DX固定资产管理问题与对策

李海琳

（广西九信会计师事务所有限责任公司，广西 桂林 541000）

一、选题背景

2017年1月，财政部颁布并实行了《行政事业单位国有资产年度报告管理办法》，全面提出各区行政事业单位应当依托行政事业单位资产管理信息系统，做好资产报告的编制、汇总、分析、报送等工作。这就意味着每年必须进行一次资产盘点，这一系列操作必须在国家的掌控中。为了能更好地阐述这一系列的操作流程，本文结合实际工作中接触过的业务分析事业单位固定资产管理从采购到日常管理等环节存在的问题，旨在提高国有资产使用管理效率，健全机制，加强内部控制，保证国有资产的完整性，防止国有资产流失。

随着时代的进步和发展，国家日益重视国有资产管理，如何管理好资产防止国有资产流失对于国有企业来说也是一种责任和义务，之前很多事业单位并未设置专门管理这块业务的部门，这也说明其不够重视，随着国家越来越重视国有资产管理，事业单位才意识到管理的重要性。国家开始从采购源头控制国有资产，并制定一些相关法规来规范国有资产采购，如《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》等。对于国有资产的验收和管理国家也出台了相关规定，2020年3月国家机关事务管理局又出台《中央行政事业单位固定资产清查盘点工作指南（试行）》的通知，这就意味着国家已经意识到固定资产管理的必要性。

（一）研究意义

有效地管理固定资产才能确保国有资产的完整性，防止出现浪费和损失。加强固定资产的管理，也能提高DX整体管理水平，提升DX外界形象，对于DX而言也是在创造一种无形资产——品牌价值。

（二）现状分析

随着DX的大规模扩充，资产规模增大。基于之前的管理理念，DX在固定资产采购、验收、管理上还存在着重视程度不够、监控水平不高、管理效率不高和铺张浪费的风险，引入信息化管理有助于DX的发展。新政府会计制度对政府会计主体固定资产折旧作出统一规范，不再是“虚提”而是“实提”，客观地反映资产的真实价格，这就促使行政事业单位严格落实有关国有资产管理规定，加强资产管理。

（三）固定资产管理基本理论

DX固定资产管理工作需要以相关理论为指导，这些理论大体有公共组织理论、内部控制理论。

本文主要强调内部控制理论。内部控制是单位内部采取的一种自我约束、自然调整机制，这种调整是在保护资产和会计信息的安全性和完整性，并在确保单位业务政策的实施和经营活动的效率和效果性的前提下进行的，其目的是实现业务目标，并进行计划、评估和控制。内部控制理论主要被运用在公司金融业务的管理中，2012年为了预防和控制单位经济活动的风险，财政部颁布了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，旨在保证业务活动的控制环境、控制目标，资产的案例使用和公平，财务信息和公共服务的真实高效［1-2］。

（四）资产管理动因分析

第一，固定资产安全管理。DX是事业单位，其名下的固定资产属于国有资产，保障资产的安全性是DX管理资产最为重要的问题。但从目前许多高校（在这里把高校作为DX的参照物）来看，大部分学校的资产管理方式是比较粗放的，不太重视资产的管理和高效使用，资产账目中账实不符，如有实物存在却没有反映在账上，账上有资产，却找不到实物，甚至出现有现存的实物还浪费资金再次购买的现象。这造成了严重的资源浪费，成为DX资产管理的风险敞口。因此，加强DX资产管理是为了确保国有资产的完整性和安全性，保证国有资产不流失的动因之一。

第二，资产有序管理。如前文所述，要管理好一个国家，使资产发挥更大的作用，就需要对采购的资产进行统筹和有序管理，做好资产管理的顶层设计工作。这就要求DX做好资产采购预算、采购验收、资产登记、资产保管及使用等环节的具体工作。同时也要求DX不断完善国有资产管理体制，科学配置各种资产，做好事前预算、事中控制、事后管理监督，兼顾资产技术指标和经济标准要求，合理配置资产，实现资产最优化组合，减少重复采购而导致资产的闲置浪费，保证资产的持续效益。

