博物馆藏品档案管理初探

文·王丹

博物馆是为社会及其发展服务的非营利的永久机构，并向大众开放。它为研究、教育、欣赏之目的征集、保护、研究、传播并展示人类及人类环境的见证物。因此，博物馆的一切业务活动都得围绕文物藏品展开。在藏品征集、入藏、管理、保护、利用过程中会形成大量与文物相关的历史信息，通过记录整理这些重要信息，最终形成与文物息息相关的藏品档案资料。根据《中华人民共和国文物保护法》和《博物馆藏品管理办法》规定，文物收藏单位必须对其所收藏的文物藏品进行等级划分，并在此基础上建立完善的文物藏品档案，为博物馆建设奠定基础。

一、藏品档案的含义和内容

文物藏品档案是在文物藏品征集、鉴定、入藏、编目、保管、保护、利用和研究等过程中形成的文字、图表、照片、拓片、摹本、电子文件等历史记录。根据2009年国家《文物藏品档案规范》行业标准要求，藏品档案材料的记录内容，包括文物藏品的本体属性信息、管理工作信息、研究利用信息和保护修复信息四个方面。归档范围包括，一《文物藏品登记表》，记录文物藏品的基本情况，如名称、时代、尺寸、数量、级别、形态描述、保存状况、来源方式、流传经历、保护利用信息等。二《文物藏品动态跟踪记录汇总表》，主要反映藏品在动态管理过程中各种信息的变化，包括提取使用记录、观察监测记录、保护修复记录、鉴定变更记录、研究利用情况、事故情况记录、藏品注销记录等。三照片，包括记录文物藏品全貌和重要纹饰、印记、款识、铭文、残损部位等局部特征的照片，藏品本体发生重大变化前后对比照片，修复前后对比照片，保护监测记录照片以及与藏品有关的重大活动照片等。四拓片，包括器形、铭文、图案等拓片。五摹本，包括文物藏品的文字、绘画、纹饰等摹本。六绘图，包括反映文物藏品整体形、貌或重要局部特征的平面图、立面图、剖面图或复原图等。七相关文件材料，包括在文物藏品征集、鉴定、入藏、编目、保管、保护、利用和研究等过程中形成的行政文件、法律文书和其他相关资料。八相关文献资料，包括与文物藏品有关的具有保存价值的历史文献、专著、论文、研究报告、文摘、报道等文件、录像带、录音带、幻灯片、底片、电影胶片等资料。九电子文件，包括以光盘为载体保存，与文物藏品有关的各类数字化文字、图表、声像资料等。

二、藏品档案的建立和完善

（一）文物藏品的档案应该从早做起。文物从产生到进入博物馆收藏要经历一个漫长的过程。文物成为博物馆藏品之前的种种信息，对了解文物有很大的帮助，因此，应认真调查、记录、整理文物流传经历、征集过程和考古出土等相关情况，补充完善藏品档案，以全面反映文物的真实情况。

（二）文物藏品档案信息必须内容准确、真实可靠，不能以个人臆断随意填写。对收录的文物藏品档案信息要认真考证，做到有据可查。要客观真实地反映文物藏品的各项信息及内在价值。要如实收录藏品管理、使用、保护、研究等过程中形成的与文物有直接联系的第一手资料，确保藏品档案的完整性和系统性。

（三）文物藏品档案应根据藏品的级别和类别独立立卷。文物藏品档案整理归档，目录内容的填写应书写规范、字迹工整，要使用符合耐久性要求的书写材料及工具，不能使用热敏纸、复写纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等。文物藏品档案装帧要符合规范、统一标准，不宜有金属物。归档范围内各项材料，应按规范要求进行排序、整理、装订，并粘贴在相应的《册页》上或装入文物藏品档案专用袋内收录。藏品档案建立完善是一个循序渐进、动态管理的过程，应伴随文物产生发展始终。

三、藏品档案的管理和利用

（一）加强管理，制度先行。要建立健全文物藏品档案管理、使用、维护制度，实行岗位责任制，由文物藏品管理部门安排专人负责藏品档案管理工作。同时，应建立完善相应的藏品档案查阅制度和审批手续，对借阅使用的文物藏品档案要及时备案，如实反映文物藏品动态管理中各项信息的变化，确保藏品档案的安全。

（二）发挥藏品信息服务于社会的功能。藏品档案收集整理保管的最终目的是使用文物藏品档案信息，对文物进行深入了解，发掘文物的自身价值，服务于社会发展。因此，文物藏品档案的管理和利用，不能只局限于内部交流使用，应提高文物藏品信息的社会利用率，比如可以尝试有偿服务，降低藏品档案管理成本，实现互利双赢的目标。

（三）加快藏品档案数字化管理进程。随着计算机技术的普及应用和网络技术的发展，利用现代化技术手段管理博物馆藏品档案已是大势所趋。2001年，国家文物局开始在全国试点推广“文物调查及数据库管理系统建设项目”，成效显著。利用数字化管理软件能高效便捷地完成对藏品档案信息的查找和浏览，可方便地完成藏品信息的更新、维护。借助于强大的网络技术，可实现藏品信息在不同时空、不同地域的共享利用，还可加强馆际间的合作，实现资源共享，满足社会需求。通过数据异地备份的可行性，可最大限度地增加藏品信息的安全性。因此，文物管理部门要转变观念、调整思路，投入更多的人力和物力，加快藏品档案的数字化建设进程。

（四）加强维护，促进建设。要定期检查、转换藏品档案信息载体，尽量避免和减少因档案信息载体损坏、过期而引发的档案信息丢失情况，达到档案信息长久可持续保存的目的。传统的纸质档案存放，要严格控制环境的温湿度，定期检查库房内防火、防虫、防霉设施。电子档案存放要选择一个适合于磁、光介质保存的环境，远离强磁场和有害气体，要定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的稳定性和可靠性。在管理和使用过种中，要严格按流程和规范操作，避免人为因素对文物档案造成的损害。

藏品档案内容丰富、形式多样、涉及面广，耗时长、任务重，要求从业人员必须有高度的责任心和使命感，有默默无闻不懈努力的奉献精神，有熟练的业务技能和广博的学识见识，确保文物藏品档案信息的安全管理和有效利用，最大限度地发挥博物馆藏品的资源优势，服务社会，服务民众。