信息化背景下大学生档案管理的高效措施

石艳艳

（陕西省榆林市佳县人事信息中心，陕西 榆林 719200）

一、信息化时代大学生档案管理面临的机遇和挑战

（一）机遇

1.提高质量和效率。在传统大学生档案管理中，纸质档案的传递、检查和保存难度较大，需要耗费大量时间，程序较为繁杂，相应的效率较低。同时传统纸质档案管理基本上采取人工方式进行处理，整理和备档过程中较易出错，管理质量难以得到充分保障。而在信息化背景下，传统纸质档案管理逐渐向纸质档案与数字档案相结合的方向过渡，借助计算机系统与专业软件进行高效管理，同时可以减少人为操作所造成的失误和问题，同时提高管理质量及效率。

2.拓展渠道。在传统的大学生档案管理中，毕业生登记、报到以及进行档案转接往往需要来回跑多次，费时费力。而在信息化时代，根据登记的信息台账，有针对性地提供创业培训、就业见习服务，并通过高校毕业生联系群、地方微信公众号等做好宣传工作，引导大学生通过线上平台了解相关事宜以及进行报到等，能够有效拓展渠道服务渠道。

3.提高服务水平。信息化背景下，大学生档案管理效率得以提高，人社局、人事信息中心等能够将更多精力与时间放在基于档案管理的服务工作上。与此同时，互联网平台、信息化技术、多样化渠道、丰富化功能等的支持，也使得大学生档案服务水平得以有效提升，让档案管理的作用和价值能够被充分挖掘和利用[1]。

（二）挑战

1.人员素养不高。信息化管理模式的应用，对档案管理人员的整体素养提出了更高要求。部分人员创新意识较弱，信息技术素养不高，学习能力较弱，难以快速适应信息化档案管理模式。而且信息化档案管理在档案的搜集、资料、保管、检索、统计、利用以及编研等各个环节都发生了不小变化，整体难度更高，不少档案管理人员并不能完全胜任数字化、自动化的档案管理工作。

2.管理模式不完善。信息化管理模式与传统纸质管理模式有着巨大差异，广泛体现在各个环节、各个方面。目前大学生档案信息化管理尚处于探索阶段，并没有形成统一的规范和标准，导致实际管理工作的开展往往缺乏有效依据，较为随意和混乱，影响实际管理效果。尤其是信息化管理制度不够健全，使得管理工作的开展大受影响，还需要在实践中不断探索和优化。

3.档案利用服务水平不高。信息化背景下大学生档案可挖掘价值更大，也能支持更为便捷、高效的服务。然而目前地方人社局与人事信息中心等并未构建起全新的档案利用服务模式，依旧停留在传统服务体系之下，对各种技术的应用不到位，并没有形成革命性的变革。

4.数据安全威胁大。数据安全问题是信息化时代的重要问题。对大学生档案管理而言，信息化管理固然能带来诸多机遇，但是也使得数据安全威胁大幅增加。尤其是在专业人才不足、人员队伍整体缺乏数据安全意识、管理制度不够规范、软件安全性有待提高的情况下，大学生档案管理面临着黑客攻击、信息篡改、数据删除、数据丢失等威胁，必须尽快采取对策加以应对处理[2]。

二、信息化背景下加强大学生档案管理的有效措施

（一）全面加强人才队伍建设

打造一支高素质的人才队伍，是支持大学生档案管理信息化发展的必要前提。通过从上级获取技术支持、招聘专业人才、与相关企业进行深度合作等方式，确保专业技术人才就位，保障地方大学生档案管理系统、平台的有效建设，完善相应的功能以及信息化服务，为档案管理的信息化奠定基础。最重要的还是在于加强档案人员培养和管理，有效提高所有档案人员的综合素养，确保每位在岗的人员都能胜任工作，支持信息化档案管理工作高效落实，并为广大大学生提供优质服务。地方人社局、人事信息中心需要根据档案信息化管理的实际需求，对档案人员的综合素养提出要求和标准，包括专业知识、专业技能、信息技术素养、学习能力、职业品质等，并以此作为人才招聘的硬性标准，但凡未在各方面达到要求的人员不得上岗。而针对在岗的档案人员，则需要根据这些硬性标准开展相应的考核工作，但凡未通过考核的人员都需要接受集中培训，直到通过考核为止。尤其要重视信息技术素养的培育，做好基础宣传工作，引导档案人员树立正确的信息化管理意识，同时通过系统化、专业化的培训强化其信息操作能力，确保档案人员能够熟练使用计算机以及各种专业软件，熟悉信息化管理流程和规范，从而支持大学生档案信息化管理的有效实现。

