制造企业采购内控流程设计与运行问题研究——以A企业为例

乔利晓

（安徽文香科技有限公司，北京 100176）

采购内部控制流程设计是否合理、运行是否有效是企业供应链采购环节的核心枢纽。企业拥有合理且有效的采购内部控制制度，相当于具备强大的造血功能。它既能保证企业生产运营正常运转、井然有序，又能验证采购业务的真实性，让欺诈、舞弊、监守自盗等行为无处可藏，同时还可以为企业降低经营成本提供最直接、有效的路径。采购业务是制造企业生产产品并控制产品成本的重要环节，采购环节原材料成本的可控性决定着企业在市场竞争中能否占有优势地位。由此可见， 探讨采购内部控制流程设计是否合理、运行是否有效显得尤为重要。

一、 制造企业采购内控的理论简述

（一）内部控制的相关概念

所谓内部控制，是指企业为了实现其经营目标，保护资产的安全完整，保障会计信息资料的准确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在企业内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手段与措施的总称。内部控制的目标是：合理保证企业经营管理合法合规；合理保证企业资产安全；合理保证企业财务报告及相关信息真实完整；提高经营效率和效果；促进企业实现发展战略；内部控制包括五大要素：即内部环境（包括员工自身的品质、道德价值观和工作能力，管理者的经营理念和经营风格，管理者确立权威性和责任、组织和开发员工的方法等）、风险评估（对相关的风险所进行的辨别与分析）、控制活动（为了确保实现管理者的目标而采取的政策和程序，包括审批、授权、验证、确认等）信息与沟通（为了保证员工履行职责而必须识别、获取的信息及其沟通）、监控（对内部控制实施质量的评价，主要包括经营过程中的持续监控，即日常管理和监督、员工履行职责的行动等，也包括个别评价，或者是两者的结合）。

（二）制造企业采购内控的重要性

内部控制的五大要素之一即控制活动，是企业实施内控制度的核心活动，而控制活动中的采购内控，作为制造企业开展业务活动的起始业务，对制造企业供应链活动有着至关重要的作用，有效的采购内部控制措施，可以为企业的生产经营活动提供了有力的质量保证，增强制造企业的产品竞争力和影响力，有力的巩固企业的市场地位，间接地提高了企业的销售业绩的同时，增加了制造企业的营业利润，因此采购内控的流程设计是否合理、运行是否有效对企业至关重要，有效的内控为财务会计信息的真实性、完整性提供了良好的环境基础，在营业利润增加的同时也为制造企业的长远发展奠定了坚实的基础。

二、 制造企业采购内控流程设计与运行中存在的问题

（一）物资请购存在不合理情况

物资请购环节是采购部门发生采购的依据，前端是需求部门或是库房部门根据自身需求或市场需求填写请购单，经过部门主管的审批后，最终将请购单移交给采购部门进行采购，期间尤其是库房根据市场需求和自身的库存情况，申请采购的大量物资，如果对市场情况把握不精准、预算采购不合理，势必会给企业造成资金上的浪费，进而影响企业的资金链，而资金相比于人类生存的血液，一旦出现问题，将给企业带来非常大的资金风险。

（二）供应商管理不严格

一般企业在供应商准入方面管理比较松散，没有确切合理的供应商准入制度，而且选择合适的供应商也并不是简单的事情，如果没有合理的供应商准入制度这就比较容易导致人为主观地确定供应商并发生采购行为。由于没有对供应商进行相应的调查工作，比如供应商的产品质量如何、信用等级如何、综合实力的强弱、售后服务是否全面、资金是否充盈，而且对于重要原材料的供应商没有实地考察并准确评估，这直接关系到采购的原材料的质量好坏和是否给企业带来税务风险和资金风险，如预付款无法收回或供应商无法开出发票，增加企业的资金成本支出和税务成本的风险。

（三）采购人员职责划分不清

一般小型的制造企业，往往比较注重能为企业带来直接经济利益的销售和生产，而对职能类的部门不够重视，有时会为了减少人员成本的支出，往往会精简职能部门的费用支出，因此人员设置方面也不会充盈，会有一人负责多重岗位的现象，且负责的采购项目比较繁杂，一旦出现难以解决的问题时，一时难以找到直接的负责人，相当大的影响了采购工作的效率，当采购人员的工作进度赶不上产品生产进度时，严重影响了采购的时效性，进而影响生产进度。同时，采购人员的职责没有按照采购类型划分，采购内部人员职责相互有交叉，也影响着进一步培养采购管理型人才，企业的全面发展除了需要高级领导人的带领，还需要企业内部高素质人才的支持与跟随。

