新时代如何做好企业办公室工作

赵艳红

（山西汾河灌溉管理有限公司，山西 太原 030900）

作为党务及行政工作的核心部门，办公室具有协调内外重大事项、发布企业重大决策、运行督察督办系统、为领导出谋划策等一系列的作用，是一个企业的标杆和窗口，其岗位关键、地位敏感、作用特殊。中共中央办公厅在党的十九大后也对企业办公室工作提出了更高、更严、更新的要求，这样就需要办公室人员结合实际来转变观念、解放思想，在行动上力求立竿见影，在思想上给予高度重视，以此来有效提高新时代办公室工作效率。

一、新时代做好办公室工作的意义

通常情况下，在企业生产经营过程中，办公室发挥着至关重要的作用，是企业发展的“中枢”“前哨”和“后院”，任重大，意义深远，这些均要求办公室日常工作做到高标准、严要求，严禁出现任何失误和差错。实际上，办公室工作水平的高低将会对企业的发展产生决定性影响，一旦办公室管理工作存在问题，不仅会降低企业的市场竞争力，而且还会阻碍企业的健康、可持续发展。在企业生产经营阶段，办公室肩负着企业日常服务和管理工作，并对连接外部和协调内部起到关键性的作用。作为企业生产经营的控制机构和主要支柱，办公室既要强化与员工和各部门间的有效衔接，而且还会充分发挥决策和协调优势，进而为企业的快速发展奠定良好基础。[1]

二、新时代办公室工作常见问题

（一）管理制度有待完善

基于新时代背景下，在企业发展过程中，部分企业出现了管理制度有待完善的情况，从而导致其与企业发展要求存在偏差，进而阻碍了企业的发展。同时，部分企业为了激发员工的工作热情和积极性，而制定了一套系统、完善的员工评价和奖励机制，然而在具体实施阶段，大多数企业并未明确办公室员工的相关制度，从而导致相应的管理制度无法得到有效落实，且无法满足企业发展需求。通常情况下，办公室员工主要是按照上级领导安排来开展相关工作，致使办公室工作人员缺乏对日常工作的重视程度，导致办公室员工日常工作积极性大打折扣，不利于办公室工作的开展。此外，在企业生产经营过程中，部分管理制度与企业实际发展需求存在偏差，从而导致相应管理制度的价值和作用无法得到充分发挥，也会在一定程度上阻碍办公室工作的开展，不利于企业的发展。

（二）办公室培训系统有待完善

基于市场经济体系下，为了推动企业的发展壮大，企业管理者需要注重对技术型员工的培训，以此来使他们更好地胜任日常生产经营活动。然而，对于办公室工作人员而言，缺乏一定的培训和教育机会，从而导致其自身综合能力和素质水平偏低，不利于企业的快速发展。例如，在企业发展过程中，如果未对办公室工作人员开展培训和教育时，将会导致工作人员对新理念、新技术缺乏了解和掌握，进而无法更好的从事日常工作，影响企业的发展进程。同时，如果办公室工作人员缺乏对相关管理知识的掌握，也会导致日常工作无法有效开展，甚至有可能导致企业决策出现偏差，进而对企业的发展产生不利影响。

三、新时代做好企业办公室工作的对策

（一）创新办公室工作理念

在企业发展过程中，为了确保办公室工作的有效开展，则需要工作人员从思想上给予重新认识，并对现有办公室工作理念进行创新，对先进的工作模式进行学习，以此来提高工作人员的自身能力水平。同时，作为办公室工作人员，在日常工作中还需要多思考、多学习、多总结，以饱满的心态来开展日常工作，并努力为企业发展贡献自己的力量，这样不仅可以提高企业对员工的重视，而且还可以提高办公室工作效率。从企业自身发展角度出发，强化三个服务理念的有效落实，并为员工营造良好的发展空间，使员工愿意把企业看作是第二个家，愿意在日常工作中投入更多的时间和精力。此外，企业要加强与基层员工的交流和沟通，以便对员工所面临的难题给予了解和掌握，随后采取有效措施给予解决，从而提高办公室员工的归属感，有效提高办公室工作效率。

（二）明确办公室工作人员职责

通常情况下，企业办公室工作任务量比较重，且相对比较繁杂，在一定程度上增加了员工的心理负担与压力，此时如果企业管理者未明确办公室工作人员的基本职责，将会出现相互推诿的现象，不仅会在员工间出现尔虞我诈的情况，导致其缺乏团队合作意识和集体观念，降低工作效率，而且还会降低企业形象，阻碍企业的快速发展。[2]因此，为了使上述问题得到有效解决，则需要企业结合实际情况来明确办公室工作人员职责，使他们愿意将更多的时间、精力投入到日常工作之中，进而为企业的发展提供自己的一份力量。实际上，为了有效激发办公室工作人员的工作热情和积极性，可以定期对员工任务进行重新分配，并完善激励措施，对优秀的员工给予必要的物质和精神奖励，从而使他们员工从事办公室工作。在明确办公室工作人员职责时，企业管理者要尽可能地做到公平、公正、客观，以此来更好的激发员工的工作潜能，确保办公室工作的有效性。