（二）健全管理体系

对管理体系加以健全，能够保障档案管理工作有序、高效开展，反之则会导致档案管理陷入混乱和低质。对具体管理权责进行合理划分，根据信息化管理特征对具体权责进行适当调整，结合管理流程优化各部门、岗位的权责衔接，确保权责划分清晰、合理。明确和规范大学生档案管理程序，在维持纸质档案管理基本程序的基础上对具体的管理工作进行合理简化，转而加强对数字档案管理程序的合理构建，确保纸质档案能够得到妥善保存和管理的基础上充分发挥信息化管理的优势。做好档案数据库建设工作，着力提高档案标准化、规范化水平，推动办公自动化建设，建设相应的系统和平台，逐步推进信息化管理在工作实践中的推广和普及。在收到大学生数字学籍档案后，管理人员需要对档案资料进行审查，确保资料齐全且在各方面符合标准，如果发现问题需要及时联系学校进行处理。之后再结合纸质档案资料进行对比审核，进一步确保档案的完整性、真实性与可靠性。通过计算机系统对档案进行管理，包括分类、存储、检索、统计、编研等，合理借助系统功能和专业软件提高自动化管理水平，同时提升管理质量和效率[3]。完善追责机制，对人为原因造成的档案管理问题进行严肃追责，同时健全相应的激励机制，充分调动档案人员积极性。

（三）优化档案利用服务

档案利用服务是进行档案管理的重要职能之一，否则档案资料就只是一些价值有限的数据信息而已。在信息化背景下，云计算技术、大数据技术、人工智能技术等先进技术的成熟，为数据挖掘提供了有力支持。与此同时，基于计算机技术、互联网技术的大学生档案管理平台也能提供更为丰富的功能。这意味着大学生档案管理能够进一步优化档案利用服务，为广大大学生提供专业服务、个性化服务，在为广大学生解决毕业就业的档案相关问题的同时，帮助学生创业就业。严格办理流程，保障管理规范，细化登记服务，开通线上服务渠道，在对报到毕业生的信息进行详细登记的基础上，基于大数据技术实现对毕业生的个性化服务，为毕业生推荐合适的就业信息，提供专业的就业服务。毕业生既可以通过线上平台查询自己的档案信息，也能获取丰富的就业信息，更能与专业指导人员进行线上交流。推动档案利用服务工作的线上化、信息化发展，可以有效减轻线下服务压力，也能借助先进技术和丰富功能为大学生提供优质的专业化、个习惯化服务，可谓是一举两得。

（四）加强数据安全保护

信息化背景下的大学生档案管理面临着不小的数据安全风险，需要全面落实相应的安全管理和保护工作。强化档案人员的信息安全意识，将风险管理纳入数字档案馆建设之中，并做好技术安全保护，通过配置网管、防火墙，建立电子档案身份认证系统，应用数字签名、身份认证、访问控制等信息安全技术，对档案信息进行安全分级管理，定期进行病毒查杀，全方位提高数据安全防护水平。另外还需要做好档案信息备份工作，通过落实档案信息资源容灾异地备份的方式避免物理层面的问题威胁档案信息的长期保存。

结束语

综上可知，大学生档案管理逐步迈入信息化时代。地方人社局、人事信息中心应当积极加强信息基础建设，做好准备，同时积极探索档案信息化管理模式的构建路径，借助计算机技术、大数据技术等先进技术提高管理水平，并做好相应的档案利用服务工作，致力于为广大大学生提供优质服务，帮助大学生解决毕业就业的后顾之忧，提高社会人才服务水平。