民政档案的价值及信息化管理措施探究

2021-11-27杨勇

魅力中国 2021年49期

杨勇

（四川省凉山彝族自治州会理市民政局，四川凉山彝族自治州 615100）

引言

新时代，党和国家将服务和改善民生作为了重要战略任务，基层民政档案部门也应将服务民生作为重要任务之一，强化为人民服务理念，将基层民政档案管理和服务向更广泛的领域延伸，更好地发挥基层民政档案在服务民生服务群众中的功能和作用，进一步提升基层民政档案管理效能。

一、民政档案的价值

民政档案反映着民政局的历史和发展，门类繁多，主要包括婚姻档案、社救档案、社团档案和地名档案等，实用性较强、使用时效长，是民政局分配资源的重要依据，是开展民政工作的重要导向[1]。民政档案是道德教育的优良教材，如档案里的英雄业绩材料在经过整理和挖掘之后可用于实施爱国主义教育和革命传统教育等，促使各项政策得到更好落实；民政档案是社会主义优越性的生动例证，如社救档案里面的扶贫资料详实地记载着贫困区和贫困户从多到少、由穷变富的趋势，体现着党和政府共同富裕政策的推行，让群众感受社会主义的温暖；民政档案是加强社会管理与服务的参考依据，如社团档案有助于社团管理工作的开展，从档案里了解社团成立的背景和运作情况、年检评估、历史记载等，据此确定社团价值，进行合理地清理与整顿；民政档案是对科学研究的佐证，如婚姻档案为研究社会学提供原始材料，地名档案为研究地质学和考古学等提供宝贵资料。

二、民政档案管理信息化的必要性

我国社会的不断发展，社会在发展的过程中，对档案信息的依赖性也是在逐渐地增强。传统纸质的档案在管理过程中的操作方式较为繁杂，同时档案的存储时间是有限制的，时间太久就会出现档案破损等情况，同时纸质档案在传递的方式上也会有一定的局限性与约束性，这种传统的纸质档案的管理使得档案的信息不能最大程度地发挥出自身的价值。随着时代的变化，档案管理的信息化建设也在不断地发展，使得人们意识到档案管理的信息化建设的优势，信息化的管理方式能够更好地对档案信息进行存储，同时档案在进行传递中的约束性也有了一定程度地降低。

三、民政档案信息化管理措施

（一）从偏重档案保管向重视档案利用转变

基层民政部门应充分认识民生领域档案资源的利用价值，在档案管理过程中由传统的偏重档案保管向重视档案利用转变。基层民政档案管理部门应加强档案信息管理平台建设，通过平台的搭建为民生领域档案信息资源的存储、管理、利用和开发提供重要载体和技术手段。同时，应加大资金投入力度，优化民政档案信息管理平台的各项功能，并完善制度机制，确保民政档案信息管理平台能够正常高效运转，为民生领域档案信息资源的开发和利用提供物质技术条件。此外，应创新民政档案服务民生的形式和方式。在推动基层民政档案管理过程中，应看到网络信息技术对于民政档案管理的新要求，善于利用新媒体、新载体加大对民政档案的宣传力度，让广大人民群众了解民政档案的价值和作用，了解民政档案信息管理平台的各项功能，使其能够通过民政档案信息管理平台查阅相关档案信息，更好地满足广大人民群众对于民生领域各项档案信息的需求，进一步提升民政档案资源的利用效率。

（二）将档案教育培训列入重要议事日程

应将档案教育培训纳入企业教育培训的重要议事日程，加大推进力度。应丰富管理人员的知识面，使其明确收集、鉴别、整理档案材料之间的区别，并对各种档案资料做好收集、鉴别、整理。应把档案材料的积累工作纳入档案管理人员责任制，加强对档案材料的积累并进行检查考核，奖罚分明。主动参加继续教育学习，更新知识，提高业务能力。应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式开展培训，扩大培训覆盖面。坚持“学用结合，按需施教，重视实效”的原则，坚持学以致用。应给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员创造提高吸收、补充档案学新观念、新方法的机会，弥补实践上的不足。由于设备的现代化、档案种类和载体的多样化，管理方法应不断改革。因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。为使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，应充分发挥他们的主观能动性、创造性，促使他们从思想上认识到档案工作的重要性，认真学习档案业务知识，积极探索档案管理的新思路、新技术，以适应工作发展的需求，以便更快捷、更准确地为民政事业的发展提供档案服务。

