优先数字档案建设 推动档案工作转型升级

■ 省档案局电子档案管理处处长 杨健生

档案信息化是云南档案事业发展的创新驱动力，《“十四五”云南省档案事业发展规划》（以下简称规划）提出了“档案信息化建设再上新台阶。持续推进档案信息化战略转型，加快档案数字化，规范电子档案管理，推动档案信息共享，以信息化为核心的档案管理现代化初步实现”的发展目标。布置了完善档案信息化发展保障机制、加快传统载体档案数字化、规范增量电子档案管理、推进数字档案馆（室）建设等四个方面的工作任务。

规划所提出的档案信息化建设各项目标任务和指标要求，一方面充分考虑了我省十三五档案信息化建设工作基础，我省各级综合档案馆已经完成馆藏档案数字化4.6 亿页，其中省档案馆档案数字化达1.3 亿页，省馆和楚雄州档案馆已经成功创建全国示范数字档案馆。省、部分州市、部分企业已经开展电子文件在线归档和移交系统建设或应用，还成功实施了电子档案单套制管理试点案例，积累了一定的电子档案管理经验；另一方面严格贯彻国家对十四五期间档案信息化建设的要求，着力推动以信息化为核心的档案管理现代化。

落实好十四五期间我省档案信息化建设任务，可以从以下几个方面着手：

一、主动融入数字云南建设，夯实档案信息化工作基础

主要任务：建立完善档案信息化发展保障机制及发展基础。

各级档案主管部门应主动融入数字云南建设，在全省相关政策和重大举措中强化电子档案管理要求，积极争取政策支持，切实建立档案信息化经费、人才、技术投入保障机制；积极争取各级党委和政府支持，将档案信息化纳入本地区电子政务、政务服务、数字城市、数字乡村等信息化发展规划或建设方案；全面建立网络安全与信息化工作组织协调机制，切实加强档案信息化工作指导和监督力度；统筹安排好本地区档案数字资源归属与流向，推进具有永久保存价值的数字档案资源归口各级各类档案馆集中管理。

综合档案馆应积极争取支持，加大投入，构建系统完备、高效实用、安全可靠的档案信息化基础设施，提升档案信息化能力；加强专用局域网络建设及设施设备配备，满足提升馆藏档案数字资源长期安全管理及备份工作水平需求；应充分运用安全有保障的政务云平台开展数字档案管理和服务工作。

机关、团体、企业事业单位和其他组织档案部门应积极争取，将档案信息化纳入本单位信息化发展规划或本单位、本系统有关信息化建设项目方案。

二、构建机制，加快传统档案数字化

主要任务：全省综合档案馆馆藏应数字化档案数字化率达到80%以上，力争州市级以上综合档案馆馆藏录音录像档案数字化率达到100%。

各级档案主管部门应加强统筹协调，建立有关档案数字化工作的政策及资金投入机制；落实机关单位文书档案数字化副本与档案实体同步移交进馆制度，监督指导机关单位按期开展档案及数字化副本依法移交接收进馆工作；加强档案及信息安全方面的监督指导，确保各单位及档案数字化中介服务机构落实档案及信息安全管理责任，严格按照规程和标准开展档案数字化工作。

各级综合档案馆应编制馆藏档案数字化方案，按年度精心申报和实施档案数字化项目；建立完善档案接收工作机制，将档案及数字化副本接收进馆的有关数量清点、质量审核等工作，前置到各单位档案数字化加工过程中，实现档案数字化与档案接收的质量审核工作协调同步；有条件的可探索建立档案中介服务机构的数字化专用设备、存储介质等安全管理、使用的服务机制，实现全程闭环运行，切实减少设备和存储介质消耗，降低档案数字化成本。

机关、团体、企业事业单位和其他组织档案部门结合本单位信息化建设、档案移交进馆等工作，积极争取支持，合理安排工作计划，强化质量和安全管理，有序推进档案数字化。

三、规范构建系统平台，全流程一体化推进电子档案管理

主要任务：省、州市综合档案馆和力争80%以上的县级综合档案馆具备电子档案接收能力。

各级档案主管部门应统筹协调、组织推进、监督指导各有关单位与电子文件应用同步规划、同步实施电子文件归档及电子档案管理有关系统、制度与业务规范建设；抓住机遇，积极协调，在各地基于政务云平台建设电子公文协同办理系统、政务服务系统时，监督指导建立电子文件规范归档功能，并组织好电子档案管理及移交系统对接建设工作，构建电子文件与电子档案全流程一体化管理体系。

