遗失、损坏等问题，对档案管理工作的有序顺利开展造成极大的影响。另外由于乡镇卫生院对档案管理人员培训缺乏重视，相关人员未经过系统化、专业化培训，导致档案管理人员专业能力及综合素质不高，特别是在信息化时代背景下，管理人员的档案管理理念、管理知识及管理方法已无法适应档案管理及卫生院的发展要求，并且因档案管理工作效率和质量不高，对提高档案资源利用率造成制约，使档案管理工作无法为乡镇卫生院的可持续发展提供有力支撑。

（四）财政投入力度不足

现阶段不少乡镇卫生院受到当地经济发展水平的影响，资金投入力度不足，并且通常以财政投入为主要的运营资金，导致卫生院在财政投入有限的情况下，管理模式和手段的创新和完善受到制约和阻碍。同时在引进专业管理人才、现有管理人员培训以及软硬件基础设计完善等方面，由于缺乏充足的财政资金支持，对提高档案管理服务水平和效率造成阻碍和制约。

二、改善乡镇卫生院档案管理工作的有效对策

（一）对档案管理重要性提高认识

在乡镇卫生院日常管理工作中，为了使自身服务水平不断提升，需要对档案管理工作加强重视。首先相关管理人员应积极转变自身管理理念，对档案管理工作的重要性，以及在乡镇卫生院可持续发展中的重要作用提高认识，从而使档案管理工作顺利开展得以有效保障[2]。同时管理人员应将档案管理工作纳入基础性工作范围，对其有效开展提供有力支持。其次通过乡镇卫生院全体人员档案管理思想意识的增强，能够使管理人员能够对档案管理进行集中管理及统一操作，对相关档案管理人员开展具有针对性的、有意识地培训和教育，并结合相关实践案例及操作，使管理人员对档案管理的作用有更深入的了解和掌握，从而使档案管理方法和模式得到不断创新和优化，能够更好地为多种临床医疗提供有力支持和指导。另外相关领导人员应提高管理工作意识，在卫生院管理及发展过程中，积极纳入档案管理内容，使全体人员能够不断增强自身档案管理意识，确保卫生院业务发展与档案管理实现同步规划。同时管理人员需要提高工作责任心及工作积极性，从而确保档案资料能够实现及时收集和整理，切实提升管理工作效率和质量。最后还应根据卫生院实际情况，对管理所需的办公设备及基础设施进行合理规划及不断完善，确保管理工作能够有序、高效开展。

（二）加大信息化建设力度

随着信息化时代的到来，以及互联网技术、计算机技术等先进技术的快速发展，在档案管理工作中，通过加大信息化建设力度，能够更好地满足行业发展及档案资源开发利用需求。与传统的档案管理模式相较之下，通过信息化管理的实施，能够对海量信息进行收集、筛选、处理、保存及传播，通过借助各种先进技术手段，使档案管理人员的工作量最大程度减少的同时，有利于档案信息实现实时共享[3]。现阶段为了解决乡镇卫生院普遍信息程度较低的问题，需要对信息化建设加强重视。首先需要对相应的软硬设施加强建设，通过计算机及相关软件系统的科学配置，为档案管理的高效开展提供重要的基础平台，在进行硬件配置时，还应根据乡镇卫生院自身实际工作量，避免出现有资源浪费的现象。另外需要对网络共享渠道进行不断拓展，使相关使用人员及时获取所需档案信息，使档案信息共享得以实现。同时因互联网络环境中存在诸多危险因素，极容易对档案使用安全造成严重威胁，导致档案破坏、遗失、篡改等现象出现，所以要求相关管理人员应对防范技术加强运用，通过防火墙及杀毒软件安装等措施，使信息安全得以有效保障。

（三）管理制度健全完善

在档案管理工作中，需要与卫生院未来发展形势相结合，根据档案管理特征，对档案管理制度进行健全和完善，对档案管理工作的具体开展加强指导。在实际档案管理制度中，应从日常业务活动、建设规模以及档案管理人员考核等方面入手，对原有的档案管理制度进行不断补充和完善，使管理制度能够更好地适应和满足乡镇卫生院可持续发展要求。另外通过管理制度的不断完善，对档案管理人员行为进行有效规范，使档案管理质量和效率有效提升，同时有利于加大先进技术引用力度，使档案管理人员充分利用其应用优势，有效替代传统管理手段和方法，使管理及服务水平切实提高。

（四）管理人员加强培养

为了有效提升档案管理水平，乡镇卫生院应根据自身实际情况，对档案管理专业人员加强引入，并对现有管理人员加强专业化、系统化培训，同时对管理人员综合评价体系及考核体系进行健全和完善，对档案管理工作加强有效指导。其次需要根据档案管理工作的具体岗位要求，提高培训的针对性和有效性，通过更具专业化的培训，使档案管理人员对专业管理知识、法律法规以及计算机技术等进行了解和掌握，为卫生院档案管理工作高效开展奠定坚实的基础，进一步推动乡镇卫生院管理水平的有效提升[4]。

（五）财政投入力度加大

在乡镇卫生院档案管理工作中，相关政府部门应对档案管理信息化建设加强重视。由于乡镇卫生院所提供的医疗服务范围较广，但因其管理制度不健全、基础设施建设不完善，再加上受到当地经济条件的限制，对提高档案管理及服务水平造成影响和制约，因此相关地方政府部门应通过相关扶持政策的制定，加大财政投入力度，使乡镇卫生院基础设施建设现状得到有效改善，同时促进现代档案管理制度及信息化建设力度的加大，进一步缓解专业管理人才流失的问题。

三、结束语

随着经济建设及科学技术的快速发展，乡镇卫生院档案管理工作面临着新的机遇和挑战，需要加强先进管理理念及方法的引入，对管理制度进行健全和完善，对专业管理人员加强引进和培训，使档案资源开发利用率有效提升，能够在卫生院发展规划及决策及中提供可靠依据和支撑，使档案管理工作在促进乡镇卫生院可持续发展中充分发挥作用和价值。