（三）严抓队伍管理与培养

在基层档案管理内涵与要求不断提高的背景下，基层单位必须要严抓管理队伍管理与培养，这不仅是保证基层档案管理队伍先进性、时代性的客观要求，更是保证基层单位档案管理工作先进性与时代性的客观要求。首先，基层单位要重视档案管理队伍培养，建立健全档案管理培训机制、档案管理考核机制、档案管理奖惩机制，通过培训、考核、奖惩相结合的方法，在不断落实管理队伍能力水平的同时，将有助于进一步提高管理队伍对档案管理工作的认识与热情，更有利于保证档案管理时效性与质量，实现基层档案管理更好地发展。其次，基层档案管理人员必须要树立健康的职业观，在日常工作中要积极配合与参与单位组织的档案管理培训、考核工作等，还要在工作之余加紧学习，包括基础知识、工作方法等方面的学习，努力成为一名优秀的档案管理人才。

（四）引入信息化管理方案

根据基层事业单位档案管理的具体需求，构建相应的信息化管理方案。每家基层事业单位的具体情况不同，因此具体的方案也会有差异，必须充分了解各自的需求，对症下药地制定出适合的方案。首先开展宣传教育工作，转变对档案管理的传统认识，强化管理者对档案管理信息化建设的支持，使其充分意识到档案管理信息化是目前的大趋势，信息化的档案管理是事业单位管理中非常重要的一环，单位的档案不再是单纯的文书，而是技术、知识、信息的传承和共享。通过信息化与档案的有效结合，档案更能发挥出它的作用。其次是为信息化建设提供充足的技术硬件的保障和资金经费的保障，包括应用一些比较高端或者先进的技术管理机制。传统的档案管理是应用实物存储，也就是纸质文本存储，而如今引入信息化后，更多的是采用无纸化的，结合互联网和数字化管理，使得档案管理者更加系统地整理、保存档案，使查阅者更加方便快捷查阅到所需资料。同时对信息化建设做较为详细的资金计划，用于向上级申请预算经费，其中包括后续的维护和更新资金，确保档案的技术保障处于长期稳定状态。

（五）利用网络技术优势，不断完善档案管理方式

基层单位在档案管理工作中，需要结合实际情况加大资金方面的投入，之后保证了资金的充足，才能有效提升档案管理中的创新技术，利用资金来为基层单位配备必要的计算机设备，能在一定程度上提升档案管理水平。此外，对于传统的档案管理方式，不能一味地去除，需要取其精华去其糟粕。相关的工作人员要结合实际情况充分利用信息技术的优势，对计算机设备进行进一步的创新，并选择比较科学的技术，这样能提升基层档案管理工作的准确性和实效性。比如，档案管理工作者可以合理地利用信息技术，采用数字化的管理模式进行档案管理，并不断地完善档案数据库，这样更加方便对档案信息的查询，并有效提升工作人员的工作效率。此外，基层单位的档案管理人员还能利用信息技术的平台，构建出一个开放的查询网站，在这一网站上为基层单位的工作人员提供查询服务。

（六）档案实体整合与档案信息整合协同推进

民生领域覆盖范围广，其档案的产生和保管分布在多个行业和部门，基层民政部门收集上来的民生领域的档案资源只是民生档案系统中的一部分，这在一定程度上影响了民政部门民生档案资源的有效管理和利用。因此，基层民政部门在民生领域档案信息资源管理利用过程中，既应注重对民生领域档案信息资源的收集和整理，也要加大与其他部门的联系和互动，加速推动基层民政部门民生领域档案信息整合与共享，实现更大范围的民生领域档案信息资源共享，进一步提升民生领域档案信息资源的利用效率，更好地服务于民生领域各项工作的开展.