改革医院人事档案管理促进人才资源利用

2021-11-25郭延姣

经营者 2021年17期

郭延姣

（乌兰察布市中心医院，内蒙古乌兰察布 012000）

一、人事档案管理在医院人力资源管理中的重要性

（一）建立人才库，便于管理人才

建立人事档案对单位内人才进行整合，便于管理人才。综合性医院医务人员众多，在日常工作中，还会有交流学习人员参与医院的正常运行。医院要想随时掌握医院内部人才状况，必须建立人才库系统，而人才库的建立需依托人事档案。建立人事档案，形成人才数据，对这些数据进行汇总和分析，可以让医院管理者及时、高效、全面地了解医务人员具体情况。

同时，根据发展需要，对人才进行培养、提拔、使用等都需依靠人事档案的客观记录。医院可以通过人事档案的记录对人员进行分类和归集，形成医院内部的人才机密信息，减少人才流失，并且不断扩大医院人才队伍规模。

（二）记录人才成长过程，为人才选拔作参考

人事档案记录了医务人员的成长过程，包括学历、教育培训经历、获得的荣誉等。人事档案还可以反映出医务人员在工作绩效、患者评价等方面的情况。一方面可以反映人才的实际工作能力和素养，另一方面也能折射出医务人员在学习和工作中的不足，医务人员可将此作为自身前进的动力。

同时，这些记录可以帮助医院在选拔人才时更好地参考人才的经历，有利于对相关人员形成客观、公平、真实的评价，进而选拔出更合适、更称职的人才。

（三）为分析医院人才配比情况作参考，便于有针对性地引进人才

随着医院规模、覆盖领域的不断扩大，人才的需求量不断上升，医院在发展的过程中要不断充实自身的人才储备。在引进人才时，人事档案是重要的参考内容，人才是医院所渴望的，医院需要为人才提供具有吸引力的薪资报酬。因此，为了降低医院成本和负担，在人才引进方面，医院应该重点从自身最薄弱、需求最强烈的方面入手，“医院能够通过人事档案分析，及时判断出急需引入的人才，以及提升现有人员业务素质能力需要制定的相关培训计划等”［1］。

在人才培养和引进的过程中，医院还要重视相关人员的配比。每个科室的实际情况不同，需要的医生、护士、辅助人员等数量和配比是有区别的。利用人事档案进行分类管理，能在引进人才的同时，作出反馈，配合人员的数量管理情况，这就避免了在实际工作中出现矛盾再去解决的问题，可以提高医院的整体工作效率。

二、当前医院人事档案管理存在的主要问题

人事档案管理是医院提高人力资源管理效率的重要路径，但是由于医院人力资源管理整体滞后，在人事档案管理方面还存在诸多需要改进的地方。

（一）人事档案管理意识不强，重视程度不足

人事档案最大的作用就是对人才的成长进行记录，然而在现实中，大部分医院并没有真正重视人事档案，使用人事档案的频率也极低，导致很多人事档案没有及时得到更新和修正。很多医务人员的档案从进入医院到离开医院基本上没有什么变化，过旧的档案信息不能反映出人才的成长经历和能力状况。管理意识的淡薄使得多数人事档案处于尘封状态，当医院管理者要对人员情况进行筛选时，人事档案无法起到相应作用。

（二）人事档案管理模式和手段落后

目前，多数医院采用的仍是传统的人事档案管理模式和手段。整个人事档案从收集、整理，到鉴定、保管，再到查找、利用，全程都是手工进行的，不仅没有实现网络化、信息化，还缺乏共享性和系统性。传统的人事档案管理模式比较单一，没有制定相关的管理机制，档案也不能及时备份。这与当下人力资源发展的内在需求不符，同时也影响了人力资源的工作效率。

（三）人事档案管理人员专业素质不强

人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分，但是很少有医院会单独设立人事档案管理专员，仅由其他岗位的人员兼管，而这些人员并不具备专业的人事档案管理知识，很多人并没有接受过专门的档案管理培训，缺乏档案管理意识，在档案的更新和修正方面存在拖沓和不准确的问题，在整体上降低了管理质量水平。