各级综合档案馆应建立完善电子档案接收和长期保存系统，构建电子档案管理能力；按照成熟一家接收一家、成熟一种接收一种的要求，有序推进电子档案接收工作，逐步形成电子档案接收进馆工作体系，实现档案数字资源集中管理。

机关、团体、企事业单位和其他组织档案部门应结合本单位办公、业务管理、电子会计、企业经营管理、工程管理等系统建设，同步建立各系统的电子文件归档功能，并对接建设电子档案管理系统。

电子文件归档与电子档案管理系统建设中，应将国家有关电子档案管理的制度、规范、标准的要求及“四性”检测功能，贯彻落实到系统功能中，规范工作流程及质量要求，切实推动来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式单套制归档管理。

四、抓实战略方向，推进数字档案馆（室）建设

主要任务：建成高水平的数字档案馆10 家以上，建成高水平的数字档案室5 家以上，完成企业集团数字档案馆（室）建设试点2 家以上。

各级档案主管部门应坚定数字化战略，积极建立投入保障机制，加强监督指导，明细本地区数字档案馆（室）建设的任务安排，通过推进数字档案馆（室）建设，引领本地区档案工作转型发展、高质量发展；省及州市档案主管部门应统筹协调，积极推进区域档案目录数据库、全文数据库和专题数据库建设，充分运用政务网、专网等建立分布式数据库，或采取档案数据向省、州市综合档案馆集中汇总等措施，推进档案数字资源的集中管理和共享利用。

综合档案馆要将数字档案馆建设作为推动档案管理现代化的重点工作，积极协调，争取支持，落实有关建设项目，保障好经费、人才、技术投入，按照统一规划、分步实施、量力而行的原则，加快推进数字档案馆建设。到十四五末，力争州市级综合档案馆、有条件的县级档案馆建成通过国家档案局组织系统测试的高水平数字档案馆，其他县级档案馆建成与本地信息化发展水平相适应的数字档案馆。

机关应结合本单位电子公文应用，推进数字档案室建设；企业档案部门应以企业建设办公、经营管理、财务管理、合同管理等系统为切入点，努力推进数字档案室建设。

已建成高水平数字档案馆（室）的，应充分依托政务云平台资源，积极探索档案智能化管理，不断拓展档案工作领域，深度融入数字云南建设。

开展数字档案馆（室）建设应抓实规划（方案）编制工作，为争取支持提供科学支撑，为持续推进建设提供依据和指导。规划工作应遵循国家档案局《数字档案馆建设指南》《机关数字档案室建设指南》《企业数字档案室建设指南》及有关标准，切实对本地本单位档案信息化建设工作进行全面研究，提高建设的科学性。

开展数字档案馆（室）建设应有序建设档案信息系统体系，全面构建档案工作转型发展的基础平台。充分运用政务云、互联网，构建电子文件归档、电子档案接收及数字档案资源利用服务等工作平台；切实加强专用局域网络及设施设备建设，部署数字档案管理、音视频档案采编、档案开放鉴定、档案数据挖掘加工等系统，构建馆（室）藏档案数字资源集中管理、长期安全保存、档案数据化处理、档案服务产品加工及备份工作平台；做好有关系统的对接兼容、互联互通工作，各项工作和档案数据能顺畅衔接，共建共享。

开展数字档案馆（室）建设应把档案数字资源建设及管理与利用作为核心内容。除有序推进传统档案数字化、电子档案接收，构建丰富的档案数字资源以外，加快构建覆盖全部馆（室）藏的档案文件级目录数据库，并根据馆藏特色和档案利用需求，逐步建立各类专题档案数据库，有序推进档案管理数据化。

开展数字档案馆（室）建设应把人才队伍作为推进建设的关键，加强档案干部队伍培训、观摩和实践训练，构建数字档案馆（室）建设人才体系。各地着力培养熟悉信息化建设及档案业务、具有一定统筹规划和组织管理能力的核心人才；综合档案馆工作人员树立信息化思维，具备依托信息技术谋划、推动工作的能力；机关档案人员具备组织开展电子文件归档与移交工作的能力；企事业单位档案部门着力培养兼具档案管理和信息化建设能力的复合型人才；应积极采取引进技术人才、购买服务等方式，建立本地化信息技术保障队伍。