检测实验室合同评审的探讨

刘文彬 陈曦 杨古涵

摘要：合同评审环节作为实验室和客户沟通、接触的第一步，在规避实验室的风险、确保实验室满足客户要求、使客户得到更好的服务体验、维护实验室良好信誉等方面能够发挥着重要作用。本文对实验室开展合同评审的要求、内容等展开探讨，为国内实验室在接收客户委托检验任务时，能够及时、准确、高质量的完成合同评审提供参考。

关键词：检测;合同评审;实验室

引言

实验室认可将“要求、标书与合同评审”作为过程要求的第一个环节，通过对客户提出的合同要求进行评审，使双方在检测工作开始之前，对合同存在的不同意见达成一致，保证实验室正确理解客户对检测项目的有关要求，解决合同要求之间的所有差异，使每份合同要求都被实验室和客户双方接受，使实验室相关人员充分理解合同的内容并履行合同，同时也使实验室为客户提供的检测服务能够得到其认可使客户的要求得到充分满足，保护实验室和客戶的双方利益。

一、合同评审的基本要求：

CNAS CL01《检测和校准实验室能力认可准则》第7.1条款，实验室应有要求、标书和合同评审程序，RB/T 214-2017《检验检测机构资质认定能力评价 检验检测机构通用要求》中对合同评审也有类似的要求：

1.1要明确规定要求，形成文件，并被理解

一般来说，实验室都具备模板化的委托书（合同），在此基础上实验室和客户就委托检验的技术要素、商务要素、实验室能力要素、法律责任要素及其他方面进行充分沟通，实验室应在与客户充分沟通的基础上，签订书面委托合同。

1.2实验室应有能力和资源满足客户的要求

与客户签订合同后，实验室必须在规定的时间内按规定的要求完成合同的约定，因此，合同评审时应对人员、设备、设施环境、当时的工作量等各方面综合考虑，确保实验室能按时、按质、按量地完成检测任务。

1.3合同修改后的重新评审

要求或标书与合同之间的任何差异应在开展检测任务之前解决，合同签订后，合同双方都可能由于偶然的自然事件或社会因素导致变化，影响到合同的正常履约，若开始检测后修改合同，实验室人员应依据同样的合同评审程序重新进行合同评审，并详细记录合同修改的内容和过程，包括但不限于合同修改过程中的信函、记录等。评审通过后还应将合同变更的情况及内容及时通知到所有受影响的部门和合同执行人员[1]。

二、合同评审的内容

2.1技术要素

1）应有明确的标准和检测项目，检测的依据是实验室与客户双方协商的结果，实验室需要对客户要求的方法进行评审，若客户指定的方法不合适或过期时，实验室应告知客户，当客户未指定检测标准时候，还要利用专业知识对客户进行有效的引导，提高客户感受。

2）样品信息应准确，样品状态和数量满足检测要求。样品信息应能够反映样品的真实情况;接收样品时应进行检查并登记详细信息，避免样品状态不符合标准要求，如具有时限性的检验项目;样品数量应能够覆盖委托项目，避免因破坏性试验和消耗性试验等情况产生影响。

4） 样品的保存、处置应满足要求。合同评审时应对样品保存和处置的环境条件进行评审，避免因环境条件不满足影响检测结果有效性，尤其是对环境条件要求较高、环境条件对检测结果有效性影响较大的样品应尤为关注。

5） 应明确判定规则。部分客户会要求对检测结果作出符合性声明，此时合同评审人员应与客户明确判定规则，尤其是针对标准中未包含判定规则时，应将约定的判定规则告知客户。当涉及测量不确定度时，还应考虑实验室人员对该项目测量不确定度的评定能力。

6） 当实验室具备能力但临时无法满足或者实验室不具备检测能力，需要将检测任务分包给外部实验室时，实验室应按照采购流程选择有能力的实验室完成分包试验，并告知客户、获得客户同意。

2.2商务要素

商务要素是检测任务中实验室与客户之间容易引起纠纷的部分，既要充分满足客户要求、保护实验室利益，又要规避可能的商务风险，如违约风险、保密风险，在必要时，还需要考虑客户委托的目的。

1）检测费用：检测费用是商务要素中的关键要素之一，应在检测开始前与客户达成一致。应考虑国家针对检测行业的收费服务标准，必要时考虑大批量任务产生的折扣或加急费用。

2）交付时间：综合考虑实验室当前任务量、样品准备、人员、设备等因素，确保满足客户要求的交付时间;

3）交付方式：确定实验室与客户之间的成果交付方式，包括检验报告或试验数据等形式。

4）样品的退还方式：对于检毕后的样品和备样，是退还客户还是委托实验室自行处理，应该在合同中予以明确约定。

5）当检测过程中涉及重要的保密要求，应予以明确，同时确保保密要求能够传递到执行检测任务和接触检测任务、检测样品相关的人员[2]。

6）必要时，考虑客户委托本次检测任务的目的，尤其是委托方与受检单位、生产单位不一致时，实验室可能被引入纠纷中，给实验室带来不利影响。

2.3实验室能力要素

1） 与本次检测过程相关的人员应处于正常的状态，不会因出差、休假等原因导致无法完成检测任务。

2） 设备应处于溯源有效期内，并能够正常使用，若涉及标准物质，也应进行核查。

3） 环境设施应满足标准要求，尤其是标准方法对环境条件有要求或环境条件影响检测结果的有效性时，实验室还应对环境条件进行监测、控制和记录。

4） 耗材准备是否齐全，满足检测要求。当检测过程中涉及消耗品时，还应关注消耗品的采购、验收是否符合要求。

2.4法律责任要素

实验室认可准则中对合同评审阶段的要求更多的集中在技术要素、能力要素等方面，导致部分实验室在合同评审阶段对法律责任方面的评审不足，由此产生一定的法律风险，即合同评审中把控法律责任是隐性而又重要的前提。实验室应当根据国家法律法规、外部相关政策，尤其是检验检测行业的变化引入风险思维，综合考评客户委托任务对实验室带来的风险[3]。

三、总结

综上所述，合同评审是实验室与客户之间交流的第一个环节，对于保障实验室与客户的双方权益、推动实验室良好信誉都有重要意义。

参考文献：

[1]浅谈检测实验室食品合同评审的建立与实施[J].董建明.现代测量与实验室管理.2008（02）

[2]委托送检合同评审及其要点探究[J].卓小芬.现代食品.2021（10）

[3]检测实验室合同评审的建立与保持[J]. 沈荣梅.现代测量与实验室管理.2004（04）