人事档案数字化在人事管理中的重要性

孙蒲伟

（山西交通控股集团有限公司临汾南高速公路分公司，山西 临汾 041000）

引言：互联网技术的兴起与发展带来了一场新的“革命”，人事档案管理工作也需要与时俱进，与数字化技术相结合，以顺应时代的发展潮流，避免被淘汰。现如今人事档案管理工作呈现出来的是数字档案与纸质档案并存的局面，信息化建设工作有很大的提升空间。人事档案由人力资源管理活动组成，是人力资源运作的核心。随着现代网络技术的不断发展和进步，网络信息化为各个领域提供了先进的技术支持，网络技术也对人事档案管理产生了积极的影响。而实现数字化管理能够提高档案管理效率、安全性，还能延长档案使用时间。基于此，文章简要阐述档案管理数字化实现策略，包括建立数字化人事档案管理系统与数字化管理机制、及时有效更新人事档案数据库、加强人才队伍建设。基于以上原因，相关档案管理人员必须不断提高工作能力，积极学习各种先进的档案管理方法，才能大大提高档案管理的效率和效果。

一、分析人事档案管理的现状

在任何的机构之中，人事管理都是十分重要的，作为人事管理体系中的重要内容，人事档案管理的工作将会影响到人事工作的有效性，并且人事档案管理工作会直接地影响到企业的整体发展，对于企业的领导决策和战略制定等方面存在重要的作用。所以在实际进行工作的过程中，对人才的利用与分配往往需要借助人事档案，所以，加强人事档案的管理，可以让人员得到最优化配置，从而提升服务水平。此外工作繁琐、复杂，很多都建立在人事档案基础上，只有这样才能调动人才主动性与积极性。因此，加强人事档案管理十分重要，这可以为各项工作的有序、有效开展提供支撑。然而，就目前情况来看，人事档案管理工作普遍不理想：一是人事档案管理方法落后。现如今，很多企业仍然在使用传统的人事档案管理办法。二是人事档案内容单一化。现如今，部分企业人事档案的内容局限于工作人员的基本情况，包括年龄、性别、姓名、学历、联系方式等，而很少记录他们正常履历信息，这样也是为人才的引进和流动带来了一定的不变。三是档案管理人员综合素质比较低，多数企业负责档案管理工作的人员普遍都是中老年职工，虽然是存在过硬的政治素质，但是思想较为保守和传统，难以适应互联网快速发展需要，对互联网工作方式的接受程度比较低，在一定程度上导致档案管理工作开展受到影响。

二、分析人事档案数字化在人事管理中的重要性

（一）依靠档案数字化平台为管理工作顺利开展提供出相应的支持

促进人事档案数字化的发展，广泛的开展数据收集分析，多渠道的进行信息收集，助力于人事管理制度化。一是通过人事档案管理系统和采集终端等数据接口，自动收集员工的薪酬和绩效以及劳动关系等方面的信息。二是在现代人事管理的趋势下，传统的人事档案管理模式已不能满足业务发展的需要。例如员工的纸质文件基本信息和政治观点，可以进行数字扫描和存档。一方面收集员工在数字化管理系统中直接输入其他信息。对于外部环境数据，也收集人事档案信息管理系统与互联网的所有数据接口。比如社会行为以及个人信用等等，这些数据可以为人力资源的量化和科学管理提供出相应的保障，与此同时能够更加全面和立体地反映出员工的工作能力和心理状态等。

（二）通过数字化的方式建立起可量化的绩效考核机制

在实际工作开展的过程中，员工将会形成大量的个人技能和支撑信息以及工资调整表等方面的内容，使其能够综合量化结果，更加公平和公正以及客观的进行判断和分析，充分体现出该员工自身的综合素质水平。通过人事档案数字化管理，还能够采取不同的激励措施来激励不同类型的员工，了解他们职业发展的不同阶段和个人需求。应采用高度个性化的激励措施，充分发挥人才激励的作用，适当考虑和激励其工作对成就感的需求，使其能够让数据帮助员工做好工作，提高绩效考核的有效性。

（三）结合数字化的工作优势实现人员和岗位准确匹配

一是结合每一岗位的不同工作内容和职责情况，严格根据各个岗位的胜任素质模型，选择满足岗位要求的员工，例如实现工作能力和个性特质和团队意识等方面的准确结合，充分发挥个人潜力。二是通过算法的应用，汇聚优秀员工的多样化信息和个性特征，构建优秀的岗位人才模型。此外，在获取应聘者简历信息的基础上，利用互联网大数据发布适合人才的3D 信息，获取应聘者的生活状况、学习能力等各种信息。为了能够有效地避免由于信息不对称影响面试官招聘工作，则可以采取高质量的职位模型和应聘者匹配程度，这样才能更好地实现人力资源和职位精准匹配。

