试论社会养老保险档案管理信息化建设

刘静

（无棣县社会保险事业中心，山东 无棣 251900）

引言

加强养老保险信息化建设是社会养老档案管理的现代化需要。相关管理工作人员应该重新构建社会养老保险档案管理的思路，利用计算机和网络技术开展档案信息化管理工作，确立网络信息环境中档案管理的框架和工作流程，实现养老保险档案信息的社会化服务。如今我国即将步入老龄化阶段，档案管理的信息化已经成为完善养老档案工作的现实需要。并且随着经济水平的提升，越来越多的人选择办理养老保险，但是当前养老保险档案的管理工作不是十分完善，要进一步的加强和规范养老保险业务工作，才能保障养老保险工作与社会发展同步，从而促进社会保障建设的可持续发展。

一、社会养老保险档案管理中存在的问题

（一）档案管理的问题

在当前的社会养老保险管理工作之中，一些领导和工作人员对社会养老保险档案工作认识不够，他们认为档案管理只是简单的将文件进行收集、整理和保管，因此在工作过程中轻视档案管理和工作。一些工作人员认为档案管理工作不会给社会养老保险业务创设经济利益，并没有将其当做一项主要业务看待，在工作中随意应付档案的收集和整理工作，认为只要做到不丢失、不遗漏即可。从工作人员对档案管理工作的态度可以看出他们对这项工作没有足够的了解，因此难以使档案管理工作适应现代化的发展需要。

（二）环境设施的问题

社会养老保险是档案管理工作的必要条件，要对档案室相关设施进行建设才能营造一个良好的档案管理环境，当前一些社会养老保险没有专门的档案管理室，有些社会养老保险机构的档案管理空间较小，出现潮湿，发霉、生虫等问题，以及设备不配套等问题，不仅会影响档案的外观完整性，还会导致一些档案信息失真，难以真实、全面的反应出具体的档案内容，甚至有些养老保险档案室没有档案管理夹、切纸刀等，档案管理不规范的问题尤为严重。

（三）管理水平问题

当前社会养老保险管理的力度不强，管理的手段比较落后，这是社会养老保险工作的基本情况，很多档案管理工作人员都没有经过专业化培训，对档案管理的档案重要性、资料收集整理情况、装订归档都不清楚，对收集档案意识很薄弱。其次，由于养老保险管理单位对档案管理工作不够重视，聘用的档案管理人员多为兼职，工作人员可能只是将其作为一项临时性工作，不会认真的将精力放在档案管理工作中，有些工作人员认为档案管理只是将档案存放在档案管理盒之中，没有及时的整理好档案，这样容易造成养老保险档案的混乱。除此之外，由于没有足够的管理经验可供参考，加上社会养老保险档案管理机制不健全，管理设施落后，因此导致社会养老保险难以适应时代发展需要。在新的形势之下要改变传统的档案管理形式，进行档案管理现代信息化建设，从而将档案管理工作落实到实处。

二、加强社会养老保险与档案管理模式

（一）社会养老保险和档案管理模式

对社会养老保险档案进行数字化管理时应该利用好数字化和网络化管理平台，充分利用数据库的功能，建立一个良好的养老保险管理系统，实现档案管理数字化建设。这是社会保障体系建设和提升社保经办管理服务水平的必然趋势。

以往的档案管理是通过动手进行档案管理收集、整理、统计，这项工作量大，步骤繁琐，管理人员可能有足够的时间和精力去进行管理，因此很多养老档案管理信息都被闲置了，而在现代管理技术的引进下能够创设一个良好的工作环境，有效的对被存封的档案进行提取和加工，从而减少档案管理工作的复杂性。档案管理的重点就是适应数字化管理的需要，从以往的实体化管理转化成为信息化管理，从而对不同档案进行数字化处理，体现出档案信息资源的价值。因此可以借助计算机系统实现档案的业务管理功能，在档案的阅览、批示、归档、利用的整个流程中都可以在网络上进行。但是当前计算机网络的开放性、共享性为人们提供方便的同时，也给不法分子提供了可乘之机，因此在档案信息的网络化管理过程中应该建立安全保障体系，比如，进行文件加密传输，建立防火墙，设置用户访问权限等等，从而减少安全隐患。

（二）社会养老保险与档案管理数字化

档案管理的信息资源数字化是保护原件的重要方式，将各部门的档案管理物质转化成为数字化信息，然后建立一个数据库以便于更好的进行统一管理。加强档案信息的数字化建设是为了让这项工作朝着标准化、规范化发展，因此在进行档案管理时应该根据国家所制定的标准进行管理，并在实践过长中进一步改进。档案数字化管理包括两个方面，首先，要对原有纸质资料进行数字化管理，对原文件进行扫描、录入、保存，其次，要对正在整理的文件进行数字化归档和保存，做到档案信息的真实、完整、有效。要实现档案目录的数字化，规范信息的著录和标引，选择合适的档案数据库框架，从而有助于实际性的操作，还应该实现档案内容的数字化，通过扫描、加工、处理使档案内容原封不动的存储为图像文件。数字信息化档案管理并不意味着取消传统的档案管理方式，应该将传统的档案管理的优势发挥出来，这样能够促使数字信息化管理和传统管理方式相互补充。

