事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

刘延文

（吉林省洮南市医疗保险经办中心，吉林 洮南 137100）

科学技术的进步，催生了大数据、云处理等信息化技术，它代表着智能化社会正在凸显它的魅力，各行各业为了提高行政管理和生产效率，都积极主动的加入到了行政管理组织建设的体系改革中。在政府推行精兵简政的政策号召下，事业单位推动内部管理体系不断变革与更新，而档案管理作为事业单位不可或缺的部分，推动它的信息化建设势在必行，成为了事业单位必要的改革措施。笔者对于医疗保险中存在的档案管理问题，提出了一些质疑和看法并对于改革措施进行了详细的分析。

一、事业单位档案管理信息化建设的重要性

（一）提升了档案查询借阅效率

传统的纸质档案查询有着很大的困扰，问题是纸质档案多存在于特定制作的木盒里，然后依照顺序保存在档案架和档案柜中，当要查询相关文件时就需要借助档案目录找到对应的档案盒存在的位置，继而找到档案。这种方式不利于快速寻找和搜索，会增加时间成本，降低了档案管理的效率。而且，在借阅文档的过程中，由于纸质档案容易损坏，需要做到随借随还，并且借阅的时间不能太长，避免损伤档案，防止档案损坏的现象出现。而电子文档可以利用计算机快速准确的查阅相关档案，有效利用查询时间，降低了时间成本，还可以通过拷贝复制的方法避免了原始档案的亏损，提高了档案管理的效率。

（二）延长了档案管理的期限

在传统的事业单位进行档案管理的时候，一般都是利用纸质档案存储资料和信息，需要一定的人力成本，而且在运作过程中，容易造成档案泄露、档案流失的现象，当需要从档案中寻找医疗保险的数据时，人为的操作可能造成某种意义上的不正当性，甚至造成欺骗的后果。并且由于它是纸质档案，受到外界环境的影响较大，增加了档案储存、采集、管理的难度。通过档案管理信息化的改革，可以充分利用网络平台和电子信息技术进行管理，运用磁盘进行收录保存，创新整合档案管理新模式，不仅可以节省存储的成本，还可以提高档案的完整度，增强它的安全性，不仅有利于工作人员查询医疗保险的数据，也有利于保障本人的信息安全，确保档案管理信息化建设的有效实施。

二、事业单位档案管理信息化建设存在的问题

（一）档案管理的开发应用不合理

部分事业单位虽然进行了档案管理的信息化建设，实现了技术层面的更新，但是由于管理人员意识不到位，对于新的观念还没有转变，因此在信息技术的运用和档案信息资源的开发方面还比较薄弱。在另一方面，在档案管理的过程中，信息重复加工的问题十分严重，数据质量比较低下，有待提升。除此之外，档案管理信息化建设的重大意义在于档案存在的数据强大的处理能力，在医疗保险中可以准确提炼出保险人的基本资料以及他的档案，还可以从中分析所需的材料，发挥信息的最大价值。但是在这一阶段这个方面的发展还比较欠缺火候。

（二）信息化建设缺乏安全性的保障

对事业单位档案管理的建设中，我们发现如果使用档案管理信息化，对于档案信息资料的安全性，我们无法得到保证，甚至在一些事业单位中关系到国家机密的档案，存在着泄露的风险，所以即使档案信息化给事业单位带来了很强的便利性，但它存有的安全隐患也让人担忧。这样的平台缺乏机密档案资料的安全管理，进行甄别和区分管理的意识也匮乏，甚至在档案审查和共享方面的保密性达不到要求，容易造成黑客入侵，档案外泄或者恶意破坏的结果，不利于维护医疗保险人的个人隐私，甚至被不法分子利用对保险人造成威胁。

（三）管理人员素质水平不足，技术应用能力低

处于新旧发展冲突的时代，受到传统思想观念的影响，目前的管理人员一时难以转变固有的思维，而且难以跟上信息技术的发展水平，应用方面也不到位。档案管理信息化建设需要管理人员具备高素质的要求，然而在目前的阶段里，事业单位档案管理人员普遍水平并不达标，甚至在某种方面上，欠缺现代化的素质。

三、事业单位档案管理信息化存在问题的解决措施

（一）档案管理与信息技术相结合

在建设档案管理信息化的过程中，事业单位应该首先完善档案管理的设施，制定合理的标准，再科学利用信息技术，运用信息化平台管理的新模式，避免盲目采用现有的管理系统，而是要从实际出发，实事求是，立足于医疗保险单位的实际需求，有针对性的建设平台的信息化体系，提高档案的管理水平。在经办医疗保险的时候，要结合档案管理和信息化技术，避免单位依旧停留在传统的管理思维模式中，使档案管理的建设出现断层，加快档案管理信息化建设的进程。

（二）建立健全监督体系，加强安全保障

我国处于一个全高速发展的信息时代，信息化已经成为全球越来越重要的态势，而信息资源对于事业单位来说，它的发挥的作用已经越来越大。要使档案管理信息化建设稳中求进的发展，就要从实际出发，加强信息技术的安全防控，增强档案管理的安全性。因此，一方面，事业单位应该健全监督体系，在掌握信息技术的基础上，全方位实施监控档案管理工作，这样可以及时发现由于主观原因或者客观原因造成的重大信息安全问题，及时有效的得到解决，提高单位的档案管理能力。在另一方面，要健全网络安全管理体系，比如说可以建设安全防火墙，应用网络虚拟技术，避免黑客或病毒的入侵，提高档案信息管理的安全性。

（三）增强事业单位档案管理的保密性

为了给人们提供更加优质方便的服务，事业单位推进档案管理信息化的建设，通过对档案信息化的建设，吸引更多的受众。因此在管理档案信息实际的工作中，事业要不断加强档案管理信息化的建设，增强他保密的功能，对于医疗保险失业单位来说，对保险人的保密工作显得尤为重要。可以通过建设档案信息化管理平台保密工作，管理人员只能在医疗保险事业单位的内网中进行登录和查询，并且可以在工作人员中录入指纹，设置档案信息查询页面的进入要求。除此之外，对于事业单位的工作人员专业素养和道德素养的培养也显得十分重要，事业单位可以集中某一时间段对员工进行培训，加强他们对医疗保险档案管理的认识，并且注重打造企业文化和凝聚力，建设团结一致的事业核心理念，这些方面有效增强档案管理信息化建设工作的保密性，可以在一定程度上防止档案信息的流出。

四、结语

综上所述，面对着现代化信息技术高速发展的今天，事业单位档案管理信息化的建设已经成为趋势，档案管理的工作也发生了巨大的改变，为了实现档案管理信息化建设顺利落实，事业单位必须要牢牢树立现代化管理的理念，通过运用现代化的管理措施，使事业单位发挥它的公益事业性质，全面落实医疗保险在信息管理中的转变，增强它的保密性、快捷性、准确性，直面档案管理建设中所存在的问题，通过具体的解决办法，驱动档案管理信息化建设的新模式，为人民大众提供便捷，为事业单位创造新的管理办法，推动档案管理信息化的全面建设。