（四）采购合同签订存在风险

签订采购合同时也有一定的风险需要注意，采购合同内的产品名称、数量要与库房部门沟通清楚，否则可能会影响库房的入库管理，进而增加管理成本；采购价格的定价机制如果不合理，不了解采购物资的特性，造成采购成本的忽高忽低；对于产品参数和质量的要求，合同里充分要体现出来，否则可能会采购到不符合企业要求的产品；采购物资的售后服务也同等重要，一旦发生质量问题，企业可根据合同的要求进行售后或是退货处理，进而节省企业的采购成本；最后合同签订要经公司法务和财务的审查，避免有合同漏洞的出现，造成公司的采购损失。

（五）采购付款审批不严谨

采购业务付款审批流程形同虚设或设置不严谨，没有形成相互监督、相互制约的内控制度，采购内控的设置就没有达到预期目的，采购部门将采购付款单递交财务人员时，财务人员根据采购合同、发票、入库单情况审核付款，此时财务人员的审批层级如果低于负责采购的高级领导时，财务审核环节审核的合同内容条款、发票、入库物资情况就无法做到独立性，进而在财务与供应商核对往来账款明细和余额时发现错误无法及时纠正，起不到财务监督的作用，间接造成了公司资金上的损失。

（六）采购业务舞弊问题

采购部门中的采购人员大都属于公司老板的关系户，没有经过专业的采购培训，整体素质也都参差不齐，同时也自主决定对供应商的选择，也容易与供应商之间达成某种协议，进而损失公司的利益，直接影响着公司产品成本的高低，增加公司的采购舞弊风险。

（七）产品验收程序不合理

一般制造企业的验收环节包括两部分，即采购产品验收入库和生产产品验收入库，库房人员根据采购订单对到货的产品进行验收入库，此时要严格核查采购订单上的产品名称、数量、型号和规格，如果因为验收标准和验收程序不合理，对已验收入库但实际不合格的产品，由于销售不出去或退货退回库房，这些不合格产品容易对库房造成库存积压、时间一长进而发生霉烂变质的产品贬值风险。生产的产品入库环节没有验收或验收不合理，一旦有不合格产品销售出去，影响了客户的体验效果或造成不良后果，也会给企业带来客户投诉及法律诉讼的风险。

三、制造企业采购内控流程设计与运行问题的改善策略

（一）完善采购业务请购环节的内控制度

完善企业发生物资采购前的内控制度，能有效从根源上解决资源上的浪费，即要有合理的、全面的采购计划，采购计划审批后，采购部门再根据采购计划的内容开展采购活动。采购计划的制定，需要多部门配合才能完成，比如库房部门及时有效的提供库存余量、生产部门及时告知量化的生产能力、销售部门根据市场销售前景和目前的销售情况合理预计销售数量，建立一个单独的计划采购部，将多个部门提供的信息准确无误的汇总一起制定采购计划，确定采购计划后，再由销售部、库房部、生产部审批确认后移交给采购部进行物资采购，这样的物资采购避免了因采购计划不合理导致库存积压、霉烂变质而造成企业经济上的损失。

（二）完善供应商管理制度

建立完善的供应商准入制度。首先，应该制定一些规则来选择合格的供应商，在选择时，建立与企业长期战略制度相匹配的供应商准入制度，比如供应商的生产资质是否齐全、产品质量和产品价格是否匹配、供货周期是否及时准确、行业内口碑及商业信誉是否良好、售后服务制度是否完善；其次，为合格的供应商建立一个长期的动态的供应商名录，即对供应商做好日常的考核记录，一般对于供应商的考核可以定期考核一次，比如每三个月对供应商的商业信誉、产品质量、供货周期、售后服务进行打分制，对于排名最后的供应商名次第一次可以标记星号标志，以警示此供应商处于警告状态，第二次考核时还是星号标志时，那就对这类供应商及时从名录里清除，以免发生处理不及时造成公司的经济损失；最后，企业发生采购行为时按照采购制度的规定在这个动态的供应商名录里进行招投标或选择合适的供应商进行采购，对供应商优中选优，这样，对制造企业采购的原材料有了质量上的保证，为企业后面的生产活动提供了有力的质量基础。

