新形势下创新干部人事档案管理模式的思考与实践

刘燕

（郓城县人力资源和社会保障局，山东 菏泽 274700）

引言：如今，新形势下创新干部人事档案管理模式的思考与实践已进入发展快车道，但是站在新的历史发展关口发现其存在的问题已经严重干扰了行动建设，这些问题如果得不到有效解决，将会影响干部人事档案管理工作的稳妥性，因此，我们不仅要建章立制，还需要积极推进管理模式的优化改革，并建立科学合理的框架体系，努力使新干部人事档案管理工作日渐趋于制度化、规范化、标准化、优质化。基于此，本文将结合该项工作中出现的常见问题，提出提高与优化改革当下管理模式的方案，切实为相关工作者提供开展活动的参考。

一、新形势下创新干部人事档案管理模式的重要意义

进行科学有效的干部人事档案管理工作，能够准确、及时地反映各级党委、各类党的组织机构中有关干部的思想觉悟、学历资历、业务水平、工作能力、办事效率、廉洁奉公、信誉程度、婚姻状况、社会关系等相应的真实可靠的情况，是一种极具价值的文件，另外，数字档案作为新形势下的一种新型管理手段，是按照国家有关技术标准，通过电子扫描、手动录入或其他技术方法，将转换纸质档案形成的数字图像或文字的一种方法，各级机关的人力资源部门及其工作人员在档案目录创建、档案数据扫描、图像文字处理、数据存储归类、资料检索引用、档案备份共享、数据核查归档、文件安全管理等方面需要严格把关，保证数字档案与纸质档案的完整性、真实性、一致性，其他重要环节在人力资源和人事档案数字化过程中需要规范管理，确保安全，数字化人事档案应按照纸质人事档案的使用、转移和保密要求进行管理，这样才能使干部的人事档案管理工作至善至好，达到最终的工作目的，为干部个人相关信息的使用、查询与存储带来更大便利。由此可见，新形势下干部人事档案繁荣管理具有十分重要的积极意义。

二、现阶段干部人事档案管理模式中出现的问题

（一）缺乏管理意识，不了解如何管理人事档案

管理人事档案是一项专业、艰巨、繁杂的任务，不容易长期有效执行，在工作中，文件管理任务是其核心环节，但在实施时往往被轻视，在许多人事档案管理单位，档案管理员是非专业的兼职人员，不具备标准专业的理论知识，更有甚者同时还负责部门的其他任务。随着时间推移，档案数量以及工作量不断增加，职责变得越来越重，导致维护干部档案的任务往往被遗忘和忽视，在工作繁忙的情况下，干部档案中的纸质材料没有及时整理，归档时也无法进行系统的管理，此外，负责档案的人员经常更换，导致经验积累困难，而且大多工作者缺乏档案收集与整合的相关理论知识，无法知晓理解其重要的意义，为干部人事档案管理模式的更新变革带来了阻碍。

（二）一些干部对自身档案的重视程度不足

只有在干部个人档案完善的情况下，相关的管理人员才能展开正常的规整工作，但是现如今一些干部对自己的个人档案资料不够重视，无法按时上交资料，一些干部在填写个人信息时内容不够全面具体，不够详实准确，而且在学历、学位和各类奖励的获取方面，没有及时将相关数据转给人力资源部门完成录入，导致信息的时效性差。此外，还有一些干部编报的资料非常粗糙，不真实，甚至有重大错误，还有一些干部的年度考核总结中，其材料大多是泛泛而谈，给人的印象非常浅显，不能真实反映自己的实际情况，导致人力资源部门无法准确了解和记录干部的精准有效的资源信息，为相关工作的推进造成影响。

（三）对人事档案中的材料审核力度较弱

在人事档案管理的长期发展中存在一些问题，这些问题是由于管理人员的不重视和日常管理工作造成，例如，档案内容不完整、档案信息与员工履历不完全对应、信用报告等评价材料缺失、档案填写格式不规范、信用报告造假等不符合相关规程要求的现象较为严重，但管理工作人员在进行材料审核时由于力度较弱，很难发现上述的问题，这些问题是由于档案员在收集材料时没有做出全力检查而造成，管理制度不完善。

（四）干部人事档案管理工作没有健全的框架体系

科学有效的档案管理必须有强大的制度体系支持，但目前各政党和公共机构对档案管理过程没有足够的控制机制，其治理体系也不完善，使档案管理成为不必要的工作内容，干部的人事档案包含有关其背景、专业经验和成就的信息，这对未来的领导任命至关重要。由于各政党和公共机构的工作人员构成各不相同，人员配置也不尽相同，因此没有足够的制度来商定有效的记录管理，这将导致人员配置过程中出现重大延误，如果这些程序缺失或不完整，就会影响到工作人员的选拔任用和绩效评估，相关工作人员就无法准确评估个别干部的绩效，导致任用标准不一，给录用、提拔等活动带来一系列问题。

