信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力

文·陈哲

信息技术不断发展给档案管理带来了很多机遇和挑战，对档案管理工作者的职业道德以及职业能力都提出更高的要求。档案工作者要及时转换角色，从以往的“仓库保管员”转变为“档案信息资源管理者”，在职业能力（包括服务能力、技术能力、知识能力、专业能力、学习能力及管理能力等）及职业道德（职业道德素质、思想政治素质等）方面积极充实自己，提升自身的个人能力，以适应当前社会发展需求[1]。

一、信息技术对档案管理工作者带来的机遇与挑战分析

（一）信息技术对档案管理工作者带来的机遇

1.档案管理更加方便快捷

信息技术普及，可以通过电子文档录入、数字编码、影像扫描等信息化处理档案，建立区别于实体档案馆的虚拟档案馆，对那些无需保留原件、纸质材料的档案，实现信息化处理后通常而言就不再需要翻阅原件，这对保存档案而言非常有利[2]。信息化贮存档案后可通过计算机程序来建立方便检索的编目与数据库，利用搜索功能即可在短时间内检索到目标档案，为档案管理部门履行社会服务职能提供了便利。

2.为档案编辑及研究带来便利

信息化处理档案后可在不对档案的真实性造成影响的前提下编号排序，整合性质相似、内容相近的文档，通过专用软件规范化录入存贮电子文档，当档案内容需要增减时，可非常方便地进行编辑。信息化处理后如果不是特别要求，档案研究仅需要查阅、复制电子档案即可，避免档案研究时查阅、复制、借阅档案原件而对档案造成的损耗。

（二）信息时代对档案管理人员带来的挑战

档案智能化管理后，档案管理工作不再是简单的技术工作，而是复杂的高技术含量性的工作，对工作人员的水准有较高的要求，迫切需要提高档案管理人员的素质来胜任这项工作，包括外语水平、实际工作能力、理论水平、以计算机为代表的现代化设备应用能力等[3]。

档案管理工作信息化也要求档案管理人员具有更高的政治觉悟与职业道德素养。信息化时代，档案管理人员，特别是涉及到机密档案的管理人员需要增强自己的责任感，强化敬业精神，严格遵守规定来使用网络及计算机管好档案，预防机密信息被泄露，强化自身的防范意识。因此，信息时代下档案管理人员要有正确的价值观、高度的责任感与警惕性、良好的职业操守以及较强的工作能力。

二、信息时代档案管理工作者应具备的素质与能力

（一）职业道德

1.职业道德素质。档案工作服务性的特点，档案工作环境的封闭性，工作范围的局限性，都需要档案工作人员保持默默无闻、无私奉献、甘为人梯的工作精神。因此，档案工作者要秉持对工作、对人民负责的态度，周到、细致、耐心、热情、主动地为人民服务，要做到百调不烦、百问不厌、以诚相待、一视同仁，急利用者所急，供利用者所需。要有崇高的义务感、强烈的事业心及严谨的工作作风，保持学术、政治上的严肃态度，尊重科学、尊重客观，做到一丝不苟，严谨务实，精益求精。

2.思想政治素质。档案工作者要坚持党的领导，准确领会并执行党的路线、方针、政策，坚持正确的政治方向，严格按照相关法律、法规工作，将毕生精力奉献给档案事业。

（二）职业能力

1.技术能力。信息化条件下，档案管理方式出现了技术层面的变革，档案工作者要不断提高自己的技术水平与业务能力。档案工作各环节、各方面的网络技术、现代通讯技术、计算机技术等的应用，让档案信息资源的整理、开发以及利用都摆脱了以往的手工处理，但档案管理人员要认识到数字化、网络化并非等于信息化，档案的信息化管理想要完全取代手工管理还需要很长的时间，需要注意纸质时代与电子时代的档案管理工作在方法以及观念上的衔接与兼顾[4]。

2.知识与专业能力。档案人才属于知识管理人才，档案工作的专业性、信息的知识性决定档案工作人员的劳动属于知识性劳动，需要档案管理人员有系统的专业知识和宽泛、广博的多学科知识。比如，信息时代档案的载体以及门类的极大变化，要求档案管理工作人员掌握档案信息处理的知识和档案计算机管理的方法，要提高自己的信息数据处理能力，熟练接收信息、存储信息、加工信息、输出信息。要具有科研能力，服务过程中要善于思考研究，不断提高自身的科研水平，在开发利用信息资源的过程中发挥主动性、创造性。要掌握现代通讯能力，以便于远程获取网上信息资源。要具有语言应用能力，比如过硬的文字功夫以及准确、流畅的表达能力，以便很好地与同行、上级、档案利用者进行交流，提供优质服务。

3.学习能力。科学技术不断发展的今天，让各种新技术层出不穷，要想在档案管理中应用各种新技术就要不断学习先进技术的基本原理，了解信息管理的操作方法与知识，掌握录像、扫描、导入、自动检索、数据库建立、网络技术应用等相关技术，这就要求档案工作人员要有极强的学习能力，通过参加教育培训或自主学习，来获取信息时代档案工作者需要的各种技能。

4.管理能力。管理能力是档案工作职业性质的基本要求，在档案工作人员的职业能力中非常重要。档案工作需要与不同层次、多方面的人员打交道，这就要求档案工作人员具有良好的协调能力、沟通能力以及组织能力，与同行以及上级单位联系时要具备公共关系能力。

在信息时代高速发展的今天，档案管理工作面临着极大的挑战，对档案工作人员的素质和能力提出了更高的要求。档案管理工作者应正确认识到社会大环境的变化，不断提升自身综合素质和能力水平，以保证档案管理任务有序完成。