第三，资产规范管理。从DX目前的管理来看，传统管理方式已不适应大数据时代资产管理飞速发展的要求。特别是随着规模的不断扩张，资产投入加大，资产管理也变得更为复杂。业务流程不规范；责任分工不明确；资产管理与预算管理和财务管理相脱节，监管不到位；资产重购置轻管理，闲置浪费；资产使用效率低下，账实不符；实物资产游离在帐外；没有资产绩效评价和处置规范等问题暴露出来。针对这些情况，在理论指导下为资产管理提供科学依据，结合DX的实际情况，加强DX资产管理工作规范势在必行，这也是DX加强资产规范管理的动因之一。

二、DX资产管理现状

一是在国有资产采购过程中存在招标书上的标的物与实际采购物不同的情况，货物验收标准执行不到位。二是在资产的实物管理工作中各环节权责不明晰。三是资产的实物管理工作未能借助信息化手段。四是资产管理未设置专业人员负责管理，相关制度不健全，内部控制不到位，没有完善相关治理结构，不相容部门之间缺少互相监督的机制。

（一）资产采购环节

在采购环节大部分资产按照招标清单进行，部分资产变化较大，不仅在规格尺寸上，有的甚至在商品名称上都有较大出入。根据政府采购法的相关验收规定，验收结果与采购合同约定不完全符合，如不影响安全，且比原采购合同货物部分提高了使用要求和功能的或属技术更新换代产品的，在价款不变的前提下，采购人可以验收接受；如不影响安全、不降低使用要求和功能，而且改变确有困难的，经协商一致并经有关主管部门批准后可减价验收接受。商品变化较大，对于商品是否按原招标价格进行计价还是要按重新拟定价格计价，就是一个需要辨析的过程。

（二）资产入库与移交环节

资产入库与移交，资产管理部门及财务部未参与资产验收，如办公设备直接在办公室验收，食堂材料入库存就直接在食堂验收，智能化设备也是直接在信息科验收，这一个环节同时完成了两道工序：验收、移交。缺少相关监督部门的核实，无法保证资产采购名目及数量完整性。资产验收环节是至关重要的，在这一环节就更体现出完善管理制度的优势，DX应制定相关的固定资产管理暂行办法，把验收会涉及的相关问题根据DX的实际情况写入制度中。在这要强调一下，组织架构也应该设有相关监督审计部门。

（三）资产登记与后续管理环节

资产登记应当做到账实相符、账证相符，这要求资产部门与财务部门要紧密配合起来。形成从预算、采购、资产及财务等多维度的闭环管理。财务科可以说是贯穿着资产管理全流程的，属于核心部门，对预算、审批、验收、付款、登记、盘点等资产管理的全流程进行管控。在这一环节，财务与资产管理部门有些脱节，没有扮演好资产管理者的角色，对验收环节没有进行监督，对于支付采购合同进度款在某些采购标段也没有详细核实资产的实际到货数量、商品名称是否与发票载明的货物相符、是否与招标书上的标的物相符，没有做到实物流与发票流的统一。

（四）缺少制度化与信息化管理

健全的管理制度为固定资产管理保驾护航，若能在制度中明确规定各相关部门的责任，据以考评各职能部门资产使用的情况，有利于提高资产使用效率，避免重复购置资产。资产管理部门拿不出相关的规范性文件，靠人去管理永远都杯水车薪，解决不了管理本质问题，用制度规范管理才会事半功倍，对于实际使用资产的部门和资产管理部门及财务部的相关人员而言清点资产这一工作才会更加轻松。

（五）机构设置不够合理

DX机构设置分工看似明晰，但实际在管理的时候还是会出现问题，按金字塔式管理层次来说，中间还缺少一个总管资产的部门。这需要DX完善其资产管理机构设置，让管理更明晰，权责更细化。

三、结语

针对以上问题，应健全治理结构，设置内审部门，完善与资产相关的规章制度，明确资产管理部门的职责范围。面对采购中的变更应该严格按招标法执行，对于实物验收应该做到实物与清单相符，严格分清财务部与资产管理部门的职责范围，不越权也不推权。此外，在资产管理的过程中引入信息化手段，一是减轻资产管理人员的工作量，二是可以准确地掌握资产的实际情况，提高信息化程度。