（三） 完善人员职责划分，防范舞弊风险

对于多条产品线的制造企业而言，采购部门担负起整个的物资采购类型就比较繁杂，采购人员如果有清晰的职责划分，即使采购类型繁多，也会乱中有序地进行。此时可以按照企业产品线和采购类型来划分采购内部人员的岗位职责，成品采购和原材料采购分开设置人员负责，有助于培养专业人才，这样就实现了专人专岗，人与人之间也不会有交叉的工作，然后再在采购部门内部定期实行轮岗制，防范采购舞弊的发生。

（四）加强采购合同的审查管理

建立采购合同定期审计制度，既要对签订采购合同的目的进行审计也要对合同条款定价原则进行审计。签订采购合同的目的即是否有完善的采购计划及对应的审批流程，杜绝采购计划和审批流程形同虚设，杜绝没有计划的采购行为，以免发生采购舞弊的风险；合同条款是否会给企业带来风险，比如合同双方权利与义务是否对等，审查合同是否执行完毕，执行的程度，以免发生在支付预付款后长期收不到供应商货物和发票，造成企业的经济损失和增加企业的管理成本；合同价格定价是否是优中选优的价格，即使是中标的供应商，也要将中标的全过程纳入审计程序中审查，避免采购人员与供应商发生舞弊风险。

（五）合理设置采购业务付款审批流程

建立完善的采购业务付款审批制度，采购付款前提是有审批后的采购合同，根据采购合同支付款项，然后再区分出是预付款合同还是货到付款合同，付款方式不同，付款审批时附带的附件单据不同。如：预付款合同，采购填写付款单时需要附上采购合同，经采购内部审批后，转交库房审批，目的是让库房登记即将签订的采购物资，关注后期到货情况，然后再转交财务部审核，目的是财务根据采购合同审查预付款是否合理，并准确记账并后续定期跟供应商对账，经采购部、库房部、财务部审核后，预付款方可支出，并且库房和财务定期要核查采购合同执行情况；货到付款方式，采购人员需要在填写付款单时附上采购合同、到货单、入库单和对应的准确无误的发票，经采购部内部审批后，再经库房部、财务部审核后，方可支付款项。采购付款审批流程不是一成不变的，需要根据企业自身的环境变化，随时调整付款审批流程，使之符合企业的现行发展需要。

（六）完善采购业务监督制度，避免发生舞弊行为

完善采购业务内部控制监督制度，管理人员要对采购业务时刻保持风险防控的状态，避免发生采购业务舞弊行为。设立不相容岗位相分离制度，比如，申请人员与审批人员相分离，采购计划的制作者要与审批岗位分离，供应商的选择与确定审批要分离，合同的签订与合同审批岗位要分离，付款申请与付款审核岗位要分离，记录供应商明细账台账人员要与定期与供应商对账人员相分离，有选择的情况下，可以对采购部门内人员实行轮岗制度，避免采购人员长时间的在相同岗位。

（七）完善物资验收环节流程

建立完善的物资验收环节流程，有助于企业对库存产品的高质量管理，避免多次发生供应商售后环节服务，增加企业的管理成本和仓储压力。首先，采购物资到达企业时，采购人员通知质检部对到货情况进行质量检验，对于合格的采购物资方可进行下一步的入库流程，对于不合格的采购物资，及时退还供应商，避免发生相互扯皮风险，增加企业的管理成本。

四、结束语

随着我国社会经济的高速发展，制造企业间的行业竞争越来越激烈，然而制造企业的产品毛利一年不如一年，对产品成本的控制显得尤为重要，加强对采购业务管理与控制，进而控制采购成本，直接关系着企业对产品来源价格的控制，坚决杜绝采购舞弊的发生，避免因舞弊而拉升了产品成本，影响了企业产品毛利，降低企业在市场的竞争力。因此，采购业务的内控合理设计并有效运行，是制造企业进行产品成本管控的重要环节，是企业生产的产品提升综合竞争力的有力保证，因此，要对采购业务全过程进行控制，并对采购后进行持续监督政策，保障企业的良性、健康、可持续的发展。