档案信息化建设与档案管理的几点思考

黄子宁

（烟台市福山区档案馆，山东 烟台 265500）

互联网的广泛应用，给我们的生活和工作带来了巨大的便利，对于档案管理的发展也有着重要的影响，档案管理随着科技正在不断改变，不仅是信息技术的使用，还有一些高效的管理思想的融入，让档案管理工作更具有新意。

一、档案管理工作的现实意义概述

档案可作为真实的历史凭证，是工作决策的重要参考依据，形成于社会实践活动过程，并且其中包含的各项信息都具有真实性，并非后人根据个人意愿而随意编造，保证了历史情况记录的真实性和客观性。部分珍贵档案资源是当事人在具体的工作中亲笔手稿；部分档案资源有着领导批示和签署。在具体的工作中，要想充分挖掘档案当中具有价值的信息资源，应做好档案的编码、保存等相关工作，才能确保档案资源的利用更加便捷和有效。

二、档案管理工作现状问题分析

（一）档案管理工作方法单一

当今社会不断进步的同时，档案管理工作理应与时俱进，才能满足社会各行业对档案管理工作的实际需求。而基于当前档案管理工作现状来说，档案管理工作在实践中仍然面临管理工作方法单一的问题。对于档案管理部门来说，当前从事档案管理工作的相关工作人员大部分是半路出身，并没有在档案管理工作实践中接受系统的专业系统的培训，这使得其在具体的档案管理工作中，只能按部就班而无法与时俱进，导致其在工作中只能盲目地采用老一套方法进行管理，在此过程中，先进的档案管理理念和手段等应用力度明显不足，这不仅会让档案管理工作变得缺乏效率，还会让档案管理工作过程变得更加枯燥乏味，不利于档案管理工作质量的提升，进而会制约档案利用价值的挖掘。

（二）缺乏可行且有效的档案管理制度

对于任何一项工作来说，制度不仅发挥着约束作用，还发挥着规范性作用，是任何一项工作标准化发展的重要保障和依据。对于档案管理工作来说，要想实现工作效率和工作质量的提升，必须走规范化、标准化的持续发展道路，这就要求档案管理部门注重档案管理制度的完善，并在实践中结合档案管理工作实际，不断优化和调整档案管理制度，以保证档案管理工作的标准型、严肃性和细致性，进而规避档案管理工作中的各类缺陷，确保档案管理工作效率和质量得以整体大幅度提升。

（三）缺乏专业人才

对于档案管理工作来说，本身是一项专业、系统且烦琐的工程，对管理工作人员有着较高的要求。尤其在当前科技时代，要想做好档案管理工作，管理人员必须具备一定的信息技术能力，才能在档案管理工作实践中充分利用信息手段来提升档案管理工作水平，这就要求档案管理人员自身应该是档案管理方面的专业人才。而现实情况是当前档案管理部门严重缺乏专业人才，究其原因在于档案部门处于弱势群体，并且工作强度大、缺乏丰厚的待遇和晋升空间，不利于优秀人才的引进。其次，在科技快速进步的时代，档案管理工作牵涉领域不断扩大，对从业人员的思想、综合技能等提出了更要的要求，而现有的档案管理人员普遍存在知识结构不完善，思想老化、缺乏现代化操作技能等特征，更为甚者对信息技术认知不足，缺乏强烈的学习意识，而导致其在具体的档案管理工作中只能按部就班，不利于档案管理工作的创新发展，从而制约着档案管理工作水平的提高。

三、基于档案信息化建设的档案管理的优化对策

（一）深刻认识档案管理工作的重要性，重视起档案管理

一直以来，档案管理工作被大部分片面定位在幕后工作上，对此项工作缺乏关注度，外加档案管理工作缺乏明显的工作成绩，这直接使得档案管理工作更容易被忽视。在新形势下，档案管理部门应对档案管理工作引起重视，将其作为一项长期坚持的艰巨工作，深刻认识档案管理工作的重要性，意识到档案管理对工作决策的合理性和企事业单位的持续发展有着重要作用。这就要求档案管理部门应在实践中将档案管理工作纳入重点工作范畴，有序落实各项档案管理工作，及时发现其中的不足，并采取有效方法进行防范和解决，才能保证档案管理工作高质高效地开展。不仅如此，档案管理工作人员自身也要在日常工作中端正态度，自觉做好部门分配的岗位工作任务，严肃对待档案管理工作中的各项细节工作，才能避免档案管理工作形式化。如档案管理部门的领导人员可在实践中采用微信公众号等方式向大众宣传档案管理工作的服务功能、社会效益等重要内容，不定期结合档案管理实际对档案管理人员进行针对性地系统培训，以发挥领导人员的才能来支持档案管理工作。另外，档案管理人员应将档案管理意识深扎根大脑意识当中，确保相关人员能够积极参与到档案管理工作中，以形成良好的档案管理氛围，为提高档案管理工作水平提供保障。