（四）人事档案的完整性和真实性有待提高

人事档案是跟随人员流转而流动的，在流动过程中，由于人工管理的弱点，部分档案的完整性会受到影响。尤其是以往的人事档案以纸质资料为主，随着人员各类证明文件和工作、学习经历的增多，档案中的资料会相应增加，档案的完整性就会受到两个方面的制约，一方面是人员资料能否及时得到整理并存入档案，另一方面是档案中的文件在流动中是否会遭到破坏。人事档案管理的另一个原则就是真实性，从劳动关系管理部门的反馈中可以看出，人事档案的工龄、保险参保时间、工作经历等都存在与实际情况不符的问题，而缺乏真实性，人事档案的利用价值就会大打折扣。

三、完善医院人事档案管理的策略

不断改革和完善人事档案管理模式是提高人力资源管理效率的重要条件之一。良好的人事档案管理是人力资源管理工作科学实施的基本条件。要在医院及医疗系统中完善人事档案管理，可以从以下方面入手。

（一）明确制度，加强人事档案管理

要实现科学化的人事档案管理，首先要明确管理制度。从医院领导者到人力资源管理者，再到人事档案管理人员，应该自上而下地形成管理意识，从思想上将人事档案管理提到一个新高度。同时，从人事档案的收集、整理、提交、查询、使用的全过程入手，建立健全相关制度，以确保每一个环节都有管理办法作为依据。此外，制度的制定应符合医院自身的实际情况，应该明确人事档案管理的范围、内容、管理期限、责任人等，并且做好档案分类，依法依规开展人事档案管理。

（二）加强培训，营造氛围，实现人事档案专业化管理

在人事档案管理人员方面，要设置专门的管理岗位，专人专责管理。对相关的管理人员加强培训，让其学习《档案法》《保密法》等相关法规，同时提高其档案管理的技能水平。“在医院营造良好的人事档案管理氛围，建立医院人事档案文化，对人事档案管理与人力资源管理进行工作上的衔接，同时构建两者的管理文化，并融入医院的精神文明建设，构建和谐的医院文化。”［2］通过定岗、定责、培训及氛围营造，不断提高档案管理人员对工作的认识，提高其素质，进而从思想和待遇两个方面提高人事档案管理人员的干劲。

（三）增强人事档案管理的信息化、网络化和资源共享化

在信息技术快速发展的时代，资源人事档案管理也应该紧跟时代发展步伐，医院应尽快将信息技术应用到人事档案管理中，提高人事档案管理的信息化水平。当更多的人事档案信息形成网络化的数据后，不仅可以实现院内资源共享，也可以实现医院间人才的信息互通，从而让更多人才在交流前就被充分了解，进而提高人才交流的效率和成长的速度。

（四）完善人事档案完整性和真实性管理

在人事档案的管理中，档案的完整性和真实性始终是档案管理工作的核心。为保证档案的完整性，医院要及时根据人员岗位、工作经历、学习培训情况等对档案进行更新，对奖惩情况及时进行存档。在人事档案的整理过程中，要注意鉴别资料的真实性和准确性，对于存疑资料要及时核实。在人事档案的管理中，要避免非档案管理人员随意修改档案内容，减少利益相关人员对档案的接触，只有这样才能确保人事档案的完整性和真实性。

（五）提高人事档案的利用率

医院的领导者要重视人事档案的使用。目前，多数医院在选拔人才时，要求人才对自己的工作情况、奖惩情况等进行详细描述，然后由科室层层递交到医院的领导者手中，这不仅影响了人才选拔的效率，而且导致在此过程中会受人为因素影响，难以保证资料的真实性。因此，领导者应该重视更加客观、真实的人事档案记录，在选拔人才之前，先以档案为依据进行初步筛选。当然，通过档案筛选人才的前提是医院人事档案管理处于全面受控的状态。