医院人力资源档案管理信息化建设探讨

文·黄燕

随着大数据时代的到来，无纸化、信息化办公进程加速推进，信息化技术逐渐应用于医院档案信息化建设的进程中。但因受到传统观念、信息技术等因素的制约，医院对人力资源档案管理信息化建设仍认识不足，使其成为阻碍医院高质量发展的瓶颈。这就需要档案人员对人力资源档案管理信息化建设深入分析探讨，探索医院人力资源档案管理信息化建设的实践路径，促进医院人力资源档案管理朝着规范化和标准化的方向发展，推动医院高质量发展。

一、制定切实可行的人力资源档案管理发展规划

对于公立医院而言，人力资源是最具优势的部分，他们所提供的医疗服务贯穿于广大人民群众预防、医疗、救治、养老等生命全周期，是促进公立医院高质量发展的第一动力。医院要想在日益激烈的市场竞争中占据领先地位，需要高素质高质量的专业人才为医院发展提供人力支撑。传统人力资源档案管理工作效率低下，人力资源成本高，信息时效性不足，不利于医院全面培养发展专业人才。因此，医院应加强对人力资源档案管理信息化建设的投入力度，将其作为医院发展的重点工作内容，安排专人负责，制定切实可行的发展规划。通过与专业信息技术团队进行合作，打造一套切实可行的人力资源档案管理系统，充分发挥其价值和作用。

二、强化医院人力资源档案管理系统终端应用系统功能

医院人力资源档案管理系统的安全程度直接影响到人力资源档案资料的使用与保存，因此，医院对管理系统的终端应用系统的安全性和稳定性要求很高。终端应用系统主要应用于人力资源档案资料的储存和传输，保障档案资料的安全，避免档案资料在保存和传输过程中出现丢失等问题。终端应用系统主要由因特网和大组工网组成，这两个系统都可以应用到人力资源档案资料的保存工作中去，区别在于所保存的档案资料的等级不同。这就要求各管理部门之间加强交流协作，进一步完善医院人力资源档案管理系统，提高管理效率，规范从业行为，加强对人力资源档案管理系统的维护工作，降低医院人力资源档案资料遗失以及医务人员个人信息泄露等问题发生的可能性。

三、建立健全医院人力资源档案数据库

首先应做好医院人力资源档案目录数据库，全面掌握人力资源档案中的各种信息。将现有的档案资料进行整合与分类，根据医院人力资源档案的不同类型建立各种目录，并进行相应的著录和标引工作。建立目录可以按照人力资源资料的性质分为个人基本信息目录以及家庭情况目录等，也可根据用途分为文件级目录以及证书级目录等，以便于日后档案资料的查阅和调用。其次，利用专业设备，例如刻录机、扫描仪等将人力资源档案资料根据档案数据库的目录依次进行数字化处理，准确无误地录入到信息化管理系统中。在加强医院人力资源档案信息化管理的过程中，利用局域网进行管理也是一种有效方式。得到授权的医院相关人员可以进入医院局域网，对人力资源档案进行检索、查询以及阅览等工作，为医院相关工作提供便利。另外，由于医院人员类型复杂，不仅包括医疗、护理、药剂、医技等卫生专业技术人员，还包括保洁、运送、安保等后勤人员，因此，在实现档案信息化管理过程中，应根据人员类型在一体化管理的基础上实行分级管理。

四、加大人力资源档案管理信息化建设的投入力度

在实际工作过程中，当工作人员通过互联网查询相关业务信息时，极易感染病毒，从而导致人力资源档案信息的窃取、删除或篡改等问题。因此，在医院人力资源档案信息化管理过程中，要加大对计算机软硬件设施的投入，加强网络信息安全建设，构建完善的安全保障体系，确保档案信息资源的安全。在建立健全人力资源档案资料数据库的同时，应进一步完善档案存储备份功能，有效规避档案资料丢失产生的不必要麻烦。

五、提升档案管理人员能力与水平

档案管理人员的业务能力是制约医院人力资源档案管理工作有效展开的关键因素。为了有效解决档案管理人员业务能力和专业水平不足的问题，医院一方面可以从招聘环节入手，将专业技术能力、道德素质修养以及计算机应用水平等作为选拔档案管理人才的重要考核标准，为医院人力资源档案信息化管理工作的顺利开展提供高素质的人才储备。另一方面，应加强对人力资源档案管理人员的专业培训和考核管理，建立相关激励机制，激发他们的工作热情，打造一支人力资源档案信息化管理的专业团队。医院还应加强人力资源档案管理的监管机制，为档案管理人员提供学习和应用信息化技术的条件，定期举行信息化安全管理的培训，提高档案管理人员在工作中的安全意识，利用登录身份认证、电子密钥等技术，按照标准规范的档案管理准则进行相应的操作，防止失泄密等事件的发生。

六、建立健全医院人力资源档案管理制度

为了充分发挥档案在人力资源管理中的重要作用，就要建立健全医院人力资源档案管理制度，使其有章可循、有据可依。通过深入了解现阶段的实际运行情况，建立与之适应的人力资源档案管理制度，设计标准化档案管理流程，确保医院人力资源档案管理工作顺利开展。在推动医院人力资源管理工作朝着制度化、规范化和标准化方向发展的同时，还需建立与之配套的其他管理制度。例如，为了加强对医院人力资源档案的管理，保障档案资料信息的安全性，应建立健全人力资源档案资料的查阅、借阅制度，规范相关申请流程，由专门的负责人进行登记审批。

医院人力资源档案信息化建设是医院改革的必经之路，为医院人力资源档案管理工作有效展开提供了新思路。能够打破传统人事管理复杂冗长且效率低下的弊端，在医院合理配置人力资源、培育实力强劲的人才队伍以及选拔专业人才等工作中提供技术支撑，推动医院高质量发展，更好地为人民提供全方位全周期健康服务。