（四）通过借助于数字化工作便利，打造出高质量和专业化的团队

对于档案管理部门而言，可以对退休员工的信息进行分析，提供出具体的对策和建议，在日常管理任务中，及时发现影响退休的因素，并且通过借助于大数据保障人力资源管理进度，尽可能避免管理缺陷和人力资源问题造成的人才流失。确保高层次人才和团队的稳定，争取更多的工作经费，促进创新和技术进步。通过数字化分析和管理数据的结合，从中长期来看，符合市场经济发展和产业结构调整的规律，以预测人力发展的未来趋势。在现有人才结构的基础上，制定合理的人才引进计划，用好人才，落实管理，使其可以培养更多的人才，建立起完善的奖惩制度，结合企业文化战略发展阶段性目标，不断完善人力资源管理体系。

三、分析人事档案数字化管理工作发展措施

（一）选择使用满足标准的数字档案管理软件

具有软件开发条件的单位要结合实际情况出发，选择购买软件单位在作出决定之前，文件管理员必须深入软件公司进行了解和测试。经过多次比较后，为设备选择合适的软件。有条件的公司还可以根据本单位的需要，开发适合本单位的管理软件。

（二）积极的创建电子人事档案

现如今随着数字化时代的来临，企业对人事档案管理提出了严格的要求，为了能够满足时代发展的要求，企业需要建立起完善的人事档案管理工作。一是需要提高相关人事资源的核查以及分析，通过计算机技术将人事档案中的信息传送到计算机系统，可以减少打字错误，使人事档案更加美观。二是在记录个人档案信息的过程中，由于需要检索指定信息并通过打印机打印信息，耗时较短。三是在传统观念中，文件管理的核心内容是创建文件。建立电子信息档案后，信息直接存储在计算机系统中，有效节省空间，使其能够保证人事档案的保密性。四是通过输入企业相关的信息内容，定期地更新人事档案信息，通过和本地网络相互连接，显示出关键人员的工作情况，为有效的工作提供出相应的保障。

（三）提高人事档案管理数字化的人才队伍建设

提高人才队伍储备，不仅能保证人事档案管理的数字化发展，还能保证人事档案管理数字化运营基础，在数字化人事档案管理团队建设时，不仅要加强人事档案管理人员的培训，成为经验丰富、能力强、品德优良的人才。同时要快速提高人事档案数字化管理水平，需要不断培养不熟悉人事档案数字化的人员和人事档案管理人员。此外，要加强考核监督，提高相关人员的积极性和主动性。

（四）对数字化人事档案管理载体进行合理的选择

载体在人事管理的过程中具有十分重要的作用，并且也是人事档案管理工作高效和顺利开的基础保障，所以要想让文件管理更加高效，就要对数字文件管理运营商做出合理的决策，以确保管理效率。在构建信息档案数字化支撑的过程中，要保证数据信息的绝对安全和不被篡改，并充分考虑不同支撑的生命周期，只有这样才能保证载体的运行速度和性能。

（五）严格落实人事档案管理的保密要求

人事档案对于内容十分敏感，如果想要进行人事档案数字化管理，需要选择有政治意识和有原则的工作人员，也可以外包给其他公司或者是机构，数字化工作外包时，系统集成、系统咨询、软件开发、安全监控、运维、数据恢复等业务应选择具有涉密信息系统资质的单位。涉密档案数字化处理分类业务要选择符合国家秘密载体印刷条件的单位。为有效加强数字文件的安全保密管理，数字文件的安全级别需要和相关的纸质文件安全级别相同，并且数字文件的存储和保护以及系统的使用、维护等工作必须要满足安全和保密方面的要求。

总结：总之，人事档案数字化在新时代发挥着非常重要的作用，可以使工作标准更加统一和高效。同时，还可以有效规范档案管理流程，建立人事档案全生命周期的闭环管理体系，提高档案管理的规范性和效率。此外，数字化管理是各个行业未来发展趋势，这样的变革不仅能提升管理效率，还能减轻工作负担，同时为人事档案的准确性、保密性与安全性带来更强大的稳定性。因此，需要针对数字化人事档案管理进行完善，提升档案管理水平，进一步提升服务水平。通过对人力档案管理进行系统培训，在一定程度上提高了员工的工作能力和综合素质，人事档案从管理审查到安全转移的完美衔接，确保了人员档案的完整性，并且数字信息档案的真实性使得人事档案在人事管理中发挥着重要作用。