（五）管理手段陈旧落后

当下，各级机关部门的人事档案仍由相关的工作人员保管、记录、整理，没有及时做好与现代新型信息化技术融合的工作，管理的方法相当落后，因人为原因造成档案不全或丢失的情况时有发生，导致各级机关在此方面所受影响巨大，此外，由于这些过时的管理方法不能及时更替改革，繁杂的资料数据很难进行人工归纳整合，使管理效率大打折扣。随之时间推移与保存方式的影响，资料的完整性也会受到巨大威胁。

（六）相关工作人员的配置不合理

干部的人事档案管理工作对管理人员、审计人员提出了很高的要求，在当下的信息审核工作中，由于审计人员的高度可变性和缺乏长期的全职审计人员不能完全遵守审核查验要求，导致各种问题频频发生。目前，随着干部人事档案的数量不断增多，所需要的工作量也随之倍增，但一般相关部门在对此方面工作进行人员配置时，没有考虑分析上述问题，致使在干部人事管理工作中，往往出现了人手缺乏的现象，此外，处于薪资、工作内容等因素，该项工作的青年工作者相对较少，进而使诸如计算机化、数据库化、电子信息化的新型管理技术手段无法及时渗入干部的人事档案管理工作当中，降低了工作的效率。

（七）信息审查工作存在漏洞

在干部的人事档案管理工作当中，信息审查不仔细、不严密、不周全是一个严重影响工作质量的问题。一般容易存在疏漏的审查内容如下：在工作人员的发展过程中，一些干部急于提高自己的薪资或地位，把年龄变化作为获得晋升机会的手段，谎报相关时间节点，同样，在对干部的信息进行审查时发现，一些工作人员存在篡改年龄的现象，以更早的享受退休待遇及福利；此外，一些干部的人事档案存在诸如篡改学历、工龄、职业等级，伪造获奖证书、信息等资料，这些问题难以发现、难以取证、难以追溯源头，给审计人员开展信息核对工作带来了巨大的困难和阻碍，严重违背了干部人事档案信息的真实性、可靠性。因此，应注意人事档案保管中相关信息的真实性和规范性，对并及时对存疑的信息进行分析比对，必要时需要使涉及的相关人员提供资料加以证明，以便在管理过程中为后续的审计工作打好基础，确保人事档案审计工作顺利进行。

三、新形势下创新干部人事档案管理模式的策略方法

（一）更新陈旧的思想观念，加强对工作的关注力度

对于干部的档案管理，其核心保障者是相关的工作人员，人力资源部门需要定期对管理人员的业务水平、职业素养等方面进行直观、恰当的了解与考核，这些因子是其在正常标准的工作中长期积累起来的，仅靠短时间的跟踪和估审无法发现和充分评价，所以只有通过人力资源部门按期进行有关调查工作，才能及时、准确地获得信息。因此，有必要继续加强重视文件管理工作的重要性，转变工作者思想观念，及时监控事态发展，各级领导及部门要加大财政方面的投入，建立一套强有力的、完善合理的人事档案管理制度，并需要经常对该方面领导负责人进行培训，使其认识到人事档案管理工作在各个方面的重要积极作用，增强使命感、责任感，做到识大体、顾大局，切实搞好常规日常管理，引领下属各级工作者保质保量地完成任务。

（二）完善干部档案的管理制度

档案管理必须通过并基于完善合理的系统制度来实施，并需要充分体现实际效率，因此，有关的部门必须协调档案管理的实际情况，制定符合本单位要求的档案管理制度，制度要明确各级工作人员的职责，将责任落实到个人，认真规定干部档案资料的收集、管理、归档和借阅流程，并做好相应的登记工作，使负责干部档案管理的人员在开展各项活动时，能够有章可循、有据可控、有法可依。除此之外，加强制度建设，规范工作方法也十分必要，在管理案件的管理方面，需要建立严格的管理制度，对档案与实际情况不符、档案没有按照规范格式录入的现象严加排查，及时处理。对于该项工作的管理人员应充分尊重制度，尊重原则，尊重档案的准确性和完整性，自发积极主动提出完善和改进现行方案的策略，上级人员对人事档案工作中的违法行为要严惩不贷，对因人为原因造成文件损毁、丢失要按照《干部人事档案工作条例》追究其相应的责任。