（三）社会养老与档案信息化建设

为了推动养老保险的信息化发展，要为这项工作建立良好的基础设备环境，从而使档案管理的价值得到最大程度上的利用。对档案信息化建设来说，档案信息化建设是一个发展的过程，在发展过程中会面临着应用程度的改变以及信息技术水平的提升，因此在信息化建设的过程中要随之做出相应的调整。档案的信息化建设作为一项系统工程，其中包含的内容十分广泛，因此相关管理部门必须建立一个档案信息化管理平台，优化档案信息化建设的管理方案，循序渐进的加强档案信息的管理。工作人员应该与时俱进的做好档案管理工作，并结合实际的生产经营活动对这项工作进行深入研究，从而在第一时间之内做好档案信息化建设过程中出现的难题。

（四）社会养老保险与档案人才建设

档案管理工作人员水平能力水平直接影响到档案信息化建设进程，在进行档案管理工作时，管理人员应该学好专业知识，通过专业化知识对电子档案做出分类整理，同时档案管理人员应该具备信息化、数字化应用技术，将业务水平和信息化管理能力结合起来，从而顺应档案管理改革的需要。此外，当前很多工作人员的自我价值意识较低，他们纯粹的为了工作而工作，没有意识到档案管理工作的重要性，长期发展下去将严重影响我国档案建设的发展，因此相关管理部门要对档案管理人员进行专业化培训，从而优化工作人员的专业素质，并提升工作人员的现代化信息技术的适应能力。可以通过各个档案管理部门之间的交流学习，相互借鉴他人档案管理的经验，学习他人掌握的新技术、新手段，还应该加强各部门的创新性思维交流能力，总结交流心得，从而感性内容理论化，并将获得的经验进行共享，从而提升档案管理工作的整体水平。

（五）完善和规范档案管理制度

相关管理部门要为社会养老保险档案管理工作建立完善的制度，并且由专业人员负责监管。社会养老保险机构需要明确档案管理人员的工作人员的，对档案信息进行有效的维护。比如，在工作过程中要明确工作职责，有些工作人员负责将档案材料送往专门的档案室内进行存放，有些工作人员负责将档案材料有序的排列好。电子档案库中的资料有很多，因此要对档案信息尽早备份，对档案格式进行明确的标注，此外，档案交接工作也是一项重要环节，如果在交接的过程中造成信息的泄露，会给养老保险部门带来严重的问题，因此在档案管理工作中应该提升电子档案的安全性。

（六）对社会养老保险档案进行纸质化管理

科学化的分类和整理是档案管理工作的程序，在档案归档过程中应该发挥出工作人员的主导作用，对档案信息进行科学的分类、收集和整理。在日常工作之中由各个部分收集和整理档案，根据文件材料的种类、发生时间、程序进行排列，并对有破损的档案进行装裱。在整卷时将文件统一编号，在文件的首页进行盖章。

此外，还应该按照标准化的管理方式装订，养老保险类文件要装订成册，在装订时要将档案的左右、上下对齐。在装订好之后应该写好全名、案卷的标题、页数、件数等，保证内容完善，字迹工整。在装订好以后要按保管期限进行保存，不能全部放在同一个档案盒中，档案盒厚度和归档文件厚度要一致，这样能够有效的避免由于材料弯曲发生损坏。在工作过程中形成的文件材料要由相关管理部门进行整理，之后再将其统一交给档案管理部门，各职能部门在交接时要对目录进行请的核对。按照相关管理规定，凡是归档范围内的文件都应该有责任部门整理，定期将其移交档案管理部门之中。职能部门进行整理、装订和移交，必要时整理好档案交接目录，并履行签字手续，从而保证文件材料整理齐全。在安全移交之后应该进行系统化排序，从而有利于进一步的查找和利用。

三、结束语

综上所述，在当前的社会发展背景之下，人们的生活水平逐渐提升，越来越多的人办理了社会养老保险，因此只有不断创新档案管理方式才能够落实好社会养老保险工作。以往手工管理档案信息的方式不能做到信息资源的共享，大量的信息未能够得以有效利用，这样不仅造成了查找资料困难的现象，也造成了资金的浪费。而随着信息化技术的发展，信息化管理方式进入了档案管理领域，社会养老部门应该利用计算机和网络技术开展社会养老保险业务，从而进行档案的信息化管理。本文主要提出了社会养老保险和档案管理模式、社会养老保险与档案管理数字化、社会养老与档案信息化建设、社会养老保险与档案人才建设、完善和规范档案管理制度、对社会养老保险档案进行纸质化管理等社会养老保险档案管理信息化建设的方法，希望为相关管理工作人员提供参考。