浅谈建设工程档案管理工作——以掌鸠河引水供水工程档案管理工作为例

■ 李 铭

昆明作为云南省会城市，一直被人们称为“春城”，同时昆明也是全国14 个水资源严重短缺的城市之一，而境内最大的湖泊滇池又受到严重污染，随着昆明市城市规模、工农业生产的扩大和人民生活水平的不断提高，水资源供需矛盾越来越突出，已成为制约昆明市经济社会可持续发展的关键。昆明掌鸠河引水供水工程就是在这样的大背景下开始实施的。

昆明掌鸠河引水供水工程于1999年12月19日正式开工，工程经过10年多的艰苦建设，于2007年通水。共投入建设资金40 亿元。项目包括水源、输水、净配水和移民等多项工程。其中，水源工程云龙水库径流面积745 平方公里，直接淹没区总面积20.66 平方公里，最大库容4.84 亿立方米；输水工程全长97.72 公里，有隧道17 条，总长87 公里。整个工程从移民、水源、到输水、净配水一次建成在云南尚属首次；水源工程云龙水库大坝枢纽工程，属大（二）型工程。包括77 米高的黏土心墙堆石坝、导流泄洪隧洞和引水隧洞、溢洪道等工程项目。工程完工蓄水后，水库成了风景优美的“千岛湖”景观，为绿水青山与经济建设的美妙和音作出了生动诠释。

工程建设后，极大地缓解了昆明水资源的供需矛盾，为治理滇池带来了机遇，为建设现代新昆明创造了良好的条件。特别是自2009年以来，昆明市遭遇五年特大连旱，昆明周边库塘蓄水严重不足，城市供水形势异常严峻，而作为昆明城市饮用水的骨干型水库，云龙水库承担着昆明主城区约60%的原水供应任务，极大地保障了大旱期间昆明城区供水安全，确保了经济发展和社会稳定。截至2020年2月底，云龙水库已累计向昆明城市供应原水23.14 亿立方米，掌鸠河引水供水项目社会效益十分显著。

昆明掌鸠河引水供水工程实现了移民工程和扶贫工作相结合的目标，掌鸠河项目共搬迁2569 户，11756 人，这些移民从国家贫困县、乡搬迁到昆明经济相对发达的官渡区、西山区、安宁市、嵩明县，走出了一条通过工程移民脱贫的新路子。目前，移民在新的家园中安居乐业，生产生活条件明显改善。

昆明掌鸠河引水供水工程实施全过程中形成了大量的有价值的工程档案，这些档案真实、客观、全面的反映了工程建设的详细情况。进一步做好这些档案的收集与管理，对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护，具有十分重要的意义。

一、工程档案管理工作现状：

（一）各级、各部门高度重视，明确职责

为加强对掌鸠河项目的建设和管理，昆明市委、市政府成立了昆明市掌鸠河引水供水建设管理局（以下简称“掌鸠河管理局”）。从项目立项开始，掌鸠河管理局对档案管理工作高度重视，成立了档案管理部门，具体负责整个掌鸠河项目档案工作的统筹和协调，并对施工、监理单位进行监督、检查、指导。

一是实行档案管理责任制。掌鸠河管理局分管局领导同昆明市城建档案馆签订责任书，并由管理局与施工、监理单位签订责任书，在责任书中明确各自的责任和义务，确保责任到人。

二是成立档案收集、管理网络。掌鸠河项目工程档案管理由分管局领导负责，档案部门分设在管理局之下的办公室和移民办，共有5 名专职档案人员负责本项目工程档案、移民档案的收集、整理、归档工作。同时，由分管局领导牵头成立掌鸠河项目工程档案领导小组，对整个工程档案进行通盘管理、鉴定、验收，并协调处理建设、设计、施工、监理四方档案归档过程中出现的问题。管理局各处室设置有兼职档案员，配合管理局档案部门进行档案管理，管理局档案部门和各处档案员对施工、监理等单位档案工作均有监督、指导、检查的职能。并要求施工、监理等单位配备专职和兼职档案人员，负责工程建设及竣工期间档案的收集整理归档，为竣工档案的完整、准确性打下坚实的基础。

三是加强学习培训。档案管理人员分期分批参加了省、市档案部门组织的各种档案培训，获得了上岗证，通过培训学习，加强了对档案法律、法规以及工程档案管理相关知识的掌握。

（二）把好合同签订关，明确职能职责

建设单位在与参建单位进行合同谈判时，要求档案管理人员必须参与，每份合同签订时把建设单位档案部门制定的《水利基本建设项目文件材料归档范围》《掌鸠河工程竣工档案验收有关要求》《施工单位档案管理的职责》《监理公司档案管理职责》《监理文件归档范围》等文件要求相对应地列入合同条款，参建单位根据建设单位档案部门提出的相关要求，严格落实把关，并按照“谁形成文件材料、谁立卷归档”的原则，开展相应工作，各参建单位为竣工档案的第一责任人，不按规定提交竣工档案，管理局将不予工程决算和审计，竣工档案的完整、准确、系统性，既受到经济的制约，又得到了法律的保证。

（三）建立健全各项规章制度

建设单位根据《中华人民共和国档案法》《重大建设项目档案验收办法》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等文件以及省、市档案主管部门有关要求，先后制定了《昆明市掌鸠河引水供水工程建设管理局档案管理办法》《昆明市掌鸠河引水供水工程建设管理局归档要求及归档细目》《昆明市掌鸠河引水供水工程建设管理局移民档案管理办法》《昆明市掌鸠河引水供水工程建设管理局档案借查阅制度》《昆明市掌鸠河引水供水工程建设管理局关于竣工档案交验有关事项的通知》《昆明市掌鸠河引水供水工程建设管理局会计档案管理办法》等文件，及时印发给各处室及各建设、设计、施工、监理等单位（部门），形成了档案管理网络。一直以来，掌鸠河管理局积极与省市档案局沟通汇报，并得到了大力支持和指导，确保了档案工作与工程同步进行。结合掌鸠河项目施工任务重、标段多且分散等特点，建设单位档案室编制了“竣工档案跟踪卡”，中标单位一经确认，档案部门便发放档案跟踪管理通知，进行全过程档案的监督、检查、指导，确保竣工档案的完整性。