（三）加强审查程序和资料检查控制与管理

关于干部人事档案保管中存在的程序不完善、不完整、不规范等问题，各地各级机关应认真审查档案的编制过程，在档案编制需要前指定专业人员对人事资料的收集、录入等一系列相关工作进行严格的监察审核，确保档案准确反映每个干部真实确切的可靠信息，要无条件地排除虚假信息或导致严重违规的信息。同时还应加强核查机制，确保各分管部门和服务机构提供的人事记录在各个层面都能得到充分的有效性与真实性验证，一旦发现档案中存在事实错误等不利于管理工作的现象，应予以严肃的处理，对于包庇干部进行信息变造、伪造、篡改、增删的干部人事档案管理人员，则需要以更为严厉的惩处办法对其进行处理，以起到对其他干部或档案管理人员的警示作用，防止此类严重影响数据真实性与可靠性的恶劣问题在此出现，影响相关管理工作的顺利进行，真正将责任落实到个人，基于此，管理部门要出台严格的工作人员奖惩机制与监管规则，净化档案管理环境，规范管理工作流程，提高工作者及时报送、及时纠错的意识，确保一系列干部档案管理工作的高效进行。

（四）积极开展干部人事档案管理的宣传工作

只有让各级职员意识到干部档案管理工作的重要作用，才能从根本上优化改革现行管理章程，因此，有关部门需要加强对其的宣传力度，并结合现代化的媒体通信手段，以大家喜闻乐见的方式进行相关知识的普及与教育，加强对干部人事档案管理工作的深刻认识，改观陈旧落后的思想意识，并使员工充分的了解国家现行相应政策办法，了解进行此项工作所能够带来的切身利益，提高人员的整体思想觉悟。

（五）确保行政人员档案的及时归档，并从源头上检查档案的可靠性

干部的人事档案归档工作是一项系统、复杂、耗时的庞大工作，且只有完善干部人事档案归档制度，规范归档的各个操作环节，才能真正提高干部人事档案归档的可行性、规范性和科学性，并更好地控制干部人事档案归档。具体来说，首先要明确干部人事档案的提交程序，使其归档程序不断趋于规范化，同时还需要明确干部人事信息材料的提交流程，以此促进干部人事档案归档业务的专业化、流程化和信息化。其次，应建立健全干部人事信息补报制度，档案管理人员应严格检查提交的数据信息，如发现有关信息存在缺失、错误等一系列问题，应立即通知相关部门和涉及人员进行补报，确保干部人事档案的完整性及准确性。然后，要完善干部人事档案管理的整个行使流程，根据人事档案的建立、归档、登记、移交等工作，明确各流程的责任人和任务分工，并制定相应的规定章程，将责任切实落到个人身上，以此确保归档任务与其他任务的有序衔接与交合。最后，为了增强归档工作的负责人员和其他干部的责任感，要定期对干部人事档案的归档情况进行科学合理的监督和评估，确保人事档案的归档工作不流于形式，对人事档案的归档情况进行监督和评估，确保及时归档，并努力提高此项工作的真实性、及时性、准确性。

（六）在管理干部人事档案时要注重提高信息化水平

如今，我国科学技术水平正处于快速发展的黄金时期，在进行干部的人事档案管理工作时，需要做到与现代化的信息技术相结合，跟进时代进步的速度，并着力使档案管理行业迈入现代化水平。同时，企业应定期对相关工作人员开展干部人事档案管理的培训，不断更新人事档案管理人员的专业知识结构与思想理念，紧跟信息化档案管理标准，不断努力提高档案管理的规范化、专业化和信息化的水平。此外，建立计算机化的人事档案数据库、信息平台，并逐步实施数据化、信息化，用计算机化的数字登记系统实现对相关信息的登记、存储、检索、查阅、保护、维护等干部人事档案的管理工作。在管理干部人事档案时注重提高信息化水平有利于提升此项工作的效率以及资料查询的速度。除此之外，基于云端数据存储的特性，将相关的干部人事档案数据信息通过云端服务进行存储，可以进一步加强档案信息的安全性与使用便捷性，并能够大幅度地避免因自然灾害等不可抗拒原因或人为原因所造成的档案信息破坏，极大地提高了档案的可靠程度。

四、结束语

综上所述，干部人事档案管理工作是一项需要专业技能、繁杂艰巨的任务，但是其对于干部录用、培养、选拔、任用等一系列活动具有深刻意义，为此，各级工作者以及相关职能部门需要从思想观念、管理制度、审查流程、宣传科普、信息化技术使用等多方面多角度出发，并将对伪造谎报虚假信息的人员处理工作落实到位，加强对此项工作的要求，同时，管理人员要改革完善制度体系，共同将本项工作提升到新的层次水平。