企业档案数字化外包质量控制的几点看法

文·徐桂梅

在企业档案数字化建设中，因档案资料数量繁多，档案人员数量不足，不少企业都采取档案数字化外包方案，以实现档案数字化建设的高效化和快速化。档案部门则通过监督检查的方式，保证档案数字化建设的质量，这就需要企业档案数字化外包遵循一定原则，规避外包过程中的问题，严格把控外包质量。

一、企业档案数字化外包遵循的原则

一是全程管理。从数字化外包立项开始、到项目验收为止，管理工作贯穿于整个过程，以便及时发现问题并解决问题，适时调整外包质量控制措施。

二是动态管理。随着档案数字化加工的不断走深，要依据其工作性质的变化进行动态管理，以达到质量把控的目的。比如在企业新老员工交接期间，容易出现数字化质量控制的薄弱环节，应对管理措施进行动态调整，实现预期管理目标。

三是前端控制。前端控制就是在档案数字化加工前，尽量做好数字化加工的基础性工作，以提高外包管理效率，优化外包质量控制流程。

四是注重效益。档案数字化外包工作要尽量以最小的投入获得最大的效益，减少中间环节过多而造成的失误、返工。

二、企业档案数字化外包工作存在的问题

（一）前期规划不足

一是档案管理部门的前期规划意识不足，将档案数字化外包项目看成是完成上级交付的任务，而不是保护档案原件的重要手段，因此不把外包质量看成是重中之重，也没有预测可能出现的质量问题。

二是外包质量控制规范不健全。目前档案数字化外包工作，只能参照《档案数字化外包安全管理规范》，这个规范适用于档案信息安全领域，而在数字化加工领域，因涉及业务、人员、技术标准等不同，不同企业采用的标准也不统一。

三是档案管理人员的质控职责不清晰。企业一般都成立了专门的档案数字化外包领导小组，但实际工作中，部分企业依然职责权限设置不明确，人员分工不清晰，致使外包过程中出现问题无法准确追究责任。

（二）质量控制不到位

一是因外包公司有独立运作权，档案管理部门难以介入其核心管理工作，对于外包项目进度和质量的控制只能流于表面，查处的也都是些浅表性的问题。

二是外包公司因利益驱使，多只注重项目进度，而忽视项目的质量，虽有专职人员检查外包工作，但档案数量多，检查人员少，也难以做到全方位监督检查。

三是外包公司为了提高经济效益，会降低加工成本，比如扫描图像不清晰、著录信息不完整、OCR识别率低等，增加了数字档案的不合格率。

（三）成品验收不严格

一是验收时，仅对数字化档案的数量、备份进行检查，不对外包数字化档案的质量进行检查。

二是企业没有制定完善可行的验收标准，将验收等同于接收，无法及时发现其中的问题。

三是档案部门检查外包成品质量时，发现问题只是修改一下不合格数据，没有对问题进行汇总，反馈给外包公司，检查工作流于形式。

三、企业档案数字化外包质量的控制措施

（一）前端准备控制

一是在企业内建立专门的档案数字化外包领导小组，全权负责质量控制。该小组要有分工合理的组织结构和明确的人员职责权限，达到分工协作、职责均担的效果。

二是根据档案情况确定外包范围。以档案的涉密级别、使用频率、利用价值等确定档案数字化加工顺序，在最大程度上保护档案原件的前提下，着力提高档案扫描和处理质量。

三是慎重选择外包公司，要对外包公司的实力、经验进行充分调研，并签订外包合同，以保证双方的合法权益。

四是企业要结合国家标准和行业规范，制定档案数字化外包质控标准。一要在处理相同情况时保证统一性，准确界定各类质量事件；二要作为档案数字化外包小组的工作依据，为质控工作提供指导。

（二）加工过程控制

一是在各个加工环节，企业均要安排专人进行监督审核，及时发现加工中的问题并协调处理。安排专人的方式有两种，一种是确定若干名人员，对所有加工程序进行监督检查；另一种是根据加工流程，合理安排人员对特定的工序环节进行监督检查。这两种方式如何选择，应结合企业档案的数量、特点具体确定。

二是档案数字化加工的每一个环节都要有操作规范、质量标准和检查方法，上一个环节的问题没有解决，绝不能进入下一个环节，以免问题累积，影响全程质量控制的效果。

（三）成品验收控制

一是外包公司加工人员要有主动反馈问题、解决问题的意识，从源头上确保档案数字化加工的质量。这就需要企业对加工人员进行培训，使其养成认识问题、反馈问题的习惯，有能力发现问题、及时汇总分析并采取措施，实现良性循环。

二是依靠专项小组进行质量监督，并与加工人员保持积极沟通，严格按照成品质量标准进行控制，形成防范档案数字化加工问题的最后一道防线，实现档案数字化加工—问题反馈—及时解决一体化模式，以确保档案数字化加工的质量，让档案数字化加工外包成为档案数字化建设的助力器。