档案整理服务“十步工作法”——以国网山东省电力公司为例

文·王岳

2014年中办、国办联合印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号），明确提出“推广政府购买服务，凡属事务性管理服务，引入竞争机制，通过合同、委托等方式向社会购买”，企业可参照此意见执行。2017年《档案服务外包工作规范（DAT 68—2017）》指出，档案外包服务包括档案整理服务等业务类型。国网山东省电力公司结合公司档案管理情况，进行了两年档案整理业务购买服务研究，归档质量较好，现将有关经验总结为“十步工作法”介绍如下。

一、档案整理服务职责分工

为保证购买服务项目的顺利进行，国网山东省电力公司对购买服务流程进行了总结，厘清业务边界，确定各业务部门、办公室、档案中介机构分工与职责。

1.各业务部门：负责在严格遵守“谁主管、谁负责，谁形成、谁整理”原则的基础上，进行档案的收集、鉴定、移交等管理性工作。

2.办公室：负责确定服务厂商和档案业务指导监督。

3.档案中介机构：负责对档案进行修整、拍照、组件、装订、编页、分类、排列、编号、编目、组卷、刻盘、冲洗、装盒、消毒、入库以及系统著录等事务性的整理工作。

以管理类档案为例，各部门完成应归档文件的打印、盖章、签字环节，划定保管期限，并确定可以交由档案中介机构整理的文件及目录，以后的档案整理环节由档案中介机构完成。涉密文件由各部门按照原模式在档案中介机构整理工作完成后规定时间内自行整理归档。

二、档案整理服务“十步工作法”工作流程

（一）办公室统一部署年度归档工作

下发归档通知，指导各部门开展档案收集和鉴定工作，提供档案整理场地，并对档案中介机构业务人员进行培训，提出工作要求。保密办对涉密人员进行教育培训，指导各部门准确掌握公司秘密范围，防止将涉密档案交由档案中介机构整理。

（二）各部门收集鉴定应归档文件

各部门主要负责人要亲自把关，部署本部门年度归档工作，综合处全面分析本部门文件材料归档范围，加强文件材料收集工作的前期策划、中期协调、后期审核，各业务处做好文件材料的日常收集工作，并及时向部门档案员归档。各部门梳理本部门应归档文件清单，准确划分保管期限，并根据公司保密等有关规定，合理确定购买服务档案范围。为防止公司核心业务信息泄露，部门主要负责人要亲自审核把关，确定范围。

（三）各部门与档案中介机构办理交接

各部门将购买服务范围档案纸质版、电子版（系统公文系统推送）向档案中介机构办理交接，并提供本部门数字办公室系统账号。交接目录一式三份，双方各执一份，办公室备案一份。为准确界定档案中介机构业务量，并评估服务质量，各部门在向档案中介机构交接文件时，应保证文件内容结构的完整，签字盖章齐全。

（四）档案中介机构开展整理工作。按照《归档文件整理规则》《国家电网公司文书档案整理规则》等有关要求开展档案整理工作。整理过程中注意做好档案保护工作，严格遵守保密规定，工作时间不得携带手机、相机等具备摄像功能的设备，非工作需要不得擅自翻看档案内容，不得抄录档案内容，不得携带档案离开工作地点。

（五）各部门审核整理质量。档案中介机构整理工作完毕后，各部门要认真审核整理质量，并对档案的原始性、完整性、准确性进行检查，核对交接前后文件数量和质量，发现问题返回整改，无误后签署审核意见。

（六）部门开展整理工作。对于涉密档案，由各部门按照原模式整理。

（七）办公室审核整理质量。各部门全部档案整理完毕后，报送办公室审核，发现问题返回整改，无误后办公室通知办理移交手续。

（八）各部门与办公室办理移交。交接文据一式二份，交接双方各执一份，主要负责人亲笔手签。

（九）档案清点入库。办公室监督档案中介机构完成档案系统编目、张贴RFID标签、消毒、入库工作。

（十）购买服务项目评估。档案整理购买服务工作完成后，对服务质量进行检查验收，通过与各部门的沟通了解档案中介机构的工作质量，评估服务成效，进一步完善购买服务项目运行方式。

三、风险及应对措施

（一）加强安全管理，确保档案安全

对现有档案整理业务进行认真清理，明确档案整理业务购买服务目标和范围。在实施购买服务时，严格遵守“涉密档案不外包、外包档案不涉密”的原则，对档案进行严格的鉴定，确保涉密档案安全。签订合作协议明确表述对档案载体与内容信息安全的保护措施，并签订保密协议。

（二）建立合作门槛，选择优秀档案中介机构

对于档案购买服务而言，中介机构的业务水平和服务质量直接关系到购买服务项目的好坏，须全面了解其技术能力、服务模式、财务状况、信誉度、员工素质、管理能力、团队协作等，选择信誉好的档案中介机构，从而保障购买服务项目的顺利进行。

（三）加强过程沟通，建立监督机制

与档案中介机构保持密切联系，根据自身要求对其执行标准情况进行指导与监督，时刻关注购买服务进展情况，必要时对中介机构提供协助和配合。不定期对购买服务项目质量进行检查，对整理现场进行有效的监督。

（四）制定评估机制，确保项目质量

成果验收是检验档案业务购买服务质量高低的最有效方法。档案业务购买服务项目完成后，组织召开专家评审会议，对服务项目进行验收，依照双方的合同约定和共同认可的各项标准进行检测和评估，审查合同履行情况，及时查出漏洞并弥补纠正。

通过档案整理服务外包，将档案管理员和各部门兼职档案员从繁重的重复性档案整理工作中解脱出来，有更多精力进行专业工作研究，提高了工作效率，也推动了档案收集的积极性，仅两年档案归档数量较之前增长10%以上。同时档案整理质量有显著提高，档案整理更加规范。目前，档案服务外包“十步工作法”已开始向国网山东电力市县公司推广，共同带动国网山东电力档案工作走向高质量发展。