（四）超前控制，严把单位工程竣工验收关

国家重点工程竣工验收，是工程实体验收，也是工程档案的验收，建设单位档案部门把工程档案的预验收作为档案超前控制的重中之重，主要做法是：竣工档案首先要通过监理公司验收，合格后签字。建设单位档案部门进行预验收，预验收合格后，填写掌鸠河管理局《档案移交工作联系单》，经正式验收合格签字后，移交归档。各参建单位办理《工程结算审批单》时，须凭档案管理部门签字方可支付工程款，采用这种规范管理，不仅理顺了建设单位的档案管理流程，而且保证了从立项到竣工验收全过程中建设单位、施工单位、监理单位和使用单位工程档案的完整、准确、系统、安全。

（五）严把质量关，确保工程档案立卷上架

在档案管理工作中，严格按档案管理办法把好质量关，过程中不定期邀请云南省档案局、昆明市档案局、昆明市城建档案馆工作人员到现场对施工、监理等单位进行档案业务培训、检查、指导及交流，讲解工程档案细目及竣工档案编制要求，在掌鸠河项目建设期间先后到现场指导150多次。根据《重大建设项目档案验收办法》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》要求，以及省、市档案管理部门提出的具体指导意见，建设单位积极督促各施工、监理单位完成了竣工档案移交工作，完成了库房与档案管理系统设备配置。建设单位按文书类、工程类、设备类、会计档案类、人事档案类、声像类、电子档案类七大类目，对掌鸠河项目所有竣工档案进行了重新整理、分类、装订、上架，共计4764 卷。部分工程档案经审核合格后已分批移交至昆明市城建档案馆、禄劝县档案馆等属地档案管理部门。

目前，掌鸠河工程竣工档案已完成系统化整理，分类科学，组卷合理，达到了有关标准要求，检索工具齐备，完成了文件级著录，全部录入清华紫光专业档案管理系统，配备专门的计算机及独立的大容量存储器，设置了专人管理，形成档案数据库，为档案管理数字化打下了良好的基础。

二、工程档案管理工作存在的问题及不足

掌鸠河项目具有投资大、资金来源渠道多，涉及面广，专业多，设计、施工、监理单位多，建设工期长，工程档案数量多等特点。参建的各施工、监理等单位过程中人员调整频繁，建设初期，部分单位存在对档案重要性认识不足、重视程度不够、管理措施不到位等问题，出现档案资料的收集、整理存在不完整等现象，导致工程档案至今未进行整体移交验收。具体问题主要有以下几点：

（一）各参建单位档案管理意识淡薄，建设初期未能及时建立健全档案管理工作制度，档案管理未及时与工程建设同步，文件材料的收集、整理、归档未能得到足够重视，工程文件有遗漏以及原件不齐等现象。

（二）参建单位只注重工程工期、质量，有的单位不能合理配备档案管理人员，工程完工后未能把竣工档案及时归档，最终人员变动、公司搬迁等原因，造成竣工档案移交滞后。

三、加强工程档案管理工作的措施及方法

（一）进一步完善规章制度，狠抓执行力和落实力

在项目实施阶段，应进一步加强档案管理的规章制度，制定统一标准，促进档案管理良好发展。利用先进的科学技术，结合科学的管理理念，将档案管理工作规范化、标准化、精细化。档案管理工作精细化的体现直接反映在执行力和落实力上。应对各部门档案管理人员建立执行力和落实力绩效考核方案。在工程项目建设过程中，让档案管理人员参加有关工程重要会议，了解掌握建设项目动态，使档案管理人员在文件材料形成之初就能把握文件的来龙去脉，以便及时完整地收集相关资料，使应当归档的资料“粒粒归仓”。

（二）强化档案全过程管理，形成做好工程档案的工作合力

工程项目档案涉及面广，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计人员和施工人员对工程项目的情况最了解，因此建设和施工单位的每一个管理人员头脑中都要有“档案”意识，单位档案室专职人员应经常深入现场进行指导，一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用，使他们在平时工作中有意识地做好工程文件材料的收集，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程档案管理工作。

坚持对工程项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。要树立质量管理和服务意识，合理运用合同条款和档案管理的有关规定来提高工程项目建设工程档案的编制质量。在与相关参建单位签订合同或协议时，就应把相关档案工作列入合同的条款中，并明确提出归档要求，在工程决算、付款上进行约束。严格按要求做到工程验收与档案验收、移交同步进行。

四、工程档案管理工作的意义

工程档案的原始真实性是基础工作，系统完整性是支撑工作，利用追溯性才是最后的目的和意义。“能用能查，可用可查，好用好查”要在这方面做文章，目的是为了利用，而更好的开发利用档案信息，反过来也会促进档案管理工作。让工程管理人员、技术人员真正从档案的利用上认识了其价值才能使档案管理工作更上新的台阶，并形成良性循环和可持续发展。加强工程档案管理工作必须扎实抓好档案收集、整理、移交等基础工作，应进一步加强工程档案管理工作，将创新思想融入其中，运用数字化、大数据等构建优质的档案管理“大环境”，从而更加有效发挥工程档案的社会价值和经济价值。