（三）强化执行力度，确保办公室高效工作

基于新时代背景下，办文、办事、办会隶属于办公室的主要职责，这就要求工作人员要具备敬业精神，并在各项工作开展阶段充分发挥工匠精神，以此来提高办公室工作效率。为了确保办公室工作的高效开展，一般需要强化执行力度，具体做好以下几个方面的工作：（1）要有目标。作为办公室工作人员，要经常与优秀职工进行对比，从中查找自己的不足，并借鉴他人的优点，然后转化为自身的实力，只有这样才可以做到有所作为，并逐渐成为行业的佼佼者，在确保目标顺利达成的同时，提高办公室工作效率；（2）要有时间观念。通常情况下，办公室工作对时间观念提出了比较高的要求，而且大多数企业对任务分配、例会、做报告等给予了时间限制，如果在日常工作中存在拖拉问题，将会对企业的生产经营活动产生不利影响，甚至造成无法弥补的经济损失。为了避免上述问题的出现，则需要办公室工作人员具备时间观念，这样既可以确保工作按时、按质、按量完成，而且还可以有效提高办公室工作效率；（3）要有责任意识。对于办公室工作人员而言，即使是工作中的小事，也需要尽量投入全部精力，提高自身的使命感和责任感，同时在日常工作中要严格按照规章制度办事，并抓好工作中的细节，以此来确保办公室工作的有效性；（4）要有荣誉感。企业要明确办公室工作人员的岗位职责，并督促员工各司其职，避免由于个人员工出错而影响办公室整体工作进度。同时，企业还需要细化和完善办公室管理制度，领导要以身作则，员工要严格要求自己，这样既可以实现对办公室形象的有效维护，而且还可以确保办公室工作的顺利开展。[3]

（四）树立良好企业形象

在企业生产经营过程中，办公室属于综合性部门，而且办公室工作人员将会直接代表企业的整体形象，此时就需要办公室工作人员在日常工作过程中，要注意自身的良好形象和言谈举止，以免给消费者留下不好的印象，导致企业形象受损。在实际工作过程中，由于各方面因素影响，不可避免会出现加班的情况，此时就需要工作人员努力调整好自身的心态，全身心地投入到日常工作之中，力争在最短的时间内，高效、高质量地完成办公室工作，在提高消费者满意度的同时，为企业树立良好形象。同时，作为办公室工作人员，还需要在日常工作中保持乐观、谦虚、严谨的工作态度，并能够细心、耐心地开展工作，以此来确保在日常工作中不会由于自身原因而影响办公室工作，从而有效提高办公室工作效率。在办公室日常工作中，作为工作人员要严格要求自己，并加强与员工间的交流和沟通，营造良好的工作氛围，这样既能够有效提高日常工作效率，而且还可以为企业树立良好形象。例如，作为办公室管理人员而言，为了确保办公室工作的及时性、准确性和有效性，要加强与其他工作人员进行交流和沟通，这样不仅可以激发员工的工作热情和主观能动性，而且还可以确保办公室工作的有效性，在树立良好企业形象的同时，推动企业的健康、可持续发展。

（五）规范办公室日常工作

新时代背景下，为了确保企业办公室工作有条不紊地开展，则需要结合企业特点来合理规划办公室日常工作，以此来达到预期的工作效率，具体做好以下几个方面的工作：（1）企业要结合自身特点和发展现状来制定一套切实可行的办公室工作流程，并要求员工严格按照流程开展工作，以此来有效提高办公室工作效率；（2）结合办公室工作特点来合理规划工作进度，这样不仅可以避免人力、物力和财力资源的浪费，而且还可以提高办公室工作的有效性；（3）企业要对现有的工作方式、工作内容进行改革和创新，并注重对先进技术的应用，这样既可以确保办公室工作的有序开展，而且还可以提高办公室工作效率，为企业的健康、可持续发展奠定良好基础。[4]

（六）提高办公室员工队伍水平

在办公室工作过程中，员工发挥着不可替代的角色，此时可以通过以下几个方面来提高办公室员工队伍水平：（1）严格人员的选聘。作为企业管理部门要结合办公室实际情况，来选聘一批专业知识水平高，经验丰富的员工，并细化和完善考核细则，考核结果符合要求后才允许聘用。同时，还需要结合员工的年龄层次、专业能力来对其岗位进行合理分配，以确保日后工作的有效进行；（2）强化办公室员工培训力度。作为企业可以定期邀请业界知名人士来为员工开展教育和培训工作，从而使员工的工作技能和经验得到日常。同时，企业还可以定期委派员工到其他企业参观学习，并将所学知识应用到日常工作之中。企业还可以开展岗位技能大赛，并引导和鼓励员工参与其中，这样不仅可以提高员工的成就感，而且还可以培养员工的团队合作意识，以便他们可以为企业办公室工作的开展贡献自己的力量；（3）完善激励考核机制。要想有效提高员工的工作热情和积极性，企业需要结合实际来完成考核机制，对考核结果优秀的员工给予物质和精神奖励，并将其考核结果与薪酬、晋升挂钩，以此来激发员工的工作热情，使他们愿意在工作中投入更多的时间和精力。

四、结束语

综上所述，新时代背景下，办公室不仅是对外宣传的窗口，而且也是协调企业内部各科室的桥梁，因此做好办公室工作尤为重要。企业可以通过创新办公室工作理念、明确办公室工作人员职责、强化执行力度、树立良好企业形象、规范办公室日常工作、提高办公室员工队伍水平等方式来确保办公室工作的顺利进行，并提高企业的核心竞争力。