（二）推进档案管理信息化进程，丰富档案管理方法

在档案管理工作中，档案资料的收集工作是基础环节，也是至关重要的一个环节，在此过程中，信息化系统应做到无缝对接，确保各项档案资料能够及时、完整且广泛地收集起来。进入到信息化时代，企事业单位在运行过程中会产生大量数据，而由于档案资料形成部门较多，业务档案之间存在一定的差异性，这要求档案管理工作人员在具体的工作中，对各类业务档案进行分类管理，才能保证后续档案的高效利用。这种情况下，为确保业务部门档案资料的顺利接受，应在前端控制工作中实现无缝对接，将档案管理渗透到业务系统中，确保档案数据能够顺利传递到档案系统中，以大幅度提升档案管理的规范性和工作效率。在电子档案收集过程中，档案管理部门应具备电子档案的控制权，一方面可以通过有效控制来提高档案资源的安全性；另一方面可以大幅度提升档案的可读性，为后续档案资源的开发与利用提供支持。为了大幅度提高档案管理工作水平和质量，档案管理工作人员应具备一定的现代信息技术操作技能，如熟练运用存储技术，以满足档案信息化管理工作实际需求。同时。档案管理信息化建设不仅仅是口号上的转变，更要档案管理软件和系统等建设的支持。因此，档案管理部门应加强档案管理软件系统建设，配备完善的软件设备。在电子档案数量大量增加的情况下，档案管理部门应在软件市场中合理地选择计算机档案管理软件，加强软件系统开发，以大幅度提升档案管理工作效率和质量。除此之外，在档案管理信息化建设过程中，档案管理部门应根据社会需求，构建档案管理网络平台，为提升档案管理社会效益提供保障。

（三）完善档案管理制度

针对档案管理制度不完善的问题，档案管理部门应正确认识档案管理制度的重要性，以便档案管理部门能够在工作实践中，积极结合档案管理工作实际来制定和完善档案管理制度，以期为档案管理工作提供依据。在具体操作中，各地企事业单位应制定与本机构工作实际情况相符的管理制度，并在管理制度制定过程中，需要充分考虑国家相关法规要求及政府政策方针需求，确保档案管理制度具有可操作性和可行性，为档案管理工作有序发展提供制度支持。在档案管理工作中，通过制度的制定和实施，可规避档案管理工作中的不足，降低档案管理工作中的诸多安全问题。

（四）加强培养专业化档案管理人才

人才是当今社会生产力众多要素中最为关键的因素，培养专业化档案管理人才是推进档案信息化建设的重要保障，也是提高档案管理水平的重要举措，原因在于新时期的档案管理工作要想提高档案管理水平，必须注重与信息技术的相结合，以实现档案信息化管理。而档案信息化管理的基础在于拥有一大批熟悉网络技术、信息技术和数字技术的人才予以支持。不仅如此，档案管理人员还要精通档案管理业务知识，才能为档案信息化建设提供支撑。因此，档案管理部门应构建档案管理人员的长期培训机制，推动档案管理人员专业化培训常态化、规范化，利用讲座、现场指导等多种方式完成在岗档案管理人员的业务培训，不断更新档案人员的知识结构，坚持档案管理人员缺什么，就针对性培训什么的原则，及时调整档案管理业务培训内容，以提高档案管理培训工作的针对性和实用性，确保档案管理人员的业务能力能够适应新时期的档案管理工作。

结束语：综上所述，在信息化时代，以往的档案管理工作已经跟不上时代的脚步。档案管理信息化建设工作也面临着巨大的考验，因此根据档案管理工作中出现的问题，要从工作的根源去解决。